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Partilha

A equipa vê os compromissos de que precisa, não os de toda a gente

Partilhe um calendário com quem tem de trabalhar nele e escolha se pode só vê-lo ou também escrever. Para saber quem está disponível na empresa há o calendário da empresa: diz quem está ocupado, nunca porquê.

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«Estás cá na quinta?» não devia ser uma pergunta

Quando os calendários ficam fechados, cada coordenação passa por uma mensagem: quem gere a agenda do responsável, quem cobre as férias de quem, quem está hoje fora do escritório. Abrir tudo também não é a resposta: o título e os participantes de uma reunião não dizem respeito ao escritório inteiro. O Kalendo mantém as duas coisas separadas — calendários partilhados com as pessoas certas e permissões claras, e um calendário da empresa que diz apenas quando alguém está ocupado.

Como funciona

  1. Escolha o calendário e as pessoas

    No menu ao lado do calendário abra «Partilhar», procure os colegas pelo nome e acrescente-os.

  2. Decida o que podem fazer

    Só leitura para quem só precisa de consultar, leitura e escrita para quem gere as marcações consigo. A permissão muda-se ou retira-se quando quiser.

  3. Encontram-no no seu Kalendo

    O colega recebe um aviso e um e-mail, e encontra o calendário na secção «Partilhados comigo», ao lado dos seus.

Partilhe a disponibilidade, não os detalhes.

O que pode fazer

  • Só leitura ou também escrita

    Quem tem só leitura consulta os eventos; quem tem também escrita pode criá-los e alterá-los no seu calendário, como faria um assistente.

  • Sempre claro com quem está partilhado

    Debaixo de cada calendário lê com quem o partilhou; na janela de partilha muda a permissão de uma pessoa ou remove-a.

  • Cada um mantém a sua lista arrumada

    Quem recebe um calendário partilhado pode tirá-lo da sua lista quando já não precisar, sem mexer no de quem o partilhou.

  • O calendário da empresa, uma extensão

    Um calendário partilhado que mostra quem está ocupado ou ausente com nome, intervalo horário e uma indicação como «Ocupado». Preenche-se sozinho: ausências aprovadas e encerramentos do Klokka, reuniões do kMeeting, eventos do Kalendo.

  • Cada compromisso é publicado por quem o cria

    Nos eventos há a caixa «indicar que estou ocupado»: quem a marca aparece no calendário da empresa, o resto fica privado. Título, descrição, participantes, local e link da videoconferência nunca são publicados.

  • É você quem decide quem o vê

    O calendário da empresa partilha-se com «Partilhar», como os outros. Quem o recebe consulta-o só de leitura: as entradas chegam sozinhas, ninguém as escreve à mão.

Aprofundamentos

  • Calendário da empresa

    Férias, dispensas, reuniões, compromissos fora do escritório: tudo acaba num único calendário que os colegas autorizados podem consultar. Leem o nome e o intervalo horário, nunca o título, os participantes ou o motivo. E ninguém tem de o atualizar à mão.

Perguntas frequentes

Com quem posso partilhar um calendário?

Com os colegas da sua organização que usam o Kalendo, se o seu perfil o permitir: procura-os pelo nome na janela «Partilhar». Para mostrar a quem está de fora quando está disponível há as páginas de marcação.

Quem vê os meus compromissos no calendário da empresa?

Só as pessoas com quem o calendário da empresa está partilhado, e veem apenas o seu nome, o intervalo horário e uma indicação como «Ocupado» ou «Ausente». Dos eventos do Kalendo aparecem só aqueles em que marcou «indicar que estou ocupado».

Como se ativa o calendário da empresa?

É uma extensão do Kalendo: o calendário cria-se nas Definições, onde também se escolhe como se leem as entradas — nome curto ou completo, prefixo das reuniões, indicação dos eventos. Depois partilha-se com quem o deve ver.

As outras funcionalidades do Kalendo

Organize o tempo da equipa com o Kalendo

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Kalendo põe ordem em eventos, atividades e marcações.

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