Un produit

La collecte de documents auprès des clients et fournisseurs, guidée

Flow transforme la collecte de documents en un parcours guidé : demandez les bons fichiers aux personnes externes, avec échéances et rappels, sur des serveurs en Europe.

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Collecter des documents est une chasse sans fin

Des e-mails dans tous les sens, des fichiers erronés ou au mauvais format, des relances à la main : sans parcours guidé, la collecte traîne et vous ne savez jamais où vous en êtes.

Le problème

  • Des e-mails sans fin pour demander et redemander les documents.
  • Des fichiers manquants, erronés ou au format qui ne va pas.
  • Des relances à la main et aucune idée de qui a déposé quoi.

Avec Flow

  • Une demande guidée : vous demandez les bons fichiers, avec échéances et rappels automatiques.
  • Formats acceptés et documents obligatoires définis par vous : plus de fichiers au mauvais format.
  • État en temps réel : vous savez qui a déposé, ce qui manque et ce qu’il faut valider.

De la demande au dossier ordonné, en un seul flux

Flow n’est pas un simple formulaire de dépôt : vous concevez le flux une fois — quels documents demander, dans quel ordre, avec quelles règles — et chaque client ou fournisseur suit le même parcours guidé. Vous suivez l’avancement, les échéances et la validation depuis un tableau de bord unique et, une fois la collecte close, vous pouvez archiver les documents dans les dossiers de Kamzan Files grâce à l’extension dédiée.

Les types d’étapes de dépôt

Un flux se compose d’étapes : choisissez le bon type pour chaque demande — fichiers uniques ou multiples, entrées répétées, une question, un document à remplir ou à signer.

  • Dépôt simple

    Une ou plusieurs cases pour déposer des fichiers simples. Vous pouvez ajouter plusieurs cases dans la même étape.

  • Dépôt multiple

    Une seule case où la personne peut déposer plusieurs fichiers ensemble.

  • Dépôt répétable

    La personne ajoute N entrées avec étiquette et fichier — ex. un bulletin de paie par employé.

  • Question

    Le participant répond à une question — liste déroulante, choix unique, cases à cocher, texte, nombre, date ou unité de mesure — avec une pièce jointe si besoin.

  • Remplissage de document

    La personne remplit en ligne un PDF à remplir — ou un Word ou un Excel, avec l’extension — ou télécharge le modèle.

  • Signature électronique

    La personne signe le document par signature électronique simple via kSign, sans l’imprimer ni le scanner.

Construisez le flux comme vous voulez

Définissez domaines, sujets, étapes et champs : pour chaque étape, choisissez le type — dépôt unique, multiple ou répétable, question, remplissage de document ou signature —, les formats acceptés et ce qui est obligatoire. Choisissez aussi la présentation pour la personne qui dépose, pas à pas ou sur une seule page, avec une vue d’ensemble toujours visible. Glissez et réorganisez, dupliquez le flux ou exportez-le comme modèle, sans écrire une ligne de code.

Flux individuel ou co-flux

Choisissez comment le flux est rempli : une seule personne du début à la fin, ou plusieurs personnes ensemble sur le même flux.

Individuel

Une personne, du début à la fin

Une seule personne remplit toutes les étapes du flux, en autonomie.

Co-flux

Plusieurs personnes, chacune sa partie

Plusieurs personnes sur le même dossier, chacune avec sa part. Vous décidez :

  • Qui voit quels domaines et sujets
  • Si les fichiers sont partagés, en lecture seule ou séparés
De la demande au dossier ordonné, en un seul flux guidé : les bons documents, des bonnes personnes, sans courir après qui que ce soit.

Logique conditionnelle : le flux s’adapte

Selon les réponses, les bonnes étapes apparaissent et les inutiles disparaissent. Chaque personne ne voit que ce qui la concerne — pas de champs hors de propos.

Validation

Chaque document contrôlé par une personne de votre équipe

Flow ne se contente pas de collecter les fichiers : avec la validation activée, un validateur ouvre chaque document et le marque comme valide ou refusé, avec un motif obligatoire. La personne qui l’a déposé reçoit une demande de nouveau dépôt et ne renvoie que ce qui manque.

  • Valide ou refusé, avec un motif Chaque fichier est validé, refusé ou en attente. Un refus est toujours motivé, et le motif peut être choisi parmi vos modèles.
  • Plusieurs validateurs et échéances Vous attribuez un ou plusieurs validateurs à chaque collecte, avec une échéance de validation et des rappels dédiés.
  • Demande de rechargement Quand un fichier est refusé, celui qui a déposé reçoit la demande et recharge seulement ce document.
Validation activée

Validation des documents, avec les bons rôles

Quand c’est utile, vous activez la validation : une personne de votre équipe contrôle chaque document déposé et le marque valide ou refusé. Chacun a son rôle.

