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Organiser son temps

Vous l’écrivez une fois, Kalendo vous le rappelle à chaque fois

La réunion du lundi, l’échéance du devis, le déplacement de trois jours : chaque engagement a sa forme, et Kalendo les connaît toutes. Vous réglez la récurrence une fois, choisissez comment et quand être prévenu, et cessez de compter sur votre mémoire.

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Le problème n’est pas de noter un engagement, c’est de s’en souvenir à temps

Une réunion qui revient toutes les deux semaines doit être recopiée à la main, puis l’horaire change et il faut la corriger à vingt endroits. Les échéances finissent sur une feuille à part et on les découvre le lendemain. Dans Kalendo, événements et tâches cohabitent dans le même calendrier : la récurrence s’écrit une fois et se modifie pour une seule date, à partir d’une date ou pour toute la série ; les rappels arrivent par e-mail ou en notification, avec l’avance choisie ; les topics disent d’un coup d’œil de quel type d’engagement il s’agit.

Comment ça marche

  1. Créez l’événement ou la tâche

    Titre, début et durée — ou une heure de fin précise — ou toute la journée. Pour un engagement à cocher, passez à l’onglet Tâche : échéance avec date et heure, priorité, et vous la marquez terminée une fois faite.

  2. Donnez-lui un rythme

    Chaque jour, semaine, mois ou année, ou une règle à vous : toutes les deux semaines le mardi et le jeudi, dix fois ou jusqu’à une date. La série se lit en une ligne au-dessus de l’événement.

  3. Choisissez comment être prévenu

    Jusqu’à trois rappels par engagement, par e-mail ou notification, de « au moment même » à une semaine avant. Si le calendrier a des rappels par défaut, ils sont déjà en place.

Une seule règle, cinquante réunions à leur place.

Ce que vous pouvez faire

  • Changez une date, pas toute la série

    Quand vous modifiez ou supprimez un événement récurrent, Kalendo demande : seulement cette occurrence, celle-ci et les suivantes, ou toute la série. Les dates passées restent en place.

  • Événements sur plusieurs jours et toute la journée

    Un salon, un déplacement, une semaine de congés : vous fixez début et fin et l’engagement apparaît comme une seule barre au-dessus des heures, sans masquer la journée.

  • Tâches avec échéance et priorité

    Les choses à faire côtoient les rendez-vous, avec une priorité basse, moyenne ou haute. Si une tâche vous a été assignée, vous voyez par qui, et les tâches terminées peuvent être masquées du calendrier.

  • Des topics pour reconnaître le type d’engagement

    Des catégories avec nom et couleur — Meeting, Visites clients, Formation — que vous attribuez depuis le détail de l’événement. « Meeting » existe déjà et sert aux visioconférences.

  • Lieu avec suggestions

    Pendant que vous tapez l’adresse, Kalendo propose les lieux correspondants : plus de rues à moitié écrites, et qui reçoit l’invitation sait où aller.

  • Déplacez un événement en le faisant glisser

    Le client demande d’avancer d’une heure ? Prenez l’événement et déposez-le au nouvel horaire, ou étirez son bord pour en changer la durée.

Questions fréquentes

Si je change l’horaire d’une réunion récurrente, qu’arrive-t-il aux autres ?

C’est vous qui décidez. « Seulement cette occurrence » laisse les autres dates inchangées ; « celle-ci et les suivantes » modifie à partir de là sans toucher aux précédentes ; « toute la série » met à jour toutes les occurrences, y compris celles déjà passées.

Quelle différence entre un événement et une tâche ?

L’événement occupe un créneau : début, durée, lieu, participants. La tâche a une échéance, une priorité et un état « terminé » : c’est une chose à faire avant une certaine heure, pas du temps bloqué. Les deux sont dans le même calendrier et dans l’agenda.

Les notifications arrivent-elles même si Kalendo est fermé ?

Le rappel par e-mail arrive dans tous les cas. Pour la notification push, il suffit de l’autoriser une fois dans le navigateur : ensuite les alertes s’affichent même quand l’onglet Kalendo n’est pas ouvert.

Les autres fonctionnalités de Kalendo

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