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Estensione · Conservazione sostitutiva

Dal fascicolo al conservatore, senza esportare niente

I documenti che vanno conservati a norma partono dal fascicolo del dipendente verso Intesi Group, con i metadati AgID già compilati. Tu vedi a che punto è ogni invio e scarichi la ricevuta quando arriva.

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Anagrafika prepara e invia, il conservatore conserva

La conservazione sostitutiva la fa un conservatore, non un archivio qualsiasi: per questo l’estensione lavora con Intesi Group e serve un contratto di conservazione con loro. Il conservatore abilita le tue società e ti dà i certificati; il valore a norma dei documenti conservati dipende dal suo servizio. Anagrafika fa il resto del lavoro, quello che di solito costa ore: collega ogni tipologia documentale al suo profilo AgID, compila i metadati — la società come autore, il dipendente come destinatario — invia, riprova se qualcosa va storto e tiene il registro con le ricevute. Una società senza contratto resta comunque in Anagrafika, per i dipendenti e i loro fascicoli.

Come funziona

  1. Colleghi la società

    Nella scheda «Conservazione» della società carichi il certificato che ti ha dato il conservatore: uno di prova e uno di produzione. «Test connessione» verifica che funzioni, e scegli l’ambiente attivo per i nuovi invii.

  2. Invii dal fascicolo

    «Invia in conservazione» su un documento, oppure tutti i documenti non ancora conservati di un dipendente in una volta. Numero e data li assegna Anagrafika; tu indichi solo se il documento è riservato, firmato, sigillato o marcato.

  3. Segui l’esito e scarichi la ricevuta

    Nel fascicolo ogni documento dice «Non inviato», «In attesa» o «Conservato». Nel registro «Versamenti» trovi tutta la storia, con filtri per società, stato, ambiente e utente, e le ricevute in PDF e XML.

Il conservatore fa la conservazione. Anagrafika ti toglie tutto il lavoro per arrivarci.

Cosa puoi fare

  • Un certificato per ogni società

    Ogni società ha i suoi certificati, di prova e di produzione, e il suo ambiente attivo. Quando il certificato va rinnovato lo sostituisci: i versamenti già fatti restano validi e lo storico distingue sempre prova e produzione.

  • Il certificato sotto controllo

    Anagrafika controlla i certificati ogni sei ore. Se un controllo fallisce due volte di fila, o se il certificato scade entro trenta giorni, gli amministratori ricevono l’avviso in app e per email, prima che un invio si blocchi.

  • Catalogo AgID già pronto

    Ogni tipologia documentale si collega a un profilo del catalogo AgID, curato da noi. I documenti di categorie senza profilo vengono segnalati e saltati, così non partono invii destinati allo scarto. Se ti serve, il catalogo personalizzato si abilita su richiesta.

  • Nuovi tentativi da soli

    Se un invio non va a buon fine, Anagrafika riprova da sola fino a tre volte, riprendendo dal punto in cui si era fermata. Se non basta, il versamento passa a «Da verificare», gli amministratori vengono avvisati e «Riprova» lo rimanda quando vuoi.

  • Scarti gestiti

    Quando il conservatore scarta un documento in validazione, carichi il suo report degli scarti e i versamenti corrispondenti passano a «Scartato». Correggi e rinvii; un documento già conservato si può rinviare solo dopo una conferma esplicita.

  • Scorciatoia nella lista dipendenti

    Con l’estensione aggiuntiva «Scorciatoia conservazione dipendenti», accanto a ogni dipendente compare uno scudo: acceso se ha documenti ancora da inviare — un clic apre la lista pronta all’invio — spento quando è tutto conservato.

Domande frequenti

Anagrafika è un conservatore?

No. Anagrafika è il fascicolo da cui i documenti partono: li prepara con i metadati AgID, li invia e tiene il registro con le ricevute. La conservazione la svolge Intesi Group, con cui serve un contratto di conservazione; è il suo servizio a dare ai documenti conservati il valore previsto dalla normativa.

Cosa serve per cominciare?

Tre cose: l’estensione «Conservazione Sostitutiva» attiva su Anagrafika, un contratto con il conservatore che abiliti le tue società, e il certificato che ti rilascia per ciascuna. Conviene partire dall’ambiente di prova e passare alla produzione quando il flusso è verificato: con il certificato di produzione i documenti finiscono nel sistema di conservazione reale.

Posso usare Anagrafika anche per società senza conservazione?

Sì. Una società senza certificato resta in Anagrafika con i suoi dipendenti e i loro fascicoli, come tutte le altre: semplicemente i suoi documenti non partono verso il conservatore. Puoi abilitarla alla conservazione in qualunque momento, caricando il certificato.

Se elimino un dipendente, cosa succede ai documenti già conservati?

Restano presso il conservatore, e le ricevute restano consultabili nel registro «Versamenti». Da Anagrafika spariscono solo i file che non erano stati inviati in conservazione.

Chi può inviare i documenti in conservazione?

Chi ha il privilegio «Conservazione sostitutiva», che di base hanno sia gli Amministratori sia gli Utenti; l’invio di tutti i documenti di un dipendente in una volta è un privilegio a parte. Ognuno invia solo i documenti delle società e delle sedi che gli sono state assegnate. Il catalogo AgID invece lo gestisce chi ha il privilegio «Categorie documentali», di base solo gli Amministratori.

Le altre funzionalità di Anagrafika

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