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Prenotazioni online

Mandi un link, l’appuntamento si fissa da solo

Chi vuole incontrarti apre la tua pagina, vede solo gli orari in cui sei davvero libero e sceglie. Riceve la conferma con l’invito, tu trovi l’evento in calendario: nessuno ha dovuto scrivere «martedì alle 10 ti va bene?».

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Fissare un orario non dovrebbe richiedere sei email

Proponi tre orari, l’altro ne accetta uno che nel frattempo hai occupato, si ricomincia. Con una pagina di prenotazione decidi una volta le regole — quando ricevi, quanto dura un incontro, quanto margine ti serve fra un appuntamento e l’altro — e Kalendo propone solo gli orari che le rispettano, controllando i tuoi calendari in tempo reale.

Come funziona

  1. Prepara la pagina

    Dai un titolo, scegli la durata, le fasce orarie settimanali e i calendari da controllare. Se serve, aggiungi le domande per chi prenota e il luogo, in presenza o online.

  2. Condividi il link

    Mettilo nella firma email, invialo a un cliente o incorpora la pagina nel sito, come pulsante con popup o direttamente nel testo. Il codice da incollare si copia con un clic.

  3. L’appuntamento arriva in calendario

    Chi prenota riceve l’email di conferma con l’invito da aggiungere al proprio calendario; tu vieni avvisato e trovi l’evento nel calendario scelto. Se deve spostarlo, lo riprogramma da solo.

Tu decidi quando sei disponibile. Gli altri scelgono quando venire.

Cosa puoi fare

  • Disponibilità con le tue regole

    Fasce orarie per ogni giorno, tempo libero prima e dopo ogni incontro, preavviso minimo e limite di giorni in avanti. Puoi anche fissare un tetto di prenotazioni per fascia: raggiunto quello, quella fascia si chiude.

  • Niente doppie prenotazioni

    La pagina guarda tutti i calendari che le colleghi: se sei occupato in uno qualsiasi, quell’orario non viene proposto. E se due persone puntano allo stesso slot, la seconda viene invitata a sceglierne un altro.

  • Le informazioni prima dell’incontro

    Oltre a nome ed email, chiedi quello che ti serve: azienda, telefono, partita IVA, argomento, numero di partecipanti o domande tue, a risposta libera o a scelta, anche obbligatorie.

  • In presenza o online

    Scegli la sede fra i luoghi che hai salvato, oppure rendi l’incontro online: per ogni prenotazione Kalendo genera un link kMeeting dedicato, che l’ospite ritrova nella conferma.

  • Promemoria che riducono le assenze

    L’ospite riceve un’email prima dell’appuntamento: una settimana, un giorno, un’ora, mezz’ora prima o quando decidi tu, anche più di una. Se vuoi, arriva anche a te.

  • La pagina parla per la tua azienda

    Le pagine pubbliche portano il marchio della tua azienda, hanno un’anteprima curata quando il link viene condiviso e si presentano come calendario settimanale o in versione minimale, che su smartphone è sempre quella.

Domande frequenti

Cosa succede se l’ospite deve spostare o annullare?

Dal link nella conferma apre la pagina della sua prenotazione: può annullarla, riprogrammarla scegliendo un nuovo orario fra quelli liberi — con un motivo, se vuole — o entrare nel meeting online. In caso di spostamento la prenotazione precedente viene annullata e arriva una nuova conferma.

Posso coinvolgere un collega in ogni appuntamento?

Sì, con gli invitati fissi: i colleghi che indichi ricevono l’invito a ogni prenotazione di quella pagina, senza che chi prenota li veda o debba inserirli. Chi prenota, a sua volta, può aggiungere le proprie persone da invitare.

Gli impegni che ho su Google Calendar o Outlook vengono considerati?

Sì, se sincronizzi l’account con Kalendo e colleghi alla pagina il calendario in cui arrivano quegli eventi: per la pagina contano come qualsiasi altro impegno, e quegli orari non vengono proposti.

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