Profils et catégories
Décidez une fois ce qu’il faut. Anagrafika s’en souvient pour chaque salarié
Un cadre dirigeant n’a pas les mêmes documents qu’un apprenti. Avec les profils, vous fixez quelles catégories documentaires attendre pour chacun et lesquelles sont obligatoires : le dossier fait le reste.
La liste des documents ne doit pas vivre dans la tête de quelqu’un
Quels documents un nouvel embauché doit-il avoir ? Et un cadre dirigeant ? Souvent, une seule personne connaît la réponse, et quand elle est en congé, les dossiers restent inachevés. Dans Anagrafika, vous écrivez la règle une fois, dans le profil : catégories attendues, obligatoires et facultatives. Vous attribuez le profil au salarié et son dossier affiche aussitôt la liste de contrôle et le pourcentage de complétude. Si vous modifiez le profil, la modification vaut pour tous ceux qui l’utilisent.
Comment ça marche
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Partez du modèle
Avec « Importer Default HR », vous obtenez environ 89 catégories documentaires RH prêtes à l’emploi et un profil qui les regroupe. Vous pouvez le lancer plusieurs fois : il n’ajoute que ce qui manque.
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Vous créez vos profils
Un profil par type de salarié, comme « Cadre dirigeant » ou « Apprenti » : choisissez les catégories à inclure et rendez obligatoires en un clic celles qui ne peuvent pas manquer.
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Vous l’attribuez aux salariés
Choisissez le profil dans la fiche du salarié. Dès lors, le dossier affiche la liste de contrôle, les documents obligatoires manquants et le pourcentage de complétude.
Vous écrivez la règle une fois. Le dossier de chaque salarié la suit tout seul.
Ce que vous pouvez faire
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Obligatoire ou facultative, catégorie par catégorie
Dans chaque profil, une catégorie peut être simplement incluse ou aussi obligatoire. Le profil indique combien il en contient, combien sont obligatoires et à combien de salariés il est attribué.
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Environ 89 catégories RH prêtes
Le modèle Default HR couvre les documents typiques de la relation de travail, de l’embauche à la formation. Vous ne partez pas d’une page blanche et ne gardez que ce dont vous avez besoin.
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Des catégories à activer et désactiver
Une catégorie que vous n’utilisez pas se désactive : elle disparaît des choix sans toucher aux documents déjà chargés. Quand elle redevient utile, vous la réactivez.
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Prêtes pour l’archivage à valeur probante
Chaque catégorie est reliée à un profil d’archivage du catalogue AgID (l’agence italienne du numérique). Ainsi, si vous activez l’extension Archivage à valeur probante, chaque document sait déjà comment il doit être archivé.
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Le profil guide, il ne bloque pas
Le profil indique quels documents attendre, mais vous pouvez toujours charger dans le dossier une catégorie hors profil. Le cas particulier n’est jamais sans place.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un profil et une catégorie documentaire ?
La catégorie est le type de document, par exemple « Contrat de travail » ou « Attestation de formation ». Le profil est la liste des catégories attendues pour un certain type de salarié, en indiquant lesquelles sont obligatoires.
Dois-je obligatoirement utiliser le modèle Default HR ?
Non. Vous pouvez créer profils et catégories de zéro. Le modèle sert à démarrer vite : vous l’importez, désactivez ce qui ne vous sert pas et ajoutez les catégories manquantes.
Que montre le dossier d’un salarié sans profil ?
Le dossier fonctionne de la même façon : vous chargez des documents dans n’importe quelle catégorie active. Seule la liste de contrôle manque, faute de liste de documents attendus à comparer.
Si je supprime un profil, qu’arrive-t-il aux salariés ?
Anagrafika vous indique d’abord à combien de salariés il est attribué. Si vous confirmez, ces salariés restent sans profil, mais leurs documents ne sont pas touchés.
Les autres fonctionnalités de Anagrafika
Mettez en ordre les dossiers du personnel
Demandez une démo : nous vous montrons comment Anagrafika rassemble, organise et garde complets les dossiers du personnel.
Alex