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Condivisione

Il team vede gli impegni che gli servono, non quelli di tutti

Condividi un calendario con chi ci deve lavorare e scegli se può solo guardarlo o anche scriverci. Per sapere chi è disponibile in azienda c’è il calendario aziendale: dice chi è occupato, mai il perché.

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«Ci sei giovedì?» non dovrebbe essere una domanda

Quando i calendari restano chiusi, ogni coordinamento passa da un messaggio: chi gestisce l’agenda del responsabile, chi copre le ferie di chi, chi oggi è fuori sede. Aprire tutto però non è la risposta: titolo e partecipanti di una riunione non riguardano l’intero ufficio. Kalendo tiene separate le due cose — calendari condivisi con le persone giuste e con permessi chiari, e un calendario aziendale che dice soltanto quando una persona è occupata.

Come funziona

  1. Scegli il calendario e le persone

    Dal menu accanto al calendario apri «Condividi», cerca i colleghi per nome e aggiungili.

  2. Decidi che cosa possono fare

    Sola lettura per chi deve solo consultarlo, lettura e scrittura per chi gestisce gli appuntamenti con te. Il permesso si cambia o si toglie quando vuoi.

  3. Lo trovano nel loro Kalendo

    Il collega riceve un avviso e un’email, e trova il calendario nella sezione «Condivisi con me», accanto ai suoi.

Condividi la disponibilità, non i dettagli.

Cosa puoi fare

  • Sola lettura o anche scrittura

    Chi ha la sola lettura consulta gli eventi; chi ha anche la scrittura può crearli e modificarli sul tuo calendario, come farebbe un’assistente.

  • Sempre chiaro con chi è condiviso

    Sotto ogni calendario leggi con chi lo hai condiviso; nella finestra di condivisione cambi il permesso di una persona o la rimuovi.

  • Ognuno tiene il suo elenco in ordine

    Chi riceve un calendario condiviso può toglierlo dal proprio elenco quando non gli serve più, senza toccare quello di chi l’ha condiviso.

  • Il calendario aziendale, un’estensione

    Un calendario condiviso che mostra chi è occupato o assente con nome, fascia oraria e una dicitura come «Occupato». Si compila da solo: assenze approvate e chiusure da Klokka, riunioni da kMeeting, eventi da Kalendo.

  • Ogni impegno lo pubblica chi lo crea

    Sugli eventi c’è la casella «segnala che sono occupato»: chi la spunta compare sul calendario aziendale, il resto rimane privato. Titolo, descrizione, partecipanti, luogo e link della videoconferenza non vengono mai pubblicati.

  • Chi lo vede lo decidi tu

    Il calendario aziendale si condivide con «Condividi», come gli altri. Chi lo riceve lo consulta in sola lettura: le voci ci arrivano da sole, nessuno le scrive a mano.

Approfondimenti

  • Calendario aziendale

    Ferie, permessi, riunioni, appuntamenti fuori sede: finiscono tutti in un unico calendario che i colleghi autorizzati possono consultare. Ci leggono il nome e la fascia oraria, mai il titolo, i partecipanti o il motivo. E nessuno deve aggiornarlo a mano.

Domande frequenti

Con chi posso condividere un calendario?

Con i colleghi della tua organizzazione che usano Kalendo, se il tuo profilo lo consente: li cerchi per nome nella finestra «Condividi». Per mostrare a chi è fuori quando sei disponibile ci sono le pagine di prenotazione.

Chi vede i miei impegni sul calendario aziendale?

Solo le persone con cui il calendario aziendale è condiviso, e vedono soltanto il tuo nome, la fascia oraria e una dicitura come «Occupato» o «Assente». Degli eventi di Kalendo compaiono solo quelli per cui hai spuntato «segnala che sono occupato».

Come si attiva il calendario aziendale?

È un’estensione di Kalendo: il calendario si crea dalle Impostazioni, dove si sceglie anche come si leggono le voci — nome breve o completo, prefisso delle riunioni, dicitura degli eventi. Poi lo si condivide con chi deve vederlo.

Le altre funzionalità di Kalendo

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