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Réservation en ligne

Vous envoyez un lien, le rendez-vous se fixe tout seul

Qui veut vous rencontrer ouvre votre page, ne voit que les créneaux où vous êtes vraiment libre et choisit. Il reçoit la confirmation avec l’invitation, vous trouvez l’événement dans votre agenda : personne n’a eu à écrire « mardi à 10 h, ça vous va ? ».

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Fixer un créneau ne devrait pas demander six e-mails

Vous proposez trois créneaux, l’autre en accepte un que vous avez entre-temps occupé, et tout recommence. Avec une page de réservation, vous fixez les règles une fois — quand vous recevez, combien dure un rendez-vous, quelle marge il vous faut entre deux rendez-vous — et Kalendo ne propose que les créneaux qui les respectent, en vérifiant vos agendas en temps réel.

Comment ça marche

  1. Préparez la page

    Donnez-lui un titre, choisissez la durée, les plages horaires hebdomadaires et les agendas à vérifier. Si besoin, ajoutez des questions pour la personne qui réserve et le lieu, en présentiel ou en ligne.

  2. Partagez le lien

    Mettez-le dans votre signature e-mail, envoyez-le à un client ou intégrez la page à votre site, sous forme de bouton avec popup ou directement dans le contenu. Le code à coller se copie en un clic.

  3. Le rendez-vous arrive dans l’agenda

    La personne qui réserve reçoit l’e-mail de confirmation avec l’invitation à ajouter à son agenda ; vous êtes averti et trouvez l’événement dans l’agenda choisi. S’il faut le déplacer, elle le reprogramme elle-même.

Vous décidez quand vous êtes disponible. Les autres choisissent quand venir.

Ce que vous pouvez faire

  • Disponibilité selon vos règles

    Des plages horaires pour chaque jour, du temps libre avant et après chaque rendez-vous, un préavis minimum et une limite de jours à l’avance. Vous pouvez aussi plafonner les réservations par plage : une fois atteint, cette plage se ferme.

  • Pas de doubles réservations

    La page vérifie tous les agendas que vous y reliez : si vous êtes occupé dans l’un d’eux, ce créneau n’est pas proposé. Et si deux personnes visent le même créneau, la seconde est invitée à en choisir un autre.

  • Les informations avant le rendez-vous

    En plus du nom et de l’e-mail, demandez ce dont vous avez besoin : entreprise, téléphone, numéro de TVA, sujet, nombre de participants ou vos propres questions, en réponse libre ou à choix, obligatoires si vous le souhaitez.

  • En présentiel ou en ligne

    Choisissez le lieu parmi ceux que vous avez enregistrés, ou faites le rendez-vous en ligne : pour chaque réservation, Kalendo génère un lien kMeeting dédié, que l’invité retrouve dans la confirmation.

  • Des rappels qui réduisent les absences

    L’invité reçoit un e-mail avant le rendez-vous : une semaine, un jour, une heure, une demi-heure avant ou quand vous le décidez, et même plusieurs. Si vous le souhaitez, vous le recevez aussi.

  • La page parle pour votre entreprise

    Les pages publiques portent la marque de votre entreprise, affichent un aperçu soigné quand le lien est partagé et se présentent en agenda hebdomadaire ou en version minimale, toujours utilisée sur smartphone.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si l’invité doit déplacer ou annuler ?

Depuis le lien de la confirmation, il ouvre la page de sa réservation : il peut l’annuler, la reprogrammer sur un nouveau créneau libre — avec un motif s’il le souhaite — ou rejoindre la réunion en ligne. En cas de déplacement, l’ancienne réservation est annulée et une nouvelle confirmation est envoyée.

Puis-je associer un collègue à chaque rendez-vous ?

Oui, avec les invités fixes : les collègues que vous indiquez reçoivent l’invitation à chaque réservation de cette page, sans que la personne qui réserve les voie ni doive les saisir. Celle-ci peut, de son côté, ajouter ses propres invités.

Les engagements que j’ai dans Google Agenda ou Outlook sont-ils pris en compte ?

Oui, si vous synchronisez le compte avec Kalendo et reliez à la page l’agenda où arrivent ces événements : pour la page, ils comptent comme n’importe quel autre engagement, et ces créneaux ne sont pas proposés.

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