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Eingangskanäle

Keine Anfrage geht im Postfach von jemandem im Urlaub verloren

Der Kunde schreibt wie immer an die Adresse, die er kennt, oder füllt ein Formular auf Ihrer Website aus. kDesk macht aus jeder Nachricht ein Ticket, bestätigt ihm den Eingang in seiner Sprache und hängt spätere Antworten an denselben Verlauf.

Demo anfragen Überblick über kDesk

Ein geteiltes Postfach ist kein Kundenservice

support@, von drei Personen gelesen, Weiterleitungen an den Zuständigen, Nachrichten als gelesen markiert und nie beantwortet: So bleibt eine Anfrage von Studio Morelli eine Woche liegen. Mit kDesk bleibt das Postfach dasselbe, aber jede E-Mail wird zum Ticket mit Nummer, Status und jemandem, der sich darum kümmert. Der Kunde muss nichts ändern.

So funktioniert es

  1. Postfächer verbinden

    Sie geben die IMAP-Daten zum Lesen und SMTP zum Antworten ein und wählen, in welchem Bereich, welcher Kategorie und welcher Organisation die Tickets dieses Postfachs entstehen. Verbinden Sie so viele, wie Sie brauchen: Support, Verwaltung, eine Adresse pro Produkt.

  2. Der Kunde schreibt

    Eine E-Mail oder ein auf der Website ausgefülltes Formular: kDesk eröffnet das Ticket, speichert die Anhänge, behält die Personen in Kopie und sendet die Eingangsbestätigung in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat.

  3. Ein einziger Verlauf

    Antwortet der Kunde aus seinem Postfach, hängt sich die Nachricht an dasselbe Ticket, statt ein neues zu eröffnen. Wer die Anfrage bearbeitet, findet den gesamten Austausch an einem Ort, Anhänge inklusive.

Der Kunde schreibt, wo er immer geschrieben hat. Den Rest ordnet kDesk.

Was Sie tun können

  • Mehrere Postfächer, ein Ort

    Jedes Postfach weiß, wohin seine Tickets gehen: der Bereich, der sie bearbeitet, die Ausgangskategorie, die Organisation, für die es antwortet. Antworten gehen von derselben Adresse aus, an die der Kunde geschrieben hat.

  • Keine E-Mail bleibt zurück

    Wird eine E-Mail nicht zum Ticket, versucht kDesk es in den nächsten Durchläufen erneut. Nach fünf Versuchen entsteht trotzdem ein Service-Ticket, das darauf hinweist: Nichts verschwindet stillschweigend.

  • Bestätigung in der Sprache des Kunden

    Die Eingangsbestätigung hat einen Text für jede der 7 Sprachen, und Sie schreiben ihn. kDesk erkennt die Sprache der Nachricht direkt auf dem Server, ohne KI; ist es sich nicht sicher, nimmt es die Standardsprache des Postfachs.

  • Webformulare mit den nötigen Feldern

    Eine öffentliche Seite zum Verlinken auf Ihrer Website: Name, E-Mail und Betreff sind immer dabei, den Rest wählen Sie aus acht Feldtypen — kurzer oder langer Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Datum, Auswahl, Kontrollkästchen. Mit Anhängen und Personen in Kopie.

  • Selbst eröffnete Tickets

    Hat der Kunde angerufen oder war er im Büro? Mit «Neues Ticket» kommt die Anfrage trotzdem in den Ablauf, mit Betreff, Beschreibung, Priorität und Kategorie, und wird von da an wie alle anderen bearbeitet.

  • E-Mails kommen immer an

    Auch wenn der Speicher für Anhänge voll ist, werden Kunden-E-Mails weiter zu Tickets. Angehalten werden nur Anhänge Ihres Teams und die Dokumentbibliothek: Wer Ihnen schreibt, bleibt nie vor der Tür.

Häufige Fragen

Funktioniert es mit dem Postfach, das wir schon nutzen?

Ja, wenn Ihr Anbieter IMAP und SMTP bietet, wie fast alle. kDesk liest das Postfach in regelmäßigen Abständen und antwortet von derselben Adresse: Der Kunde schreibt weiter dorthin, wo er vorher schrieb.

Wenn der Kunde auf unsere E-Mail antwortet, entsteht ein neues Ticket?

Nein. kDesk erkennt die Antwort an der Nachrichtenkette und fügt sie demselben Ticket hinzu. War das Ticket schon gelöst, öffnet die Antwort des Kunden es wieder.

Wie wird die Sprache der Eingangsbestätigung gewählt?

Am Text der Nachricht: kDesk erkennt Italienisch, Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch und Portugiesisch, ohne etwas vom Server zu senden. Ist der Text zu kurz, gilt die Standardsprache des Postfachs. Haben Sie ein KI-Modell eingerichtet, kann es Übersetzungen der Bestätigung vorschlagen, die Sie vor dem Speichern prüfen.

Wo landen die Tickets aus den Formularen?

Jedes Formular hat seinen Bereich, seine Kategorie und das Postfach, von dem die Antworten ausgehen. So landet eine Angebotsanfrage direkt bei der zuständigen Person, schon mit den nötigen Informationen.

Die anderen Funktionen von kDesk

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Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie kDesk Tickets ordnet und die Antwortzeiten im Griff behält.

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