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Échéances et rappels

Fini de courir après vos clients : les rappels partent tout seuls

Donnez une date à la collecte, ou une date différente à chaque partie. Flow écrit à ceux qui n’ont pas encore livré, au bon moment et dans leur langue, et il ne vous reste qu’à voir qui manque.

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Le document manquant, c’est presque toujours un rappel qui n’est jamais parti

Le client n’oublie pas par mauvaise volonté : il a cent choses à faire et votre demande a glissé au fond de sa boîte. Avec Flow, l’échéance ne reste pas écrite dans un e-mail du mois dernier : elle figure sur la page de dépôt, à côté de chaque étape, et Flow la rappelle pour vous par e-mail et SMS à intervalles fixes. Ceux qui ont déjà livré ne reçoivent rien, ceux qui sont en retard reçoivent le bon message. Et s’il faut un coup de pouce, la relance manuelle part en un clic, avec la liste précise de ce qui manque.

Comment ça marche

  1. Vous fixez les échéances

    Au lancement de la collecte, vous choisissez une date pour tout le flux, ou des dates différentes pour les zones, thèmes et étapes : ce qui n’a pas sa propre date hérite de celle du niveau supérieur.

  2. Flow relance à votre place

    À 14, 7, 3 et 1 jour de l’échéance, un e-mail part vers ceux qui n’ont pas terminé ; avec l’extension Rappels SMS, aussi un SMS à 3 et 1 jour. Dans la langue du participant, avec le nom de votre entreprise.

  3. Vous n’intervenez que si besoin

    Depuis le récapitulatif de la collecte, vous voyez qui arrive à échéance et qui est en retard. Un clic pour relancer une personne avec la liste de ce qui manque, ou tous ceux qui n’ont pas terminé d’un coup.

Flow envoie le rappel. Vous recevez les documents.

Ce que vous pouvez faire

  • Des échéances à chaque niveau

    Le bulletin de paie de janvier avant le 10, le bilan avant la fin du mois : donnez une date au flux, à une zone, à un thème ou à une seule étape. Le participant voit « Échéance : » à côté de ce qu’il doit déposer.

  • E-mails à 14, 7, 3 et 1 jour

    Quatre rappels automatiques, chacun envoyé une seule fois et uniquement à ceux qui n’ont pas terminé. Ils portent le logo et la couleur de votre entreprise, en sept langues selon le participant.

  • Des SMS quand l’échéance approche

    Avec l’extension Rappels SMS, un SMS part aussi sur le portable du participant 3 jours et 1 jour avant. L’expéditeur est « Kamzan » et le nom de votre entreprise ouvre le texte : le destinataire sait tout de suite qui lui écrit.

  • Relances manuelles, une ou toutes

    Relancez une personne et l’e-mail liste les documents manquants et ceux à redéposer ; avec « Relancer tout le monde », vous écrivez d’un coup à ceux qui n’ont pas terminé. Avec l’extension SMS, il y a aussi la « Relance SMS ».

  • L’échéance ne ferme pas la porte

    Une fois la date passée, le client en retard peut encore déposer : mieux vaut un document arrivé tard qu’une collecte à rouvrir. Dans le tableau de bord, la collecte apparaît parmi les « Expirées », pour savoir qui rappeler.

  • Chaque rappel reste consigné

    Les e-mails et SMS automatiques, envoyés ou non, sont consignés dans l’onglet « Activité » de la collecte. Les administrateurs reçoivent un récapitulatif et une notification dans l’application quand une collecte approche de son échéance.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il une fois l’échéance passée ?

L’échéance rythme les rappels et vous montre qui est en retard : elle ne bloque pas le dépôt. Le client en retard peut quand même déposer, et vous retrouvez la collecte parmi les « Expirées » du tableau de bord.

Ceux qui ont déjà livré reçoivent-ils quand même les rappels ?

Non. Flow n’écrit qu’à ceux qui n’ont pas encore terminé la collecte, et chaque rappel ne part qu’une fois. Les collectes en pause ou archivées n’envoient pas de rappels non plus.

Dans quelle langue arrivent les e-mails et SMS ?

Dans la langue que vous choisissez pour chaque participant, parmi l’italien, l’anglais, l’espagnol, l’allemand, le français, le chinois et le portugais. Les noms de votre entreprise et du flux restent tels que vous les avez écrits.

Puis-je désactiver les rappels pour une collecte ?

Oui : les rappels par e-mail et par SMS s’activent et se désactivent séparément, collecte par collecte. Les relances manuelles restent toujours à votre disposition.

Les autres fonctionnalités de Flow

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