Un produit

Extension · Conservation numérique

Du dossier salarié au prestataire de conservation, sans rien exporter

Les documents à conserver partent du dossier du salarié vers Intesi Group, avec les métadonnées AgID déjà renseignées. Vous voyez où en est chaque versement et téléchargez l’accusé dès qu’il arrive.

Demander une démo Vue d’ensemble de Anagrafika

Anagrafika prépare et envoie, le prestataire conserve

La conservation numérique est assurée par un prestataire de conservation, pas par n’importe quelle archive : c’est pourquoi l’extension travaille avec Intesi Group et nécessite un contrat de conservation avec lui. Le prestataire habilite vos sociétés et vous fournit les certificats ; la valeur probante des documents conservés dépend de son service. Anagrafika fait le reste, la partie qui prend d’ordinaire des heures : il relie chaque type de document à son profil AgID, remplit les métadonnées — la société comme auteur, le salarié comme destinataire —, envoie, réessaie en cas de problème et tient le registre avec les accusés. Une société sans contrat reste dans Anagrafika, pour ses salariés et leurs dossiers.

Comment ça marche

  1. Vous connectez la société

    Dans l’onglet « Conservation » de la société, vous chargez le certificat fourni par le prestataire : un de test et un de production. « Tester la connexion » vérifie qu’il fonctionne, et vous choisissez l’environnement actif pour les nouveaux versements.

  2. Vous envoyez depuis le dossier

    « Envoyer en conservation » sur un document, ou tous les documents pas encore conservés d’un salarié en une fois. Anagrafika attribue numéro et date ; vous indiquez seulement si le document est confidentiel, signé, scellé ou horodaté.

  3. Vous suivez le résultat et téléchargez l’accusé

    Dans le dossier, chaque document indique « Non envoyé », « En attente » ou « Conservé ». Dans le registre des « Versements », vous trouvez tout l’historique, filtrable par société, état, environnement et utilisateur, avec les accusés en PDF et XML.

Le prestataire assure la conservation. Anagrafika vous épargne tout le travail pour y arriver.

Ce que vous pouvez faire

  • Un certificat par société

    Chaque société a ses certificats, de test et de production, et son environnement actif. Quand le certificat doit être renouvelé, vous le remplacez : les versements déjà faits restent valides et l’historique distingue toujours test et production.

  • Le certificat sous surveillance

    Anagrafika vérifie les certificats toutes les six heures. Si un contrôle échoue deux fois de suite, ou si le certificat expire dans moins de trente jours, les administrateurs sont prévenus dans l’application et par e-mail, avant qu’un versement ne se bloque.

  • Catalogue AgID prêt à l’emploi

    Chaque type de document est relié à un profil du catalogue AgID, que nous tenons à jour. Les documents des catégories sans profil sont signalés et ignorés, pour qu’aucun versement voué au rejet ne parte. Si besoin, un catalogue personnalisé s’active sur demande.

  • Nouvelles tentatives automatiques

    Si un versement échoue, Anagrafika réessaie seul jusqu’à trois fois, en reprenant là où il s’était arrêté. Si cela ne suffit pas, le versement passe à « À vérifier », les administrateurs sont prévenus et « Réessayer » le renvoie quand vous voulez.

  • Rejets gérés

    Quand le prestataire rejette un document lors de la validation, vous chargez son rapport de rejets et les versements correspondants passent à « Écarté ». Vous corrigez et renvoyez ; un document déjà conservé ne peut être renvoyé qu’après une confirmation explicite.

  • Raccourci dans la liste des salariés

    Avec l’extension complémentaire « Raccourci de conservation des salariés », un bouclier apparaît à côté de chaque salarié : allumé s’il reste des documents à envoyer — un clic ouvre la liste prête à l’envoi —, éteint quand tout est conservé.

Questions fréquentes

Anagrafika est-il un prestataire de conservation ?

Non. Anagrafika est le dossier d’où partent les documents : il les prépare avec les métadonnées AgID, les envoie et tient le registre avec les accusés. La conservation est assurée par Intesi Group, avec qui un contrat de conservation est nécessaire ; c’est son service qui donne aux documents conservés la valeur prévue par la réglementation.

De quoi ai-je besoin pour commencer ?

Trois choses : l’extension « Conservation numérique » active dans Anagrafika, un contrat avec le prestataire de conservation qui habilite vos sociétés, et le certificat qu’il délivre pour chacune. Mieux vaut commencer dans l’environnement de test et passer en production une fois le flux vérifié : avec le certificat de production, les documents entrent dans le vrai système de conservation.

Puis-je utiliser Anagrafika pour des sociétés sans conservation ?

Oui. Une société sans certificat reste dans Anagrafika avec ses salariés et leurs dossiers, comme les autres : ses documents ne partent simplement pas vers le prestataire. Vous pouvez l’habiliter à la conservation à tout moment en chargeant le certificat.

Si je supprime un salarié, que deviennent les documents déjà conservés ?

Ils restent chez le prestataire, et les accusés restent consultables dans le registre des « Versements ». Seuls les fichiers qui n’avaient pas été envoyés en conservation disparaissent d’Anagrafika.

Qui peut envoyer les documents en conservation ?

Ceux qui ont le privilège « Archivage légal », que possèdent par défaut les Administrateurs comme les Utilisateurs ; envoyer tous les documents d’un salarié en une fois est un privilège à part. Chacun n’envoie que les documents des sociétés et des sites qui lui sont attribués. Le catalogue AgID, lui, est géré par ceux qui ont le privilège « Catégories documentaires », par défaut les seuls Administrateurs.

Les autres fonctionnalités de Anagrafika

Mettez en ordre les dossiers du personnel

Demandez une démo : nous vous montrons comment Anagrafika rassemble, organise et garde complets les dossiers du personnel.

Demander une démo