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Validation

Le mauvais document repart avec le motif, sans un coup de fil

Un scan illisible, l’extrait de l’an dernier, le formulaire sans signature : le valideur le marque comme refusé, écrit pourquoi, et le client reçoit aussitôt l’e-mail pour le redéposer. Vous voyez à tout moment ce qui est approuvé et ce qui manque.

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Recevoir un fichier ne veut pas dire avoir le bon document

Le vrai travail commence quand le fichier arrive : l’ouvrir, le contrôler, s’apercevoir que c’est la mauvaise page et écrire au client pour le lui expliquer. Avec Flow, tout cela se passe au même endroit. Le valideur ouvre l’aperçu sans rien télécharger, décide valide ou refusé et, en cas de refus, choisit un motif prêt à l’emploi ou en écrit un. Le client reçoit l’e-mail avec le motif et le bouton pour redéposer ; vous retrouvez l’état de chaque document dans le récapitulatif de la collecte, sans listes à part.

Comment ça marche

  1. Vous choisissez qui valide

    Vous attribuez un ou plusieurs valideurs à la collecte et décidez si l’on valide au fil de l’eau ou seulement quand le participant a tout envoyé, avec une échéance pour la vérification.

  2. Le valideur décide

    Il ouvre l’aperçu du fichier et le marque comme valide ou refusé. Un refus exige un motif : on le choisit dans un modèle et on l’ajuste, ou on l’écrit de zéro.

  3. Le client redépose

    Le participant reçoit l’e-mail avec le document, le motif et le bouton pour redéposer. Le nouveau fichier repasse « à valider », et la version précédente reste consultable.

Refuser un document prend dix secondes, pas un coup de fil.

Ce que vous pouvez faire

  • Valide ou refusé, toujours avec un motif

    Un refus sans motif ne peut pas être enregistré : le client sait toujours quoi corriger. Les modèles de motif, comme « Document illisible », se préparent une fois dans les paramètres et s’ajustent sur le moment.

  • Au fil de l’eau ou à la fin

    Avec « Valider au fil de l’eau », le valideur traite les fichiers dès leur arrivée. Avec « Valider en fin de dépôt », il attend que le participant ait tout envoyé, et la vérification a sa propre échéance en jours.

  • Les valideurs aussi ont des rappels

    Si la vérification a une échéance, Flow prévient les valideurs 3 jours avant, la veille et une fois la date passée, par e-mail et par une notification dans l’application. Et vous pouvez les relancer vous-même en un clic.

  • Un récapitulatif clair pour le client

    Envoyez au participant l’état de tous ses documents, ou seulement des refusés : il arrive comme « Demande de nouveau dépôt », avec la liste de ce qu’il faut refaire et pourquoi.

  • Ce qui est validé ne bouge plus

    Un document approuvé ne peut être ni supprimé ni remplacé côté client : s’il doit le changer, il vous le demande. Chaque fichier affiche son état : à déposer, à valider, refusé, validé.

  • Aperçu et versions

    Les PDF, images et documents Office s’ouvrent en aperçu sans téléchargement. Quand un fichier est remplacé, la version précédente reste dans l’historique 90 jours, ou la durée que vous fixez.

Questions fréquentes

Flow vérifie-t-il seul si le document est le bon ?

Non : la vérification est faite par une personne, le valideur que vous choisissez. Au dépôt, Flow ne contrôle que le format du fichier (PDF, image, tableur…), selon ce que vous avez réglé pour chaque étape.

Le client est-il prévenu quand un document est refusé ?

Oui, tout de suite : il reçoit un e-mail avec le nom du document, le motif et le bouton pour le redéposer, dans sa langue et aux couleurs de votre entreprise.

Puis-je revenir sur une validation ?

Oui : le valideur peut remettre un document « à valider ». Le participant reçoit un e-mail qui l’en informe, et le changement reste dans le journal d’activité de la collecte.

Qui peut valider ?

Les collègues dont le type d’utilisateur a l’autorisation de valider, et que vous désignez comme valideurs de la collecte. Chacun retrouve dans son tableau de bord les fichiers à valider des collectes qui lui sont attribuées.

Les autres fonctionnalités de Flow

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