Validação
O documento errado volta para trás com o motivo, sem um telefonema
Uma digitalização ilegível, a certidão do ano passado, o formulário sem assinatura: o validador marca-o como rejeitado, escreve porquê, e o cliente recebe logo o e-mail para o voltar a carregar. Você vê a qualquer momento o que está aprovado e o que falta.
Receber um ficheiro não quer dizer ter o documento certo
O trabalho a sério começa quando o ficheiro chega: abri-lo, verificá-lo, perceber que é a página errada e escrever ao cliente a explicar. Com o Flow tudo isto acontece num só sítio. O validador abre a pré-visualização sem descarregar nada, decide válido ou rejeitado e, se rejeitar, escolhe um motivo já preparado ou escreve-o. O cliente recebe o e-mail com o motivo e o botão para voltar a carregar; você encontra o estado de cada documento no resumo da recolha, sem listas à parte.
Como funciona
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Escolhe quem valida
Atribui um ou mais validadores à recolha e decide se se valida à medida que os ficheiros chegam ou só quando o participante enviou tudo, com um prazo para a revisão.
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O validador decide
Abre a pré-visualização do ficheiro e marca-o como válido ou rejeitado. Para rejeitar é preciso um motivo: escolhe-se de um modelo e ajusta-se, ou escreve-se de raiz.
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O cliente volta a carregar
O participante recebe o e-mail com o documento, o motivo e o botão para voltar a carregar. O novo ficheiro volta a «por validar», e a versão anterior continua consultável.
Rejeitar um documento demora dez segundos, não um telefonema.
O que pode fazer
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Válido ou rejeitado, sempre com um porquê
Uma rejeição sem motivo não se pode guardar: o cliente sabe sempre o que corrigir. Os modelos de motivo, como «Documento ilegível», preparam-se uma vez nas definições e ajustam-se no momento.
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À medida ou no fim
Com «Validar à medida» o validador trabalha nos ficheiros logo que chegam. Com «Validar no fim do carregamento» espera que o participante tenha enviado tudo, e a revisão tem o seu próprio prazo em dias.
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Os validadores também têm lembretes
Se a revisão tiver prazo, o Flow avisa os validadores a 3 dias, na véspera e quando a data passou, por e-mail e com uma notificação na app. E pode lembrá-los você mesmo com um clique.
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Um resumo claro para o cliente
Envie ao participante o estado de todos os seus documentos, ou só dos rejeitados: chega como «Pedido de novo carregamento», com a lista do que refazer e porquê.
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O que está validado fica fixo
Um documento aprovado não se apaga nem se substitui do lado do cliente: se tiver de o mudar, pede-lho a si. Cada ficheiro mostra o seu estado: por carregar, por validar, rejeitado, validado.
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Pré-visualização e versões
PDF, imagens e documentos Office abrem-se em pré-visualização sem os descarregar. Quando um ficheiro é substituído, a versão anterior fica no histórico 90 dias, ou o tempo que definir.
Perguntas frequentes
O Flow verifica sozinho se o documento está certo?
Não: a revisão é feita por uma pessoa, o validador que escolher. No carregamento o Flow só verifica o formato do ficheiro (PDF, imagem, folha de cálculo…), conforme o que definiu para cada passo.
O cliente é avisado quando um documento é rejeitado?
Sim, de imediato: recebe um e-mail com o nome do documento, o motivo e o botão para o voltar a carregar, na sua língua e com a marca da sua empresa.
Posso voltar atrás numa validação?
Sim: o validador pode repor um documento em «por validar». O participante recebe um e-mail a avisá-lo, e a alteração fica no registo de atividade da recolha.
Quem pode validar?
Os colegas cujo tipo de utilizador tem permissão para validar, e que atribui como validadores à recolha. Cada um encontra no painel os ficheiros por validar das recolhas que lhe estão atribuídas.
As outras funcionalidades do Flow
Simplifique a recolha de documentos com o Flow
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Flow guia clientes e fornecedores a carregar os ficheiros certos.
Alex