Validazione
Il documento sbagliato torna indietro con il motivo, senza una telefonata
Una scansione illeggibile, la visura dell’anno scorso, il modulo senza firma: il validatore lo segna come rifiutato, scrive perché, e il cliente riceve subito l’email per ricaricarlo. Tu vedi in ogni momento cosa è approvato e cosa manca.
Ricevere un file non vuol dire avere il documento giusto
Il lavoro vero comincia quando il file arriva: aprirlo, controllarlo, accorgersi che è la pagina sbagliata e scrivere al cliente per spiegarglielo. Con Flow tutto questo succede in un posto solo. Il validatore apre l’anteprima senza scaricare niente, decide valido o rifiutato, e se rifiuta sceglie una motivazione fra quelle pronte o la scrive. Il cliente riceve l’email con il motivo e il pulsante per ricaricare; tu ritrovi lo stato di ogni documento nel riepilogo della raccolta, senza tenere elenchi a parte.
Come funziona
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Scegli chi valida
Assegni uno o più validatori alla raccolta e decidi se si valida man mano che i file arrivano o solo quando il partecipante ha inviato tutto, con una scadenza per la revisione.
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Il validatore decide
Apre l’anteprima del file e lo segna come valido o rifiutato. Per rifiutare serve una motivazione: si sceglie da un modello e si ritocca, oppure si scrive da zero.
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Il cliente ricarica
Il partecipante riceve l’email con il documento, il motivo e il pulsante per ricaricare. Il nuovo file torna «da validare», e la versione precedente resta consultabile.
Rifiutare un documento richiede dieci secondi, non una telefonata.
Cosa puoi fare
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Valido o rifiutato, sempre con un perché
Un rifiuto senza motivazione non si può salvare: il cliente sa sempre cosa correggere. I modelli di motivazione, come «Documento illeggibile», si preparano una volta nelle impostazioni e si ritoccano al momento.
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Man mano o a fine caricamento
Con «Valida man mano» il validatore lavora sui file appena arrivano. Con «Valida a fine caricamento» aspetta che il partecipante abbia inviato tutto, e la revisione ha una sua scadenza in giorni.
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Anche i validatori hanno un promemoria
Se la revisione ha una scadenza, Flow avvisa i validatori a 3 giorni, al giorno prima e quando la data è passata, per email e con una notifica nell’app. E puoi sollecitarli tu con un clic.
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Un riepilogo chiaro al cliente
Invia al partecipante lo stato di tutti i suoi documenti, oppure solo quelli rifiutati: arriva come «Richiesta nuovo caricamento», con l’elenco di cosa rifare e perché.
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Ciò che è validato resta fermo
Un documento approvato non si cancella né si sostituisce dal lato del cliente: se deve cambiarlo, lo chiede a te. Ogni file mostra il suo stato: da caricare, da validare, rifiutato, validato.
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Anteprima e versioni
PDF, immagini e documenti Office si aprono in anteprima senza scaricarli. Quando un file viene sostituito, la versione precedente resta nella cronologia per 90 giorni, o per il tempo che imposti tu.
Domande frequenti
Flow controlla da solo se il documento è giusto?
No: la revisione la fa una persona, il validatore che scegli tu. Flow controlla al caricamento solo il formato del file (PDF, immagine, foglio di calcolo…), secondo quanto hai impostato per ogni step.
Il cliente viene avvisato quando un documento è rifiutato?
Sì, subito: riceve un’email con il nome del documento, la motivazione e il pulsante per ricaricarlo, nella sua lingua e con il marchio della tua azienda.
Posso tornare indietro su una validazione?
Sì: il validatore può riportare un documento a «da validare». Il partecipante riceve un’email che lo avvisa, e il cambio resta nel registro attività della raccolta.
Chi può validare?
I colleghi la cui tipologia utente ha il permesso di validare, e che assegni come validatori alla raccolta. Ognuno ritrova in dashboard i file da validare delle raccolte che gli sono assegnate.
Le altre funzionalità di Flow
Semplifica la raccolta documenti con Flow
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Alex