La recogida de documentos de clientes y proveedores, guiada
Flow convierte la recogida de documentos en un recorrido guiado: pide los archivos correctos a las personas externas, con plazos y recordatorios, en servidores en Europa.
Recoger documentos es una caza interminable
Correos de ida y vuelta, archivos equivocados o en el formato erróneo, recordatorios a mano: sin un recorrido guiado la recogida se alarga y nunca sabes por dónde va.
El problema
- Correos infinitos para pedir y volver a pedir los documentos.
- Archivos que faltan o son incorrectos, en el formato que no sirve.
- Recordatorios a mano y ninguna idea de quién subió qué.
Con Flow
- Una solicitud guiada: pides los archivos correctos, con plazos y recordatorios automáticos.
- Formatos aceptados y documentos obligatorios definidos por ti: nada de archivos en el formato equivocado.
- Estado en tiempo real: sabes quién subió, qué falta y qué validar.
De la solicitud a la carpeta ordenada, en un solo flujo
Flow no es un simple formulario de carga: diseñas el flujo una vez —qué documentos pedir, en qué orden, con qué reglas— y cada cliente o proveedor sigue el mismo recorrido guiado. Sigues el avance, los plazos y la validación desde un único panel y, al cerrar la recogida, puedes archivar los documentos en las carpetas de Kamzan Files con la extensión dedicada.
Los tipos de paso de carga
Un flujo se compone de pasos: elige el tipo adecuado para cada solicitud —archivos únicos o múltiples, entradas repetidas, una pregunta, un documento para rellenar o firmar.
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Carga individual
Una o varias cajas para subir archivos sueltos. Puedes añadir varias cajas en el mismo paso.
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Carga múltiple
Una única caja donde la persona puede subir varios archivos juntos.
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Carga repetible
La persona añade N entradas con etiqueta y archivo — p. ej. una nómina por empleado.
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Pregunta
El participante responde a una pregunta —desplegable, opción única, casillas, texto, número, fecha o unidad de medida—, también con un adjunto.
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Cumplimentación de documento
La persona rellena online un PDF rellenable —o un Word o un Excel, con la extensión— o descarga la plantilla.
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Firma electrónica
La persona firma el documento con firma electrónica simple a través de kSign, sin imprimirlo ni escanearlo.
Construye el flujo como quieras
Defines áreas, temas, pasos y campos: para cada paso eliges el tipo —carga única, múltiple o repetible, pregunta, cumplimentación de documento o firma—, los formatos aceptados y lo que es obligatorio. Eliges también cómo lo ve quien carga, paso a paso o en una sola página, con una vista general siempre a mano. Arrastras y reordenas, duplicas el flujo o lo exportas como plantilla, sin tocar una línea de código.
Flujo individual o co-flujo
Elige cómo se completa el flujo: una sola persona de principio a fin, o varias personas juntas en el mismo flujo.
Una persona, de principio a fin
Una sola persona completa todos los pasos del flujo, de forma autónoma.
Varias personas, cada una su parte
Varias personas en el mismo expediente, cada una con su parte. Tú decides:
- Quién ve qué áreas y temas
- Si los archivos son compartidos, de solo lectura o separados
De la solicitud a la carpeta ordenada, en un solo flujo guiado: los documentos correctos, de las personas correctas, sin perseguir a nadie.
Lógica condicional: el flujo se adapta
Según las respuestas, los pasos adecuados aparecen y los inútiles desaparecen. Cada persona ve solo lo que le concierne — sin campos fuera de lugar.
Validación
Cada documento, revisado por una persona de tu equipo
Flow no se limita a recoger archivos: con la validación activa, un validador abre cada documento y lo marca como válido o rechazado, con un motivo obligatorio. Quien lo cargó recibe la solicitud de nueva carga y reenvía solo lo necesario.
- Válido o rechazado, con motivo Cada archivo queda validado, rechazado o en espera. El rechazo lleva siempre un motivo, que puedes elegir entre tus plantillas.
- Varios validadores y plazos Asignas uno o varios validadores a cada recogida, con un plazo de validación y recordatorios propios.
- Solicitud de nueva carga Cuando un archivo se rechaza, quien lo subió recibe la solicitud y vuelve a subir solo ese documento.
