Scadenze e promemoria
Basta inseguire i clienti: i promemoria partono da soli
Dai una data alla raccolta, o una data diversa a ogni parte. Flow scrive a chi non ha ancora consegnato, al momento giusto e nella sua lingua, e a te resta solo da guardare chi manca.
Il documento che manca è quasi sempre un promemoria che non è partito
Il cliente non dimentica per cattiveria: ha cento cose da fare e la tua richiesta è finita in fondo alla casella. Con Flow la scadenza non resta scritta in un’email del mese scorso: è sulla pagina di caricamento, accanto a ogni step, e Flow la ricorda per te con email e SMS a cadenza fissa. Chi ha già consegnato non riceve niente, chi è in ritardo riceve il messaggio giusto. E se serve una spinta in più, il sollecito manuale parte con un clic, con l’elenco preciso di quello che manca.
Come funziona
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Fissi le scadenze
Quando avvii la raccolta scegli una data per l’intero flusso, oppure date diverse per aree, argomenti e singoli step: quello che non ha una data sua eredita quella del livello sopra.
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Flow ricorda al posto tuo
A 14, 7, 3 e 1 giorno dalla scadenza parte un’email a chi non ha ancora completato; con l’estensione Promemoria SMS anche un SMS a 3 e 1 giorno. Nella lingua del partecipante, con il nome della tua azienda.
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Tu intervieni solo se serve
Dal riepilogo della raccolta vedi chi è in scadenza e chi è in ritardo. Un clic per sollecitare una persona con l’elenco di cosa manca, o tutti quelli che non hanno finito insieme.
Il promemoria lo manda Flow. Tu ricevi i documenti.
Cosa puoi fare
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Scadenze a ogni livello
La busta paga di gennaio entro il 10, il bilancio entro fine mese: dai una data al flusso, a un’area, a un argomento o a un singolo step. Il partecipante vede «Scadenza:» accanto a ciò che deve caricare.
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Email a 14, 7, 3 e 1 giorno
Quattro promemoria automatici, ognuno inviato una volta sola e solo a chi non ha completato. Arrivano con il logo e il colore della tua azienda, in sette lingue secondo il partecipante.
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SMS quando la scadenza si avvicina
Con l’estensione Promemoria SMS, a 3 giorni e al giorno prima parte anche un SMS sul cellulare del partecipante. Il mittente è «Kamzan» e il nome della tua azienda apre il testo: chi lo riceve sa subito chi gli scrive.
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Solleciti manuali, uno o tutti
Sollecita una persona e l’email elenca i documenti che mancano e quelli da ricaricare; con «Sollecita tutti» scrivi in un colpo a chi non ha finito. Con l’estensione SMS c’è anche il «Sollecito SMS».
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La scadenza non chiude la porta
Passata la data, il cliente in ritardo può ancora caricare: meglio un documento arrivato tardi che una raccolta da riaprire. Nella dashboard la raccolta compare fra le «Scadute», così sai chi richiamare.
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Ogni promemoria resta scritto
Email e SMS automatici, partiti o no, finiscono nella scheda «Attività» della raccolta. Gli amministratori ricevono un riepilogo e una notifica in-app quando una raccolta si avvicina alla scadenza.
Domande frequenti
Cosa succede quando la scadenza è passata?
La scadenza serve a dare il ritmo ai promemoria e a mostrarti chi è in ritardo: non blocca il caricamento. Il cliente che arriva tardi carica comunque, e tu ritrovi la raccolta fra le «Scadute» nella dashboard.
Chi ha già consegnato riceve comunque i promemoria?
No. Flow scrive solo a chi non ha ancora completato la raccolta, e ogni promemoria parte una volta sola. Anche le raccolte messe in pausa o archiviate non mandano promemoria.
In che lingua arrivano email e SMS?
Nella lingua che scegli per ogni partecipante, fra italiano, inglese, spagnolo, tedesco, francese, cinese e portoghese. I nomi della tua azienda e del flusso restano come li hai scritti tu.
Posso spegnere i promemoria per una raccolta?
Sì: promemoria email e promemoria SMS si accendono e si spengono separatamente, raccolta per raccolta. I solleciti manuali restano sempre a tua disposizione.
Le altre funzionalità di Flow
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Alex