Online-Buchung
Sie schicken einen Link, der Termin legt sich von selbst fest
Wer Sie treffen möchte, öffnet Ihre Seite, sieht nur die Zeiten, in denen Sie wirklich frei sind, und wählt. Die Person erhält die Bestätigung mit der Einladung, Sie finden den Termin im Kalender: Niemand musste „Passt Ihnen Dienstag um 10?“ schreiben.
Einen Termin festzulegen sollte keine sechs E-Mails kosten
Sie schlagen drei Zeiten vor, die andere Seite nimmt eine, die inzwischen belegt ist, und alles beginnt von vorn. Mit einer Buchungsseite legen Sie die Regeln einmal fest — wann Sie Termine annehmen, wie lange ein Treffen dauert, wie viel Abstand Sie zwischen zwei Terminen brauchen — und Kalendo bietet nur Zeiten an, die diese Regeln einhalten, mit Blick auf Ihre Kalender in Echtzeit.
So funktioniert es
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Seite einrichten
Vergeben Sie einen Titel, wählen Sie Dauer, wöchentliche Zeitfenster und die zu prüfenden Kalender. Bei Bedarf ergänzen Sie Fragen an die buchende Person und den Ort, vor Ort oder online.
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Link teilen
Setzen Sie ihn in Ihre E-Mail-Signatur, schicken Sie ihn einem Kunden oder binden Sie die Seite in Ihre Website ein, als Button mit Popup oder direkt im Inhalt. Den Code zum Einfügen kopieren Sie mit einem Klick.
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Der Termin landet im Kalender
Die buchende Person erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit der Einladung für den eigenen Kalender; Sie werden benachrichtigt und finden den Termin im gewählten Kalender. Muss er verschoben werden, bucht die Person selbst um.
Sie entscheiden, wann Sie Zeit haben. Die anderen wählen, wann sie kommen.
Was Sie tun können
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Verfügbarkeit nach Ihren Regeln
Zeitfenster für jeden Tag, freie Zeit vor und nach jedem Treffen, Mindestvorlauf und eine Grenze, wie weit im Voraus gebucht werden kann. Sie können auch eine Höchstzahl an Buchungen pro Zeitfenster festlegen: Ist sie erreicht, wird dieses Zeitfenster geschlossen.
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Keine Doppelbuchungen
Die Seite prüft alle Kalender, die Sie verknüpfen: Sind Sie in einem davon belegt, wird diese Zeit nicht angeboten. Und wollen zwei Personen denselben Slot, wird die zweite gebeten, einen anderen zu wählen.
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Die Informationen vor dem Treffen
Neben Name und E-Mail fragen Sie ab, was Sie brauchen: Firma, Telefon, USt-IdNr., Thema, Teilnehmerzahl oder eigene Fragen, als Freitext oder Auswahl, auf Wunsch als Pflichtfeld.
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Vor Ort oder online
Wählen Sie den Ort aus Ihren gespeicherten Orten oder machen Sie das Treffen online: Für jede Buchung erzeugt Kalendo einen eigenen kMeeting-Link, den der Gast in der Bestätigung findet.
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Erinnerungen gegen Nichterscheinen
Der Gast erhält vor dem Termin eine E-Mail: eine Woche, einen Tag, eine Stunde, eine halbe Stunde vorher oder wann Sie wollen, auch mehrere. Auf Wunsch geht sie auch an Sie.
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Die Seite spricht für Ihr Unternehmen
Die öffentlichen Seiten tragen die Marke Ihres Unternehmens, zeigen beim Teilen des Links eine saubere Vorschau und erscheinen als Wochenkalender oder in einer minimalen Ansicht, die auf dem Smartphone immer verwendet wird.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Gast verschieben oder absagen muss?
Über den Link in der Bestätigung öffnet der Gast die Seite seiner Buchung: Er kann sie stornieren, auf eine andere freie Zeit umbuchen — auf Wunsch mit Begründung — oder dem Online-Meeting beitreten. Bei einer Umbuchung wird die alte Buchung storniert und eine neue Bestätigung verschickt.
Kann ich zu jedem Termin einen Kollegen hinzuziehen?
Ja, mit festen Eingeladenen: Die Kollegen, die Sie angeben, erhalten bei jeder Buchung dieser Seite die Einladung, ohne dass die buchende Person sie sieht oder eintragen muss. Diese kann ihrerseits eigene Personen einladen.
Werden meine Termine in Google Kalender oder Outlook berücksichtigt?
Ja, wenn Sie das Konto mit Kalendo synchronisieren und den Kalender, in dem diese Termine ankommen, mit der Seite verknüpfen: Für die Seite zählen sie wie jeder andere Termin, und diese Zeiten werden nicht angeboten.
Die anderen Funktionen von Kalendo
Organisieren Sie die Zeit des Teams mit Kalendo
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kalendo Ordnung in Termine, Aufgaben und Buchungen bringt.
Alex