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Extensão · Conservação digital

Do processo ao prestador de conservação, sem exportar nada

Os documentos que têm de ser conservados saem do processo do colaborador para a Intesi Group com os metadados AgID já preenchidos. Vê em que ponto está cada envio e descarrega o recibo quando chegar.

Pedir uma demo Visão geral do Anagrafika

O Anagrafika prepara e envia, o prestador conserva

A conservação digital é feita por um prestador de conservação, não por um arquivo qualquer: por isso a extensão trabalha com a Intesi Group e é preciso um contrato de conservação com eles. O prestador habilita as suas sociedades e fornece-lhe os certificados; o valor legal dos documentos conservados depende do seu serviço. O Anagrafika faz o resto do trabalho, aquele que costuma custar horas: liga cada tipo de documento ao seu perfil AgID, preenche os metadados — a sociedade como autora, o colaborador como destinatário —, envia, volta a tentar se algo correr mal e mantém o registo com os recibos. Uma sociedade sem contrato continua no Anagrafika, para os seus colaboradores e respetivos processos.

Como funciona

  1. Liga a sociedade

    No separador «Conservação» da sociedade carrega o certificado que o prestador lhe deu: um de teste e um de produção. «Testar ligação» verifica que funciona, e escolhe o ambiente ativo para os novos envios.

  2. Envia a partir do processo

    «Enviar para conservação» num documento, ou todos os documentos ainda não conservados de um colaborador de uma só vez. Número e data são atribuídos pelo Anagrafika; só indica se o documento é reservado, assinado, selado ou tem selo temporal.

  3. Acompanha o resultado e descarrega o recibo

    No processo, cada documento indica «Não enviado», «Pendente» ou «Conservado». No registo de «Submissões» encontra toda a história, com filtros por sociedade, estado, ambiente e utilizador, e os recibos em PDF e XML.

O prestador faz a conservação. O Anagrafika tira-lhe todo o trabalho para lá chegar.

O que pode fazer

  • Um certificado por sociedade

    Cada sociedade tem os seus certificados, de teste e de produção, e o seu ambiente ativo. Quando o certificado tem de ser renovado, substitui-o: as submissões já feitas continuam válidas e o histórico distingue sempre teste e produção.

  • O certificado sob controlo

    O Anagrafika verifica os certificados de seis em seis horas. Se uma verificação falhar duas vezes seguidas, ou se o certificado expirar dentro de trinta dias, os administradores recebem o aviso na app e por e-mail, antes que um envio fique bloqueado.

  • Catálogo AgID já pronto

    Cada tipo de documento liga-se a um perfil do catálogo AgID, mantido por nós. Os documentos de categorias sem perfil são assinalados e ignorados, para que não saiam envios destinados à rejeição. Se precisar, o catálogo personalizado é ativado a pedido.

  • Novas tentativas automáticas

    Se um envio falhar, o Anagrafika volta a tentar sozinho até três vezes, retomando no ponto onde parou. Se não chegar, a submissão passa a «Por verificar», os administradores são avisados e «Tentar novamente» reenvia-a quando quiser.

  • Rejeições tratadas

    Quando o prestador rejeita um documento na validação, carrega o seu relatório de rejeições e as submissões correspondentes passam a «Descartado». Corrige e reenvia; um documento já conservado só pode ser reenviado após uma confirmação explícita.

  • Atalho na lista de colaboradores

    Com a extensão adicional «Atalho de conservação de colaboradores», ao lado de cada colaborador aparece um escudo: aceso se tiver documentos por enviar — um clique abre a lista pronta a enviar — e apagado quando está tudo conservado.

Perguntas frequentes

O Anagrafika é um prestador de conservação?

Não. O Anagrafika é o processo de onde os documentos partem: prepara-os com os metadados AgID, envia-os e mantém o registo com os recibos. A conservação é feita pela Intesi Group, com quem é preciso um contrato de conservação; é o seu serviço que dá aos documentos conservados o valor previsto na lei.

O que é preciso para começar?

Três coisas: a extensão «Conservação Digital» ativa no Anagrafika, um contrato com o prestador de conservação que habilite as suas sociedades e o certificado que ele emite para cada uma. Convém começar pelo ambiente de teste e passar à produção quando o fluxo estiver verificado: com o certificado de produção, os documentos vão para o sistema de conservação real.

Posso usar o Anagrafika também para sociedades sem conservação?

Sim. Uma sociedade sem certificado continua no Anagrafika com os seus colaboradores e respetivos processos, como as outras: apenas os seus documentos não partem para o prestador. Pode habilitá-la para a conservação a qualquer momento, carregando o certificado.

Se eliminar um colaborador, o que acontece aos documentos já conservados?

Continuam junto do prestador, e os recibos continuam disponíveis no registo de «Submissões». Do Anagrafika só desaparecem os ficheiros que não tinham sido enviados para conservação.

Quem pode enviar os documentos para conservação?

Quem tiver o privilégio «Conservação substitutiva», que por omissão têm tanto os Administradores como os Utilizadores; enviar todos os documentos de um colaborador de uma vez é um privilégio à parte. Cada um envia apenas os documentos das sociedades e locais que lhe foram atribuídos. Já o catálogo AgID é gerido por quem tem o privilégio «Categorias documentais», por omissão apenas os Administradores.

As outras funcionalidades do Anagrafika

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