Ein Produkt von

Erweiterung von Kalendo

Wer ist heute da? Sie wissen es, ohne jemanden zu fragen.

Urlaub, Freistellungen, Besprechungen, Termine außer Haus: Alles landet in einem einzigen Kalender, den berechtigte Kollegen einsehen können. Sie lesen den Namen und das Zeitfenster, nie den Titel, die Teilnehmer oder den Grund. Und niemand muss ihn von Hand pflegen.

Demo anfragen Überblick über Kalendo

Verfügbarkeit ja, Privatleben nein

Um zu wissen, ob ein Kollege da ist, bleiben meist zwei Wege: herumfragen oder die persönlichen Kalender teilen und allen auch den Arzttermin um elf zeigen. Der Firmenkalender ist der dritte Weg. Er ist ein eigens angelegter Kalender in Kalendo, der sich von selbst mit Einträgen ohne Details füllt. In Klokka genehmigte Abwesenheiten werden zu „M. Rossi — Abwesend“, nur mit den Daten und nie mit der Art der Abwesenheit; eine zweistündige Freistellung belegt ihre zwei Stunden, nicht den ganzen Tag. Betriebsschließungen erscheinen als ganze Tage. Besprechungen aus kMeeting und Termine aus Kalendo kommen hinzu, wenn die Person, die sie anlegt, das Häkchen „Im Firmenkalender als beschäftigt anzeigen“ gesetzt lässt: Statt des Titels erscheint die vom Unternehmen gewählte Bezeichnung — „Beschäftigt“, sofern keine andere gewählt wurde — oder die des Topics des Termins. Wer den Kalender sieht, entscheidet der Administrator mit „Teilen“, wie bei jedem anderen Kalender; die Empfänger sehen ihn nur lesend.

So funktioniert es

  1. Kalender anlegen

    Unter Einstellungen → Firmenkalender: „Firmenkalender erstellen“. Wer Kalendo verwaltet, sieht außerdem einen Hinweis, der daran erinnert, bis der Kalender angelegt oder der Hinweis geschlossen ist.

  2. Festlegen, wer ihn sieht

    Mit „Teilen“ im Menü neben dem Kalender, wie bei den anderen. Dieselben Personen sind auch die einzigen, die dort ihre eigene Belegung melden können.

  3. Lassen Sie ihn sich füllen

    Genehmigte Abwesenheiten und Schließungen aus Klokka, Besprechungen aus kMeeting, Kalendo-Termine mit Häkchen: Die Einträge kommen, verschieben sich und verschwinden zusammen mit dem Original.

Man sieht, wer beschäftigt ist. Nicht warum.

Was Sie tun können

  • Kein Detail dringt nach außen

    In den Firmenkalender kommen Name und Zeitfenster. Nie der Titel, die Beschreibung, die Teilnehmer, der Ort oder der Link zur Videokonferenz.

  • Abwesenheiten kommen aus Klokka

    Nur genehmigte, als „Abwesend“ und nie mit der Art: Eine Krankheit wird nicht öffentlich. In Klokka lässt sich auch jemand ausnehmen, und seine Einträge verschwinden.

  • Besprechungen und Termine mit einem Häkchen

    Beim Anlegen einer Besprechung oder eines Termins kann das Häkchen „als beschäftigt anzeigen“ schon gesetzt sein. Wer diesen einen Termin nicht veröffentlichen will, entfernt es.

  • Die Worte wählt das Unternehmen

    Der Name als „M. Rossi“, „Mario Rossi“ oder „MR“; ein Präfix für Besprechungen; die Bezeichnung der Termine und eine eigene pro Topic, etwa „Außer Haus“. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis.

  • Folgt auch Serienterminen

    Verschieben oder streichen Sie ein einzelnes Vorkommen eines Serientermins, verschiebt sich der Eintrag im Firmenkalender mit oder verschwindet: Kollegen sehen Sie nicht beschäftigt, wenn Sie frei sind.

  • Für alle nur lesend

    Niemand schreibt von Hand hinein: Die Einträge setzen die Anwendungen. Schalten Sie ihn aus, sammelt er keine neuen mehr und behält die vorhandenen; wieder eingeschaltet, macht er dort weiter.

Häufige Fragen

Sehen Kollegen den Titel meiner Termine?

Nein. Statt des Titels erscheint die Bezeichnung des Unternehmens oder des Topics, und nur bei Terminen, bei denen Sie das Häkchen gesetzt gelassen haben. Ihr Kalender bleibt Ihrer: Ihn sieht nur, mit wem Sie ihn geteilt haben.

Erkennt man, ob eine Abwesenheit Krankheit oder Urlaub ist?

Nein: Jede genehmigte Abwesenheit erscheint als „Abwesend“, mit Namen und Daten, nie mit Art oder Begründung. Noch nicht genehmigte Anträge erscheinen gar nicht.

Wer kann sich als beschäftigt melden?

Wer Zugriff auf den Firmenkalender hat und in seinem Typ das entsprechende Privileg: Die Typen legt der Administrator von Kalendo fest. Abwesenheiten aus Klokka kommen dagegen für alle an, außer für ausgenommene Personen.

Die anderen Funktionen von Kalendo

Organisieren Sie die Zeit des Teams mit Kalendo

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kalendo Ordnung in Termine, Aufgaben und Buchungen bringt.

Demo anfragen