Validación de documentos, con los roles adecuados
Cuando lo necesitas, activas la validación: una persona de tu equipo revisa cada documento cargado y lo marca como válido o rechazado. Cada uno tiene su rol.
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Participantes
Cargan los documentos solicitados desde su enlace personal, sin cuenta. Con el Cargador interno, también cargan los compañeros.
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Validadores
Abren cada archivo y lo marcan como válido o rechazado, con un motivo.
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Coordinadores
Siguen a las empresas clientes que tienen asignadas y ven en qué punto está cada recogida.
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Gestores
Crean los flujos, activan las recogidas y eligen quién valida y quién coordina.
Flow habla con el resto del ecosistema
La recogida de documentos no queda aislada: Flow se integra con los demás productos Kamzan, con un solo acceso y datos compartidos.
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Kontacts
Los participantes pasan a la agenda de Kontacts, y empresas y clientes se comparten con el resto del ecosistema: envías las solicitudes sin volver a introducir nada.
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kSign
Añade un paso de firma al flujo: el participante firma con kSign, con firma electrónica simple, y el PDF firmado vuelve a la recogida. Es una extensión y usa los créditos de kSign.
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Files
Inicias una solicitud de carga desde una carpeta de Files y, con la extensión «Archivar en Files», archivas los documentos recogidos donde quieras, con los permisos que ya tienes.
Todo lo necesario para recoger documentos
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Construir el flujo
Áreas, temas y pasos: describe lo que necesitas, en qué formato y con qué nombre llegará. Cargas únicas, múltiples o repetibles, formularios que rellenar, firmas y preguntas en un flujo reutilizable.
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Lógica condicional
Muestra u oculta áreas, temas y pasos según las respuestas del cliente o los pasos completados. Navegación paso a paso o en página única, exclusiones y acceso limitado para cada participante.
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Invitar a clientes y proveedores
Activas el flujo, añades a los participantes uno a uno o desde un CSV y cada uno recibe su enlace por email. Verificación con código, co-flujo para expedientes compartidos, portal de participantes y cargador interno.
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La página de quien carga
El cliente abre el enlace y ve lo que falta, el plazo y los formatos aceptados. Arrastra los archivos, rellena los formularios online, firma con kSign, hace preguntas y envía para validación. Con tu logotipo y tus colores.
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Plazos y recordatorios
Fijas los plazos por flujo, área, tema o paso: Flow recuerda a quien aún no ha entregado por correo a 14, 7, 3 y 1 día, y por SMS a 3 y 1 día. Los avisos manuales salen con un clic.
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Revisión de documentos
Cada documento cargado pasa por un validador: válido o rechazado con motivo. El cliente recibe enseguida el correo para volver a cargarlo, y la recogida muestra de un vistazo qué está aprobado y qué no.
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Seguimiento de las recogidas
Un panel te dice qué recogidas están paradas, cuáles por validar y cuáles a punto de vencer. Para cada cliente ves qué ha cargado, qué falta y qué se ha rechazado, con el registro de cada paso.
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Files, kSign y Kontacts
Inicia una recogida desde una carpeta de Files y archiva allí los documentos al terminar. Haz firmar un documento dentro del flujo con kSign. Los participantes acaban en la agenda de Kontacts.
Preguntas frecuentes sobre Flow
¿Quien sube los documentos necesita una cuenta?
No: cada participante recibe un enlace personal y carga los archivos sin una cuenta Kamzan. Si quieres más seguridad, activas la verificación con código OTP por correo.
¿Puedo decidir qué documentos pedir?
Sí: con Flow creas flujos guiados que indican exactamente qué documentos subir y en qué orden.
¿Puedo configurar plazos?
Sí: fijas plazos por flujo, área, tema o paso, y Flow envía los recordatorios por correo (y por SMS con la extensión). El plazo no bloquea la carga: quien va con retraso todavía puede entregar.
¿Dónde se guardan los documentos recogidos?
Los archivos recogidos se cifran y se guardan en servidores en Europa, conforme al RGPD. Al cerrar la recogida, puedes archivarlos en las carpetas de Kamzan Files con la extensión «Archivar en Files».
Alex