Validación
El documento equivocado vuelve con el motivo, sin una llamada
Un escaneo ilegible, el certificado del año pasado, el formulario sin firma: el validador lo marca como rechazado, escribe por qué, y el cliente recibe enseguida el correo para volver a cargarlo. Tú ves en todo momento qué está aprobado y qué falta.
Recibir un archivo no significa tener el documento correcto
El trabajo de verdad empieza cuando llega el archivo: abrirlo, revisarlo, darse cuenta de que es la página equivocada y escribir al cliente para explicárselo. Con Flow todo esto ocurre en un solo sitio. El validador abre la vista previa sin descargar nada, decide válido o rechazado y, si rechaza, elige un motivo ya preparado o lo escribe. El cliente recibe el correo con el motivo y el botón para volver a cargar; tú encuentras el estado de cada documento en el resumen de la recogida, sin listas aparte.
Cómo funciona
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Eliges quién valida
Asignas uno o varios validadores a la recogida y decides si se valida a medida que llegan los archivos o solo cuando el participante lo ha enviado todo, con un plazo para la revisión.
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El validador decide
Abre la vista previa del archivo y lo marca como válido o rechazado. Para rechazar hace falta un motivo: se elige de una plantilla y se retoca, o se escribe desde cero.
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El cliente vuelve a cargar
El participante recibe el correo con el documento, el motivo y el botón para volver a cargar. El nuevo archivo vuelve a «por validar», y la versión anterior sigue consultable.
Rechazar un documento lleva diez segundos, no una llamada.
Qué puedes hacer
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Válido o rechazado, siempre con un porqué
Un rechazo sin motivo no se puede guardar: el cliente siempre sabe qué corregir. Las plantillas de motivo, como «Documento ilegible», se preparan una vez en la configuración y se retocan en el momento.
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Sobre la marcha o al final
Con «Validar sobre la marcha» el validador trabaja con los archivos en cuanto llegan. Con «Validar al final de la carga» espera a que el participante lo haya enviado todo, y la revisión tiene su propio plazo en días.
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Los validadores también tienen recordatorio
Si la revisión tiene plazo, Flow avisa a los validadores a 3 días, el día antes y cuando la fecha ha pasado, por correo y con una notificación en la app. Y puedes recordárselo tú con un clic.
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Un resumen claro para el cliente
Envía al participante el estado de todos sus documentos, o solo de los rechazados: llega como «Solicitud de nueva carga», con la lista de lo que hay que rehacer y por qué.
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Lo validado se queda fijo
Un documento aprobado no se borra ni se sustituye desde el lado del cliente: si tiene que cambiarlo, te lo pide a ti. Cada archivo muestra su estado: por cargar, por validar, rechazado, validado.
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Vista previa y versiones
PDF, imágenes y documentos de Office se abren en vista previa sin descargarlos. Cuando se sustituye un archivo, la versión anterior queda en el historial 90 días, o el tiempo que tú configures.
Preguntas frecuentes
¿Flow comprueba por sí solo si el documento es correcto?
No: la revisión la hace una persona, el validador que eliges tú. Al cargar, Flow solo comprueba el formato del archivo (PDF, imagen, hoja de cálculo…), según lo que hayas configurado para cada paso.
¿Se avisa al cliente cuando se rechaza un documento?
Sí, enseguida: recibe un correo con el nombre del documento, el motivo y el botón para volver a cargarlo, en su idioma y con la marca de tu empresa.
¿Puedo deshacer una validación?
Sí: el validador puede devolver un documento a «por validar». El participante recibe un correo que se lo comunica, y el cambio queda en el registro de actividad de la recogida.
¿Quién puede validar?
Los compañeros cuyo tipo de usuario tiene permiso para validar y que asignas como validadores a la recogida. Cada uno encuentra en el panel los archivos por validar de las recogidas que tiene asignadas.
Las demás funcionalidades de Flow
Simplifica la recogida de documentos con Flow
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Alex