La raccolta di documenti da clienti e fornitori, guidata
Flow trasforma la raccolta di documenti in un percorso guidato: chiedi i file giusti alle persone esterne, con scadenze e promemoria, su server in Europa.
Raccogliere documenti è una caccia infinita
Email avanti e indietro, file sbagliati o nel formato errato, solleciti a mano: senza un percorso guidato la raccolta si trascina e non sai mai a che punto sei.
Il problema
- Email infinite per chiedere e richiedere i documenti.
- File mancanti, sbagliati o nel formato che non va.
- Solleciti a mano e nessuna idea di chi ha caricato cosa.
Con Flow
- Una richiesta guidata: chiedi i file giusti, con scadenze e promemoria automatici.
- Formati accettati e documenti obbligatori decisi da te: niente file nel formato sbagliato.
- Stato in tempo reale: sai chi ha caricato, cosa manca e cosa validare.
Dalla richiesta alla cartella ordinata, in un solo flusso
Flow non è un semplice modulo di caricamento: progetti il flusso una volta — quali documenti chiedere, in che ordine, con quali regole — e ogni cliente o fornitore segue lo stesso percorso guidato. Tu segui avanzamento, scadenze e validazione da un’unica dashboard e, a raccolta chiusa, puoi archiviare i documenti nelle cartelle di Kamzan Files con l’estensione dedicata.
I tipi di step di caricamento
Un flusso si compone di step: scegli il tipo giusto per ogni richiesta — file singoli o multipli, voci ripetute, una domanda, un documento da compilare o da firmare.
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Caricamento singolo
Uno o più box per caricare file singoli. Puoi aggiungere più box nello stesso step.
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Caricamento multiplo
Un unico box dove la persona può caricare più file insieme.
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Caricamento ripetibile
La persona aggiunge N voci con etichetta e file — es. una busta paga per dipendente.
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Domanda
Il partecipante risponde a una domanda — a tendina, scelta singola, caselle, testo, numero, data o unità di misura — anche con un allegato.
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Compilazione documento
La persona compila online un PDF compilabile — o un Word o un Excel, con l’estensione — oppure scarica il modello.
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Firma elettronica
La persona firma il documento con firma elettronica semplice tramite kSign, senza stamparlo né scansionarlo.
Costruisci il flusso come vuoi
Definisci aree, argomenti, step e campi: per ogni step scegli il tipo — caricamento singolo, multiplo o ripetibile, domanda, compilazione documento o firma — i formati accettati e cosa è obbligatorio. Scegli anche come si presenta a chi carica, a step o in pagina unica, con una panoramica sempre sott’occhio. Trascini e riordini, duplichi il flusso o lo esporti come template, senza toccare una riga di codice.
Flusso individuale o co-flusso
Scegli come si compila il flusso: una sola persona dall’inizio alla fine, oppure più persone insieme sullo stesso flusso.
Una persona, dall’inizio alla fine
Una sola persona compila tutti gli step del flusso, in autonomia.
Più persone, ognuna il suo pezzo
Più persone sullo stesso fascicolo, ognuna con la sua parte. Tu decidi:
- Chi vede quali aree e argomenti
- Se i file sono condivisi, in sola lettura o separati
Dalla richiesta alla cartella ordinata, in un solo flusso guidato: i documenti giusti, dalle persone giuste, senza rincorrere nessuno.
Logica condizionale: il flusso si adatta
In base alle risposte, gli step giusti compaiono e quelli inutili spariscono. Ogni persona vede solo ciò che la riguarda — niente campi fuori posto.
Validazione
Ogni documento controllato da una persona del tuo team
Flow non si limita a raccogliere i file: con la validazione attiva, un validatore apre ogni documento e lo segna come valido o rifiutato, con una motivazione obbligatoria. Chi ha caricato riceve la richiesta di nuovo caricamento e rimanda solo quello che serve.
- Valido o rifiutato, con motivazione Ogni file risulta validato, rifiutato o in attesa. Il rifiuto ha sempre una motivazione, che puoi scegliere dai tuoi modelli.
- Più validatori e scadenze Assegni uno o più validatori a ogni raccolta, con una scadenza di validazione e promemoria dedicati.
- Richiesta di ricaricamento Quando un file è rifiutato, chi ha caricato riceve la richiesta e ricarica solo quel documento.
