Freigabe
Das Team sieht die Termine, die es braucht — nicht die aller anderen
Teilen Sie einen Kalender mit denen, die damit arbeiten, und legen Sie fest, ob sie ihn nur ansehen oder auch darin schreiben dürfen. Wer im Unternehmen verfügbar ist, zeigt der Unternehmenskalender: wer belegt ist, nie warum.
„Sind Sie am Donnerstag da?“ sollte keine Frage sein
Wenn Kalender verschlossen bleiben, läuft jede Abstimmung über eine Nachricht: Wer führt den Kalender der Leitung, wer vertritt wen im Urlaub, wer ist heute außer Haus? Alles zu öffnen ist aber auch keine Lösung: Titel und Teilnehmende einer Besprechung gehen nicht das ganze Büro etwas an. Kalendo trennt beides — Kalender, die mit den richtigen Personen und klaren Rechten geteilt sind, und einen Unternehmenskalender, der nur zeigt, wann jemand belegt ist.
So funktioniert es
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Kalender und Personen wählen
Öffnen Sie im Menü neben dem Kalender „Teilen“, suchen Sie Kollegen nach Namen und fügen Sie sie hinzu.
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Festlegen, was sie dürfen
Nur Lesen für alle, die nur nachsehen müssen, Lesen und Schreiben für alle, die Termine mit Ihnen verwalten. Das Recht ändern oder entziehen Sie jederzeit.
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Sie finden ihn in ihrem Kalendo
Ihr Kollege erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail und findet den Kalender unter „Mit mir geteilt“, neben seinen eigenen.
Teilen Sie Verfügbarkeit, nicht Details.
Was Sie tun können
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Nur lesen oder auch schreiben
Wer nur lesen darf, sieht die Ereignisse ein; wer auch schreiben darf, kann sie in Ihrem Kalender anlegen und bearbeiten — wie eine Assistenz.
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Immer klar, mit wem geteilt
Unter jedem Kalender sehen Sie, mit wem Sie ihn geteilt haben; im Freigabefenster ändern Sie das Recht einer Person oder entfernen sie.
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Jeder hält seine Liste übersichtlich
Wer einen geteilten Kalender erhält, kann ihn aus der eigenen Liste entfernen, wenn er ihn nicht mehr braucht — ohne den Kalender der teilenden Person anzutasten.
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Der Unternehmenskalender, eine Erweiterung
Ein geteilter Kalender, der mit Name, Zeitraum und einer Bezeichnung wie „Belegt“ zeigt, wer belegt oder abwesend ist. Er füllt sich von selbst: genehmigte Abwesenheiten und Schließtage aus Klokka, Besprechungen aus kMeeting, Ereignisse aus Kalendo.
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Jeden Termin veröffentlicht, wer ihn anlegt
Ereignisse haben das Kästchen „Als belegt anzeigen“: Wer es ankreuzt, erscheint im Unternehmenskalender, alles andere bleibt privat. Titel, Beschreibung, Teilnehmende, Ort und Videokonferenz-Link werden nie veröffentlicht.
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Sie entscheiden, wer ihn sieht
Der Unternehmenskalender wird wie die anderen über „Teilen“ freigegeben. Empfänger sehen ihn nur lesend ein: Die Einträge kommen von selbst, niemand tippt sie von Hand.
Vertiefungen
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Firmenkalender
Urlaub, Freistellungen, Besprechungen, Termine außer Haus: Alles landet in einem einzigen Kalender, den berechtigte Kollegen einsehen können. Sie lesen den Namen und das Zeitfenster, nie den Titel, die Teilnehmer oder den Grund. Und niemand muss ihn von Hand pflegen.
Häufige Fragen
Mit wem kann ich einen Kalender teilen?
Mit Kollegen Ihrer Organisation, die Kalendo nutzen, sofern Ihr Profil es erlaubt: Sie suchen sie im Fenster „Teilen“ nach Namen. Um Externen zu zeigen, wann Sie verfügbar sind, gibt es die Buchungsseiten.
Wer sieht meine Termine im Unternehmenskalender?
Nur die Personen, mit denen der Unternehmenskalender geteilt ist, und sie sehen nur Ihren Namen, den Zeitraum und eine Bezeichnung wie „Belegt“ oder „Abwesend“. Von Ihren Kalendo-Ereignissen erscheinen nur die, bei denen Sie „Als belegt anzeigen“ angekreuzt haben.
Wie wird der Unternehmenskalender aktiviert?
Es ist eine Erweiterung von Kalendo: Der Kalender wird in den Einstellungen angelegt, wo Sie auch festlegen, wie die Einträge lauten — Kurz- oder vollständiger Name, Präfix für Besprechungen, Bezeichnung der Ereignisse. Danach teilen Sie ihn mit allen, die ihn sehen sollen.
Die anderen Funktionen von Kalendo
Organisieren Sie die Zeit des Teams mit Kalendo
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kalendo Ordnung in Termine, Aufgaben und Buchungen bringt.
Alex