Schulungsnachweis für Mitarbeitende: so halten Sie ihn in Ordnung, mit Vorlage

Der Schulungsnachweis ist die Liste der Kurse, die jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter besucht hat, mit Datum, Stunden, Zertifikaten und Ablaufdaten. In Ordnung gehalten bedeutet das: Sie finden sofort, wer was absolviert hat, und bemerken rechtzeitig, was erneuert werden muss. Es genügt eine Zeile pro Kurs, immer gleich ausgefüllt.

Was in den Nachweis gehört

• Mitarbeitende: Vor- und Nachname, immer gleich geschrieben.
• Kurs: ein einheitlicher Name für denselben Kurs.
• Anbieter: wer die Schulung durchgeführt hat.
• Format: Präsenz, Webinar, E-Learning oder Blended.
• Datum und Stunden: wann sie stattfand und wie lange sie dauerte.
• Zertifikat: ob es vorliegt und wo es abgelegt ist.
• Ablaufdatum: wann die Schulung erneuert werden muss, falls vorgesehen.

So organisieren Sie ihn

1. Wählen Sie einen einzigen Ort: eine Datei oder ein Werkzeug, nicht eines pro Abteilung.
2. Verwenden Sie feste Namen: „Erste Hilfe“ darf in der nächsten Zeile nicht zu „EH-Kurs“ werden.
3. Tragen Sie sofort ein: nach jedem Kurs, nicht erst am Jahresende.
4. Legen Sie Zertifikate in einem einzigen Ordner ab, mit dem Namen des Kurses.
5. Legen Sie fest, wer den Nachweis pflegt und wer ihn kontrolliert.

So behalten Sie die Ablaufdaten im Blick

Ein Ablaufdatum nützt nur, wenn jemand rechtzeitig darauf schaut. Legen Sie einen Vorlauf fest, zum Beispiel 60 Tage, und prüfen Sie den Nachweis jeden Monat. In unserer Vorlage springt der Status von selbst auf Gültig, Läuft ab oder Abgelaufen.

Welche Kurse erforderlich sind und wie oft sie erneuert werden müssen, hängt von Ihrer Branche und Ihrer Rolle im Unternehmen ab: Fragen Sie deshalb bei der Person nach, die für Sicherheit oder Schulung zuständig ist.

Die häufigsten Fehler

• Derselbe Kurs unter drei verschiedenen Namen: Die Zahlen stimmen nicht.
• Zertifikate im Postfach einer einzelnen Person: Wenn man sie braucht, findet sie niemand.
• Ablaufdaten nur einmal im Jahr prüfen: Dann ist es schon zu spät.
• Mehrere Dateien, die von Hand zusammengeführt werden: Eine falsche Version genügt, und Daten gehen verloren.

Wo Sie anfangen können

Sie können mit der Schulungsnachweis-Vorlage in Excel beginnen, kostenlos und ohne Anmeldung. Wenn Mitarbeitende und Kurse zunehmen, hält Formatika Kurse und Zertifikate an einem Ort, zeigt mit automatischen Erinnerungen, wer im Rückstand ist, und erspart Ihnen die Neuberechnung von Hand.