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Un document à transmettre ? Un lien, et c’est vous qui décidez combien de temps il dure
L’expert-comptable veut le contrat, l’inspecteur le registre, l’organisme le certificat. Au lieu d’une pièce jointe qui circule par e-mail et ne revient jamais, vous envoyez un lien qui expire, peut être protégé par un mot de passe et se révoque d’un clic.
Le document reste dans le dossier, seul l’accès sort
Une copie jointe à un e-mail est une copie que vous ne contrôlez plus : on la transfère, on l’oublie dans une boîte, elle y reste des années. Avec les liens publics d’Anagrafika, le document ne quitte pas le dossier. Le destinataire ouvre le lien dans son navigateur, sans compte, sur une page au logo de votre entreprise ; si vous avez désactivé le téléchargement, il peut seulement le consulter. Vous savez combien de fois il a été ouvert et, quand il ne sert plus, vous le révoquez. Le lien, c’est vous qui l’envoyez, par le canal que vous utilisez déjà : e-mail, courrier électronique certifié, message.
Comment ça marche
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Vous créez le lien depuis le document
Dans le dossier, vous ouvrez « Partager le lien » sur le document : vous lui donnez un nom, choisissez l’expiration en jours, de 1 à 365, et si vous voulez un mot de passe.
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Vous choisissez ce que le destinataire peut faire
« Autoriser le téléchargement » s’il doit garder le fichier, « Consultation seule » s’il doit seulement le lire : les PDF et les images restent visibles en aperçu.
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Vous copiez, envoyez, suivez
« Copier le lien » et vous le collez où il faut. Le compteur indique le nombre de visites ; à l’expiration il se ferme tout seul, ou vous le fermez avant avec « Révoquer le lien ».
Le document reste à la maison. Seul un lien sort, et c’est vous qui le fermez.
Ce que vous pouvez faire
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Une expiration, toujours
Chaque lien a une date de fin, d’un jour à un an ; si vous ne la changez pas, il dure une semaine. Qui ouvre un lien expiré voit un message l’invitant à en demander un nouveau à l’expéditeur.
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Mot de passe facultatif
Pour les documents les plus sensibles, ajoutez un mot de passe : qui ouvre le lien doit le saisir avant de voir quoi que ce soit. Mieux vaut l’envoyer par un autre canal que le lien.
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Consultation seule ou téléchargement
Téléchargement désactivé, le destinataire voit le document en aperçu mais ne peut pas le télécharger. Téléchargement activé, il peut l’enregistrer. Vous décidez lien par lien.
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Aucun compte pour le destinataire
Le consultant externe ou l’organisme n’ont à s’inscrire nulle part : ils ouvrent le lien dans le navigateur et trouvent le document, sur une page aux couleurs et au logo de votre entreprise.
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Tous les liens actifs sur une page
La page « Liens publics » liste les documents actuellement exposés à l’extérieur, avec expiration, mot de passe et visites. Vous cherchez par document, salarié ou société, et ouvrez le dossier ou révoquez le lien depuis là.
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Le dossier vous le signale
Un document partagé porte un badge dans le dossier, avec le nombre de liens actifs. Vous pouvez en créer plusieurs pour le même document — un pour l’expert-comptable, un pour l’organisme — et les révoquer séparément.
Questions fréquentes
Anagrafika envoie-t-il le lien par e-mail ?
Non : Anagrafika crée le lien, vous le copiez et l’envoyez par le canal de votre choix — e-mail, courrier électronique certifié, message. Vous choisissez ainsi qui le reçoit et, si vous avez mis un mot de passe, vous pouvez l’envoyer par une autre voie.
Puis-je partager un dossier entier avec un lien ?
Non, chaque lien ouvre un seul document. C’est un choix de prudence : sort exactement ce qui est nécessaire, et rien de plus du dossier du salarié. S’il faut plusieurs documents, vous créez un lien pour chacun.
Qui peut créer un lien public ?
Ceux qui ont le privilège « Gestion des fiches », que possèdent par défaut Administrateurs et Utilisateurs, mais seulement pour les documents qu’ils voient déjà : un utilisateur limité à une société ou à un site ne peut pas partager les documents de salariés hors de son périmètre. La page « Liens publics » ne montre elle aussi à chacun que les liens de son périmètre.
Que se passe-t-il quand je révoque un lien ?
Il cesse de fonctionner aussitôt : qui l’ouvre tombe sur la page « Lien indisponible ». Le document reste dans le dossier tel quel, et les autres liens vers le même document restent actifs jusqu’à ce que vous les révoquiez ou qu’ils expirent.
Les autres fonctionnalités de Anagrafika
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Alex