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¿Un documento que enviar fuera? Un enlace, y tú decides cuánto dura
El gestor quiere el contrato, el inspector el libro de registro, el organismo el certificado. En lugar del adjunto que viaja por correo y no vuelve, envías un enlace que caduca, se puede proteger con contraseña y se revoca con un clic.
El documento se queda en el expediente; fuera solo sale el acceso
Una copia adjunta a un correo es una copia que ya no controlas: se reenvía, se olvida en un buzón, se queda ahí años. Con los enlaces públicos de Anagrafika el documento no sale del expediente. Quien recibe el enlace lo abre en el navegador, sin cuenta, en la página con el logotipo de tu empresa; si has desactivado la descarga, solo puede verlo. Tú sabes cuántas veces se ha abierto y, cuando ya no hace falta, lo revocas. El enlace lo envías tú, por el canal que ya usas: correo, correo certificado, mensaje.
Cómo funciona
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Creas el enlace desde el documento
En el expediente abres «Compartir enlace» sobre el documento: le das un nombre, eliges la caducidad en días, de 1 a 365, y si quieres una contraseña.
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Eliges qué puede hacer quien lo recibe
«Permitir la descarga» si tiene que quedarse con el archivo, «Solo visualización» si solo tiene que leerlo: los PDF y las imágenes se ven en vista previa igualmente.
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Copias, envías, controlas
«Copiar enlace» y lo pegas donde lo necesites. El contador te dice cuántas visitas ha tenido; al caducar se cierra solo, o lo cierras antes con «Revocar enlace».
El documento se queda en casa. Fuera solo sale un enlace, y lo cierras tú.
Qué puedes hacer
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Caducidad siempre fijada
Cada enlace tiene una fecha de fin, de un día a un año; si no la cambias, dura una semana. Quien abre un enlace caducado ve un mensaje que le invita a pedir uno nuevo a quien se lo envió.
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Contraseña opcional
Para los documentos más delicados añades una contraseña: quien abre el enlace tiene que introducirla antes de ver nada. Conviene enviarla por un canal distinto al del enlace.
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Solo visualización o descarga
Con la descarga desactivada, quien recibe el enlace ve el documento en vista previa pero no lo descarga. Con la descarga activada, puede guardarlo. Lo decides enlace por enlace.
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Sin cuenta para quien lo recibe
El asesor externo o el organismo no tienen que registrarse en ningún sitio: abren el enlace en el navegador y encuentran el documento, en una página con el logotipo y los colores de tu empresa.
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Todos los enlaces activos en una página
La página «Enlaces públicos» lista los documentos hoy expuestos al exterior, con caducidad, contraseña y visitas. Buscas por documento, empleado o sociedad, y abres el expediente o revocas el enlace desde ahí.
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El expediente te lo indica
Un documento compartido lleva una marca en el expediente, con el número de enlaces activos. Puedes crear más de uno para el mismo documento — uno para el gestor, otro para el organismo — y revocarlos por separado.
Preguntas frecuentes
¿Anagrafika envía el enlace por correo?
No: Anagrafika crea el enlace, lo copias y lo envías tú por el canal que prefieras — correo, correo certificado, un mensaje. Así eliges a quién llega y, si has puesto contraseña, puedes enviarla por otra vía.
¿Puedo compartir un expediente entero con un enlace?
No, cada enlace abre un solo documento. Es una decisión prudente: sale exactamente lo que hace falta, y nada más del expediente del empleado. Si se necesitan varios documentos, creas un enlace para cada uno.
¿Quién puede crear un enlace público?
Quien tiene el privilegio «Gestión de fichas», que de base tienen Administradores y Usuarios, pero solo para los documentos que ya puede ver: un usuario limitado a una sociedad o a una sede no puede compartir documentos de empleados fuera de su ámbito. También la página «Enlaces públicos» muestra a cada uno solo los enlaces de su ámbito.
¿Qué pasa cuando revoco un enlace?
Deja de funcionar al instante: quien lo abre encuentra la página «Enlace no disponible». El documento sigue en el expediente como estaba, y los demás enlaces al mismo documento siguen activos hasta que los revoques o caduquen.
Las demás funcionalidades de Anagrafika
Pon en orden los expedientes del personal
Solicita una demo: te mostramos cómo Anagrafika recoge, organiza y mantiene completos los expedientes del personal.
Alex