Organizzare il tempo
Lo scrivi una volta, Kalendo te lo ricorda ogni volta
La riunione del lunedì, la scadenza del preventivo, la trasferta di tre giorni: ogni impegno ha la sua forma, e Kalendo le conosce tutte. Imposti la ricorrenza una volta, scegli come e quando essere avvisato, e smetti di affidarti alla memoria.
Il problema non è segnare un impegno, è ricordarsene in tempo
Una riunione che si ripete ogni due settimane va ricopiata a mano, poi cambia l’orario e bisogna correggerla in venti punti. Le scadenze finiscono su un foglio a parte e si scoprono il giorno dopo. In Kalendo eventi e task convivono nello stesso calendario: la ricorrenza si scrive una volta e si modifica per una sola data, da una data in poi o per tutta la serie; i promemoria arrivano via email o come notifica, con l’anticipo che hai scelto; i topic dicono a colpo d’occhio che tipo di impegno è.
Come funziona
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Crea l’evento o il task
Titolo, inizio e durata — o un’ora di fine precisa — oppure tutto il giorno. Per un impegno da spuntare passi alla scheda Task: scadenza con data e ora, priorità, e lo segni completato quando è fatto.
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Dagli un ritmo
Ogni giorno, settimana, mese o anno, oppure una regola tua: ogni due settimane il martedì e il giovedì, per dieci volte o fino a una data. La serie si legge in una riga sopra l’evento.
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Scegli come essere avvisato
Fino a tre promemoria per impegno, via email o notifica, da «al momento» a una settimana prima. Se il calendario ha promemoria predefiniti, li trovi già impostati.
Una regola sola, cinquanta riunioni al loro posto.
Cosa puoi fare
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Cambi una data, non tutta la serie
Quando sposti o elimini un evento ricorrente, Kalendo chiede: solo questa occorrenza, questa e le successive, o tutta la serie. Le date passate restano dove sono.
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Eventi di più giorni e di tutto il giorno
Una fiera, una trasferta, una settimana di ferie: imposti inizio e fine e l’impegno compare come una barra unica sopra le ore, senza coprire la giornata.
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Task con scadenza e priorità
Le cose da fare stanno accanto agli appuntamenti, con priorità bassa, media o alta. Se un task ti è stato assegnato vedi da chi, e i completati si possono nascondere dal calendario.
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Topic per riconoscere il tipo di impegno
Categorie con nome e colore — Meeting, Visite clienti, Formazione — che assegni dal dettaglio dell’evento. «Meeting» c’è già e lo usano le videoconferenze.
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Luogo con suggerimenti
Mentre scrivi l’indirizzo Kalendo propone i luoghi corrispondenti: niente vie scritte a metà, e chi riceve l’invito sa dove andare.
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Sposti un evento trascinandolo
Il cliente chiede di anticipare di un’ora? Prendi l’evento e lo porti al nuovo orario, o ne allunghi il bordo per cambiarne la durata.
Domande frequenti
Se cambio l’orario di una riunione ricorrente, cosa succede alle altre?
Decidi tu. «Solo questa occorrenza» lascia invariate le altre date; «questa e le successive» cambia da lì in avanti e non tocca le precedenti; «tutta la serie» aggiorna tutte le occorrenze, anche quelle già passate.
Che differenza c’è fra un evento e un task?
L’evento occupa una fascia oraria: inizio, durata, luogo, partecipanti. Il task ha una scadenza, una priorità e uno stato «completato»: è una cosa da fare entro una certa ora, non un tempo bloccato. Entrambi stanno nello stesso calendario e nell’agenda.
Le notifiche arrivano anche se Kalendo è chiuso?
Il promemoria via email arriva comunque. Per la notifica push basta autorizzarla una volta nel browser: da lì in poi gli avvisi compaiono anche quando la scheda di Kalendo non è aperta.
Le altre funzionalità di Kalendo
Organizza il tempo del team con Kalendo
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Alex