Extensión · Conservación digital
Del expediente al proveedor de conservación, sin exportar nada
Los documentos que deben conservarse salen del expediente del empleado hacia Intesi Group con los metadatos AgID ya rellenados. Ves en qué punto está cada envío y descargas el recibo cuando llega.
Anagrafika prepara y envía, el proveedor conserva
La conservación digital la hace un proveedor de conservación, no un archivo cualquiera: por eso la extensión trabaja con Intesi Group y hace falta un contrato de conservación con ellos. El proveedor habilita tus sociedades y te da los certificados; el valor legal de los documentos conservados depende de su servicio. Anagrafika hace el resto del trabajo, el que suele costar horas: vincula cada tipo de documento a su perfil AgID, rellena los metadatos — la sociedad como autora, el empleado como destinatario —, envía, reintenta si algo falla y lleva el registro con los recibos. Una sociedad sin contrato sigue estando en Anagrafika, para sus empleados y sus expedientes.
Cómo funciona
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Conectas la sociedad
En la pestaña «Conservación» de la sociedad subes el certificado que te dio el proveedor: uno de prueba y uno de producción. «Probar conexión» comprueba que funciona, y eliges el entorno activo para los nuevos envíos.
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Envías desde el expediente
«Enviar a conservación» sobre un documento, o todos los documentos aún no conservados de un empleado de una vez. Número y fecha los asigna Anagrafika; tú solo indicas si el documento es reservado, firmado, sellado o tiene sello de tiempo.
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Sigues el resultado y descargas el recibo
En el expediente cada documento indica «No enviado», «Pendiente» o «Conservado». En el registro de «Envíos» encuentras toda la historia, con filtros por sociedad, estado, entorno y usuario, y los recibos en PDF y XML.
El proveedor hace la conservación. Anagrafika te quita todo el trabajo para llegar a ella.
Qué puedes hacer
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Un certificado por sociedad
Cada sociedad tiene sus certificados, de prueba y de producción, y su entorno activo. Cuando hay que renovar el certificado lo sustituyes: los envíos ya hechos siguen siendo válidos y el historial siempre distingue prueba y producción.
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El certificado bajo control
Anagrafika comprueba los certificados cada seis horas. Si una comprobación falla dos veces seguidas, o el certificado caduca en menos de treinta días, los administradores reciben el aviso en la app y por correo, antes de que un envío se bloquee.
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Catálogo AgID ya preparado
Cada tipo de documento se vincula a un perfil del catálogo AgID, que mantenemos nosotros. Los documentos de categorías sin perfil se señalan y se omiten, para que no salgan envíos destinados al rechazo. Si lo necesitas, el catálogo personalizado se habilita bajo petición.
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Reintentos automáticos
Si un envío falla, Anagrafika lo reintenta sola hasta tres veces, retomándolo donde se quedó. Si no basta, el envío pasa a «Por verificar», se avisa a los administradores y «Reintentar» lo reenvía cuando quieras.
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Rechazos gestionados
Cuando el proveedor rechaza un documento en la validación, subes su informe de rechazos y los envíos correspondientes pasan a «Descartado». Corriges y reenvías; un documento ya conservado solo se puede reenviar tras una confirmación explícita.
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Atajo en la lista de empleados
Con la extensión adicional «Atajo de conservación de empleados», junto a cada empleado aparece un escudo: encendido si tiene documentos por enviar — un clic abre la lista lista para enviar — y apagado cuando todo está conservado.
Preguntas frecuentes
¿Anagrafika es un proveedor de conservación?
No. Anagrafika es el expediente del que salen los documentos: los prepara con los metadatos AgID, los envía y lleva el registro con los recibos. La conservación la realiza Intesi Group, con quien hace falta un contrato de conservación; es su servicio el que da a los documentos conservados el valor previsto por la normativa.
¿Qué hace falta para empezar?
Tres cosas: la extensión «Conservación Digital» activa en Anagrafika, un contrato con el proveedor de conservación que habilite tus sociedades y el certificado que te emite para cada una. Conviene empezar por el entorno de prueba y pasar a producción cuando el flujo esté verificado: con el certificado de producción los documentos van al sistema de conservación real.
¿Puedo usar Anagrafika también para sociedades sin conservación?
Sí. Una sociedad sin certificado sigue en Anagrafika con sus empleados y sus expedientes, como todas: simplemente sus documentos no salen hacia el proveedor. Puedes habilitarla para la conservación en cualquier momento, subiendo el certificado.
Si elimino a un empleado, ¿qué pasa con los documentos ya conservados?
Siguen en manos del proveedor, y los recibos siguen disponibles en el registro de «Envíos». De Anagrafika solo desaparecen los archivos que no se habían enviado a conservación.
¿Quién puede enviar los documentos a conservación?
Quien tenga el privilegio «Conservación sustitutiva», que de base tienen tanto los Administradores como los Usuarios; enviar todos los documentos de un empleado de una vez es un privilegio aparte. Cada uno envía solo los documentos de las sociedades y sedes que tiene asignadas. El catálogo AgID, en cambio, lo gestiona quien tiene el privilegio «Categorías documentales», de base solo los Administradores.
Las demás funcionalidades de Anagrafika
Pon en orden los expedientes del personal
Solicita una demo: te mostramos cómo Anagrafika recoge, organiza y mantiene completos los expedientes del personal.
Alex