Validazione dei documenti, con i ruoli giusti
Quando serve, attivi la validazione: una persona del tuo team controlla ogni documento caricato e lo segna valido o rifiutato. Ognuno ha il suo ruolo.
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Partecipanti
Caricano i documenti richiesti dal loro link personale, senza account. Con il Caricatore interno caricano anche i colleghi.
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Validatori
Aprono ogni file e lo segnano valido o rifiutato, con una motivazione.
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Coordinatori
Seguono le aziende clienti a loro assegnate e vedono a che punto è ogni raccolta.
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Gestori
Creano i flussi, attivano le raccolte e scelgono chi valida e chi coordina.
Flow parla con il resto dell’ecosistema
La raccolta documenti non resta isolata: Flow si integra con gli altri prodotti Kamzan, con un solo accesso e i dati condivisi.
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Kontacts
I partecipanti finiscono nella rubrica Kontacts, e aziende e clienti sono condivisi con il resto dell’ecosistema: invii le richieste senza reinserire nulla.
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kSign
Aggiungi uno step di firma al flusso: il partecipante firma con kSign, con firma elettronica semplice, e il PDF firmato torna nella raccolta. È un’estensione e usa i crediti di kSign.
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Files
Avvii una richiesta di caricamento da una cartella di Files e, con l’estensione «Archivia su Files», archivi i documenti raccolti dove vuoi, con i permessi che già hai.
Tutto quello che serve per raccogliere documenti
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Costruire il flusso
Aree, argomenti e step: descrivi cosa ti serve, in che formato e con che nome arriverà. Caricamenti singoli, multipli o ripetibili, moduli da compilare, firme e domande in un flusso riutilizzabile.
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Logica condizionale
Mostra o nascondi aree, argomenti e step in base alle risposte del cliente o agli step completati. Navigazione passo-passo o pagina unica, esclusioni e accesso limitato per singolo partecipante.
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Invitare clienti e fornitori
Attivi il flusso, aggiungi i partecipanti uno per uno o da CSV e ognuno riceve il suo link per email. Verifica con codice, co-flusso per i fascicoli condivisi, portale partecipanti e caricatore interno.
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La pagina di chi carica
Il cliente apre il link e vede cosa manca, la scadenza e i formati accettati. Trascina i file, compila i moduli online, firma con kSign, fa domande e invia per la validazione. Con il tuo logo e i tuoi colori.
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Scadenze e promemoria
Fissi le scadenze per flusso, area, argomento o step: Flow ricorda a chi non ha ancora consegnato via email a 14, 7, 3 e 1 giorno, e via SMS a 3 e 1 giorno. I solleciti manuali partono con un clic.
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Revisione dei documenti
Ogni documento caricato passa da un validatore: valido o rifiutato con motivazione. Il cliente riceve subito l’email per ricaricare, e la raccolta mostra a colpo d’occhio cosa è approvato e cosa no.
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Monitorare le raccolte
Una dashboard dice quali raccolte sono ferme, quali da validare e quali in scadenza. Per ogni cliente vedi cosa ha caricato, cosa manca e cosa è stato rifiutato, con il registro di ogni passaggio.
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Files, kSign e Kontacts
Avvia una raccolta da una cartella di Files e archivia lì i documenti a lavoro finito. Fai firmare un documento dentro il flusso con kSign. I partecipanti finiscono nella rubrica di Kontacts.
Domande frequenti su Flow
Chi carica i documenti deve avere un account?
No: ogni partecipante riceve un link personale e carica i file senza un account Kamzan. Se vuoi più sicurezza, attivi la verifica con codice OTP via email.
Posso decidere quali documenti chiedere?
Sì: con Flow costruisci workflow guidati che indicano esattamente quali documenti caricare e in che ordine.
Posso impostare delle scadenze?
Sì: imposti scadenze per flusso, area, argomento o singolo step, e Flow manda i promemoria via email (e via SMS con l’estensione). La scadenza non blocca il caricamento: chi è in ritardo può ancora consegnare.
Dove sono conservati i documenti raccolti?
I file raccolti sono cifrati e conservati su server in Europa, in conformità al GDPR. A raccolta chiusa puoi archiviarli nelle cartelle di Kamzan Files con l’estensione «Archivia su Files».
Alex