  • Participants

    Ils déposent les documents demandés depuis leur lien personnel, sans compte. Avec le Dépôt interne, vos collègues déposent aussi.

  • Validateurs

    Ils ouvrent chaque fichier et le marquent valide ou refusé, avec un motif.

  • Coordinateurs

    Ils suivent les entreprises clientes qui leur sont attribuées et voient où en est chaque collecte.

  • Gestionnaires

    Ils créent les flux, lancent les collectes et choisissent qui valide et qui coordonne.

Flow dialogue avec le reste de l’écosystème

La collecte de documents ne reste pas isolée : Flow s’intègre aux autres produits Kamzan, avec un seul accès et des données partagées.

  • Kontacts

    Les participants rejoignent le carnet d’adresses Kontacts, et entreprises et clients sont partagés avec le reste de l’écosystème : vous envoyez les demandes sans rien ressaisir.

  • kSign

    Ajoutez une étape de signature au flux : le participant signe avec kSign, par signature électronique simple, et le PDF signé revient dans la collecte. C’est une extension, qui utilise les crédits kSign.

  • Files

    Lancez une demande de dépôt depuis un dossier de Files et, avec l’extension « Archiver dans Files », archivez les documents collectés où vous voulez, avec les autorisations que vous avez déjà.

Tout ce qu’il faut pour collecter des documents

  • Construire le flux

    Zones, thèmes et étapes : décrivez ce dont vous avez besoin, dans quel format et sous quel nom il arrivera. Dépôts uniques, multiples ou répétables, formulaires à remplir, signatures et questions dans un flux réutilisable.

  • Logique conditionnelle

    Affichez ou masquez zones, thèmes et étapes selon les réponses du client ou les étapes terminées. Navigation par étapes ou page unique, exclusions et accès limité pour chaque participant.

  • Inviter clients et fournisseurs

    Vous activez le flux, ajoutez les participants un par un ou depuis un CSV, et chacun reçoit son lien par e-mail. Vérification par code, co-flux pour les dossiers partagés, portail des participants et déposant interne.

  • La page de dépôt

    Le client ouvre le lien et voit ce qui manque, l’échéance et les formats acceptés. Il glisse ses fichiers, remplit les formulaires en ligne, signe avec kSign, pose ses questions et envoie pour validation. Avec votre logo et vos couleurs.

  • Échéances et rappels

    Vous fixez les échéances par flux, zone, thème ou étape : Flow relance ceux qui n’ont pas encore livré par e-mail à 14, 7, 3 et 1 jour, et par SMS à 3 et 1 jour. Les relances manuelles partent en un clic.

  • Vérification des documents

    Chaque document déposé passe par un valideur : valide ou refusé avec motif. Le client reçoit aussitôt l’e-mail pour le redéposer, et la collecte montre d’un coup d’œil ce qui est approuvé et ce qui ne l’est pas.

  • Suivi des collectes

    Un tableau de bord vous dit quelles collectes sont à l’arrêt, lesquelles sont à valider et lesquelles arrivent à échéance. Pour chaque client, vous voyez ce qu’il a déposé, ce qui manque et ce qui a été refusé, avec le journal de chaque étape.

  • Files, kSign et Kontacts

    Lancez une collecte depuis un dossier Files et archivez-y les documents une fois le travail terminé. Faites signer un document dans le flux avec kSign. Les participants rejoignent le carnet d’adresses de Kontacts.

Questions fréquentes sur Flow

Celui qui dépose les documents doit-il avoir un compte ?

Non : chaque participant reçoit un lien personnel et dépose les fichiers sans compte Kamzan. Pour plus de sécurité, vous activez la vérification par code OTP envoyé par e-mail.

Puis-je décider quels documents demander ?

Oui : avec Flow, vous construisez des workflows guidés qui indiquent exactement quels documents déposer et dans quel ordre.

Puis-je fixer des échéances ?

Oui : vous fixez des échéances par flux, domaine, sujet ou étape, et Flow envoie les rappels par e-mail (et par SMS avec l’extension). L’échéance ne bloque pas le dépôt : un retardataire peut encore remettre ses documents.

Où sont conservés les documents collectés ?

Les fichiers collectés sont chiffrés et conservés sur des serveurs en Europe, conformément au RGPD. Une fois la collecte close, vous pouvez les archiver dans les dossiers de Kamzan Files avec l’extension « Archiver dans Files ».