Plazos y recordatorios
Deja de perseguir a tus clientes: los recordatorios salen solos
Pon una fecha a la recogida, o una fecha distinta a cada parte. Flow escribe a quien aún no ha entregado, en el momento justo y en su idioma, y a ti solo te queda ver quién falta.
El documento que falta casi siempre es un recordatorio que no salió
El cliente no olvida por mala fe: tiene cien cosas que hacer y tu petición ha acabado al fondo de la bandeja. Con Flow el plazo no se queda escrito en un correo del mes pasado: está en la página de carga, junto a cada paso, y Flow lo recuerda por ti con correos y SMS a intervalos fijos. Quien ya ha entregado no recibe nada, quien va con retraso recibe el mensaje adecuado. Y si hace falta un empujón más, el aviso manual sale con un clic, con la lista exacta de lo que falta.
Cómo funciona
-
Fijas los plazos
Al iniciar la recogida eliges una fecha para todo el flujo, o fechas distintas para áreas, temas y pasos concretos: lo que no tiene fecha propia hereda la del nivel superior.
-
Flow recuerda por ti
A 14, 7, 3 y 1 día del plazo sale un correo a quien aún no ha completado; con la extensión Recordatorios SMS también un SMS a 3 y 1 día. En el idioma del participante, con el nombre de tu empresa.
-
Tú intervienes solo si hace falta
Desde el resumen de la recogida ves quién está a punto de vencer y quién va con retraso. Un clic para avisar a una persona con la lista de lo que falta, o a todos los que no han terminado a la vez.
El recordatorio lo envía Flow. Tú recibes los documentos.
Qué puedes hacer
-
Plazos en cada nivel
La nómina de enero antes del 10, el balance antes de fin de mes: pon fecha al flujo, a un área, a un tema o a un solo paso. El participante ve «Plazo:» junto a lo que debe cargar.
-
Correos a 14, 7, 3 y 1 día
Cuatro recordatorios automáticos, cada uno enviado una sola vez y solo a quien no ha completado. Llegan con el logotipo y el color de tu empresa, en siete idiomas según el participante.
-
SMS cuando el plazo se acerca
Con la extensión Recordatorios SMS, a 3 días y el día antes también sale un SMS al móvil del participante. El remitente es «Kamzan» y el nombre de tu empresa abre el texto: quien lo recibe sabe enseguida quién le escribe.
-
Avisos manuales, uno o todos
Avisa a una persona y el correo enumera los documentos que faltan y los que hay que volver a cargar; con «Avisar a todos» escribes de una vez a quien no ha terminado. Con la extensión SMS también tienes el «Aviso por SMS».
-
El plazo no cierra la puerta
Pasada la fecha, el cliente con retraso todavía puede cargar: mejor un documento que llega tarde que una recogida que reabrir. En el panel la recogida aparece entre las «Vencidas», así sabes a quién llamar.
-
Cada recordatorio queda registrado
Los correos y SMS automáticos, enviados o no, quedan en la pestaña «Actividad» de la recogida. Los administradores reciben un resumen y una notificación en la app cuando una recogida se acerca al plazo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa cuando el plazo ha vencido?
El plazo marca el ritmo de los recordatorios y te muestra quién va con retraso: no bloquea la carga. El cliente que llega tarde carga igualmente, y tú encuentras la recogida entre las «Vencidas» del panel.
¿Quien ya ha entregado recibe igualmente los recordatorios?
No. Flow escribe solo a quien aún no ha completado la recogida, y cada recordatorio sale una sola vez. Las recogidas en pausa o archivadas tampoco envían recordatorios.
¿En qué idioma llegan los correos y SMS?
En el idioma que eliges para cada participante, entre italiano, inglés, español, alemán, francés, chino y portugués. Los nombres de tu empresa y del flujo quedan tal como los escribiste.
¿Puedo desactivar los recordatorios de una recogida?
Sí: los recordatorios por correo y por SMS se activan y desactivan por separado, recogida por recogida. Los avisos manuales siguen siempre a tu disposición.
Las demás funcionalidades de Flow
Simplifica la recogida de documentos con Flow
Solicita una demo: te mostramos cómo Flow guía a clientes y proveedores a subir los archivos correctos.
Alex