Zeit organisieren
Einmal eintragen, Kalendo erinnert Sie jedes Mal
Die Montagsbesprechung, die Frist für das Angebot, die dreitägige Dienstreise: Jeder Termin hat seine eigene Form, und Kalendo kennt sie alle. Sie legen die Wiederholung einmal fest, wählen, wie und wann Sie erinnert werden, und müssen sich nicht mehr auf Ihr Gedächtnis verlassen.
Das Problem ist nicht, einen Termin einzutragen, sondern rechtzeitig daran zu denken
Eine Besprechung, die alle zwei Wochen stattfindet, muss man von Hand kopieren, dann ändert sich die Uhrzeit und man muss sie an zwanzig Stellen korrigieren. Fristen landen auf einem separaten Blatt und fallen erst am Tag danach auf. In Kalendo stehen Termine und Aufgaben im selben Kalender: Die Wiederholung wird einmal festgelegt und lässt sich für ein einzelnes Datum, ab einem Datum oder für die ganze Serie ändern; Erinnerungen kommen per E-Mail oder als Benachrichtigung, mit dem Vorlauf, den Sie gewählt haben; Topics zeigen auf einen Blick, um welche Art Termin es sich handelt.
So funktioniert es
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Termin oder Aufgabe anlegen
Titel, Beginn und Dauer — oder eine genaue Endzeit — oder ganztägig. Für etwas zum Abhaken wechseln Sie zum Reiter Aufgabe: Fälligkeit mit Datum und Uhrzeit, Priorität, und Sie markieren sie als erledigt, wenn sie fertig ist.
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Geben Sie ihm einen Rhythmus
Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, oder eine eigene Regel: alle zwei Wochen am Dienstag und Donnerstag, zehnmal oder bis zu einem Datum. Die Serie steht in einer Zeile über dem Termin.
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Wählen Sie, wie Sie erinnert werden
Bis zu drei Erinnerungen pro Eintrag, per E-Mail oder Benachrichtigung, von „zum Zeitpunkt“ bis eine Woche vorher. Hat der Kalender Standard-Erinnerungen, sind sie schon eingestellt.
Eine Regel, fünfzig Besprechungen am richtigen Platz.
Was Sie tun können
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Ein Datum ändern, nicht die ganze Serie
Wenn Sie einen wiederkehrenden Termin ändern oder löschen, fragt Kalendo: nur dieses Vorkommen, dieses und alle folgenden oder die ganze Serie. Vergangene Termine bleiben, wo sie sind.
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Mehrtägige und ganztägige Termine
Eine Messe, eine Dienstreise, eine Urlaubswoche: Sie legen Beginn und Ende fest, und der Termin erscheint als ein einziger Balken über den Stunden, ohne den Tag zu verdecken.
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Aufgaben mit Fälligkeit und Priorität
Zu erledigende Dinge stehen neben den Terminen, mit niedriger, mittlerer oder hoher Priorität. Wurde Ihnen eine Aufgabe zugewiesen, sehen Sie von wem, und erledigte lassen sich im Kalender ausblenden.
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Topics, um die Art des Termins zu erkennen
Kategorien mit Namen und Farbe — Meeting, Kundenbesuche, Schulung —, die Sie in den Termindetails zuweisen. „Meeting“ ist vorhanden und wird von Videokonferenzen verwendet.
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Ort mit Vorschlägen
Während Sie die Adresse eintippen, schlägt Kalendo passende Orte vor: keine halb geschriebenen Straßen, und wer die Einladung erhält, weiß, wohin.
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Termin per Ziehen verschieben
Der Kunde möchte eine Stunde früher? Sie ziehen den Termin auf die neue Uhrzeit oder ziehen an seinem Rand, um die Dauer zu ändern.
Häufige Fragen
Wenn ich die Uhrzeit einer wiederkehrenden Besprechung ändere, was passiert mit den anderen?
Das entscheiden Sie. „Nur dieses Vorkommen“ lässt die übrigen Termine unverändert; „dieses und alle folgenden“ ändert ab diesem Punkt und lässt frühere unberührt; „die ganze Serie“ aktualisiert alle Vorkommen, auch vergangene.
Was ist der Unterschied zwischen einem Termin und einer Aufgabe?
Ein Termin belegt ein Zeitfenster: Beginn, Dauer, Ort, Teilnehmende. Eine Aufgabe hat eine Fälligkeit, eine Priorität und den Status „erledigt“: Sie ist etwas, das bis zu einem Zeitpunkt zu tun ist, keine blockierte Zeit. Beide stehen im selben Kalender und in der Agenda.
Kommen Benachrichtigungen auch, wenn Kalendo geschlossen ist?
Erinnerungen per E-Mail kommen in jedem Fall. Für Push-Benachrichtigungen erlauben Sie diese einmal im Browser: Danach erscheinen die Hinweise auch, wenn der Kalendo-Tab nicht geöffnet ist.
Die anderen Funktionen von Kalendo
Organisieren Sie die Zeit des Teams mit Kalendo
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kalendo Ordnung in Termine, Aufgaben und Buchungen bringt.
Alex