Prazos e lembretes
Chega de andar atrás dos clientes: os lembretes saem sozinhos
Dê uma data à recolha, ou uma data diferente a cada parte. O Flow escreve a quem ainda não entregou, no momento certo e na sua língua, e a si resta apenas ver quem falta.
O documento que falta é quase sempre um lembrete que não foi enviado
O cliente não se esquece por mal: tem cem coisas para fazer e o seu pedido ficou no fundo da caixa de correio. Com o Flow o prazo não fica escrito num e-mail do mês passado: está na página de carregamento, ao lado de cada passo, e o Flow lembra-o por si com e-mails e SMS a intervalos fixos. Quem já entregou não recebe nada, quem está atrasado recebe a mensagem certa. E se for preciso um empurrão extra, o lembrete manual sai com um clique, com a lista exata do que falta.
Como funciona
-
Define os prazos
Ao iniciar a recolha escolhe uma data para todo o fluxo, ou datas diferentes para áreas, temas e passos: o que não tem data própria herda a do nível acima.
-
O Flow lembra por si
A 14, 7, 3 e 1 dia do prazo sai um e-mail para quem ainda não concluiu; com a extensão Lembretes SMS também um SMS a 3 e 1 dia. Na língua do participante, com o nome da sua empresa.
-
Só intervém se for preciso
No resumo da recolha vê quem está perto do prazo e quem está atrasado. Um clique para lembrar uma pessoa com a lista do que falta, ou todos os que não terminaram de uma vez.
O lembrete é o Flow que o envia. Você recebe os documentos.
O que pode fazer
-
Prazos em cada nível
O recibo de vencimento de janeiro até dia 10, o balanço até ao fim do mês: dê uma data ao fluxo, a uma área, a um tema ou a um único passo. O participante vê «Prazo:» ao lado do que tem de carregar.
-
E-mails a 14, 7, 3 e 1 dia
Quatro lembretes automáticos, cada um enviado uma só vez e só a quem não concluiu. Chegam com o logótipo e a cor da sua empresa, em sete línguas conforme o participante.
-
SMS quando o prazo se aproxima
Com a extensão Lembretes SMS, a 3 dias e no dia anterior também sai um SMS para o telemóvel do participante. O remetente é «Kamzan» e o nome da sua empresa abre o texto: quem o recebe sabe logo quem lhe escreve.
-
Lembretes manuais, um ou todos
Lembre uma pessoa e o e-mail enumera os documentos em falta e os que há que voltar a carregar; com «Lembrar todos» escreve de uma vez a quem não terminou. Com a extensão SMS há também o «Lembrete por SMS».
-
O prazo não fecha a porta
Passada a data, o cliente atrasado ainda pode carregar: mais vale um documento que chega tarde do que uma recolha para reabrir. No painel a recolha aparece entre as «Expiradas», assim sabe a quem ligar.
-
Cada lembrete fica registado
Os e-mails e SMS automáticos, enviados ou não, ficam no separador «Atividade» da recolha. Os administradores recebem um resumo e uma notificação na app quando uma recolha se aproxima do prazo.
Perguntas frequentes
O que acontece quando o prazo já passou?
O prazo dá o ritmo aos lembretes e mostra-lhe quem está atrasado: não bloqueia o carregamento. O cliente que chega tarde carrega na mesma, e encontra a recolha entre as «Expiradas» no painel.
Quem já entregou recebe na mesma os lembretes?
Não. O Flow escreve apenas a quem ainda não concluiu a recolha, e cada lembrete sai uma só vez. As recolhas em pausa ou arquivadas também não enviam lembretes.
Em que língua chegam os e-mails e SMS?
Na língua que escolhe para cada participante, entre italiano, inglês, espanhol, alemão, francês, chinês e português. Os nomes da sua empresa e do fluxo ficam tal como os escreveu.
Posso desligar os lembretes de uma recolha?
Sim: os lembretes por e-mail e por SMS ligam-se e desligam-se separadamente, recolha a recolha. Os lembretes manuais ficam sempre à sua disposição.
As outras funcionalidades do Flow
Simplifique a recolha de documentos com o Flow
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Flow guia clientes e fornecedores a carregar os ficheiros certos.
Alex