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Wer schreibt und was Sie schicken

Sie wissen, wer schreibt, und antworten mit dem richtigen Dokument

Jede eingehende Mail bringt einen Hinweis mit: bekannter Kunde, Newsletter, nie gesehener Absender. Wer schreibt, landet von selbst in der Kundenliste, mit seinem Verlauf. Und die Preisliste, Anleitung oder das Formular, das Sie zehnmal am Tag verschicken, hängen Sie mit einem Klick an, immer in der neuesten Version.

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Jede Antwort beginnt mit zwei Fragen: Wer ist das, und was braucht er?

Im gemeinsamen Postfach liegt die Mail des langjährigen Kunden neben der Werbung eines Lieferanten und dem Phishing-Versuch, alle sehen gleich aus. Und wenn der Kunde das Rücksendeformular anfordert, sucht jemand in den Ordnern und hängt das vom letzten Jahr an. kDesk erkennt den Absender, sobald die Mail eintrifft, mit Prüfungen, die keine KI brauchen, sammelt den Verlauf jedes Kunden, ohne dass jemand etwas ausfüllt, und hält wiederkehrende Dokumente an einem Ort, in der richtigen Version.

So funktioniert es

  1. Eine Mail kommt an, und kDesk erkennt sie

    Steht der Absender im Adressbuch von Kontacts, unter den Kunden im Stammdatenregister oder hat er in einem früheren Ticket schon eine Antwort bekommen? Dann ist er „Bekannt“. Kommt die Mail von einer Newsletter-Plattform, ist sie „Marketing“; besteht sie die Prüfungen SPF, DKIM und DMARC nicht, weist das Ticket darauf hin. Keine Mail wird verschoben: Sie entscheiden.

  2. Antworten Sie mit dem richtigen Dokument

    In der Antwort öffnet „Aus der Bibliothek“ die Support-Dokumente: Preisliste, Installationsanleitung, Rücksendeformular. Sie wählen bis zu fünf aus, und sie gehen als Anhänge raus. Das Ticket merkt sich, welches Dokument Sie in welcher Version geschickt haben.

  3. Der Kunde bekommt sein Profil

    Wer mindestens einmal geschrieben hat, erscheint unter Kunden, gruppiert nach Unternehmen oder Person, mit offenen Tickets, erstem und letztem Kontakt und durchschnittlicher Abschlusszeit. Verdient ein neuer Kunde einen Platz im gemeinsamen Stammdatenregister des Ökosystems, bringt ihn „Ins Register aufnehmen“ dorthin.

Wer schreibt, wissen Sie sofort. Was zu tun ist, entscheiden Sie.

Was Sie tun können

  • Eine Kundenliste, die sich selbst füllt

    Es ist kein Adressbuch, das gepflegt werden muss: Es entsteht aus den Tickets und kann daher nicht veralten. Nach Unternehmen sehen Sie, wer von Ferrari Design schreibt und mit welchen Anliegen; jedes Profil führt mit einem Klick zu allen Tickets dieses Kunden. Jeder Agent sieht die Kunden der Tickets, die er ohnehin sehen darf.

  • Ins gemeinsame Register, wenn Sie es entscheiden

    Ein Postfach empfängt auch Unbekannte, und mit dem Register arbeiten die anderen Kamzan-Produkte: Deshalb schreibt kDesk nie von selbst hinein. Das Profil zeigt, ob das Unternehmen oder die Person schon im Register steht; wenn nicht, fügt sie jemand mit dem entsprechenden Recht mit einem Klick hinzu, und ab dann sehen sie auch Klokka und Kore.

  • Support-Dokumente mit Versionen

    Einmal hochladen, immer wieder verschicken. Ändert sich die Preisliste, „Datei ersetzen“, und ab dann geht die neue raus; neben bereits mit der alten Version verschickten Anhängen erscheint „Veraltete Version“, so wissen Sie, wem Sie sie erneut schicken sollten. Ein aus der Bibliothek entferntes Dokument bleibt in den Tickets, an die es geschickt wurde.

  • Aus Kamzan Files importiert

    Liegt das Dokument schon in Files, importieren Sie es von dort, statt es erneut herunterzuladen. Ändert es sich in Files, meldet die Bibliothek das, und „Aus Files aktualisieren“ holt die neue Version. Dateien im Tresor bleiben, wo sie sind: Sie öffnen sich nur in Files, mit ihrem Code, und lassen sich nicht importieren.

  • Absender ohne KI erkannt

    Adressbuch, Kundenregister, Tickets, auf die das Team schon geantwortet hat, SPF/DKIM/DMARC-Signaturen und Domains von Newsletter-Plattformen: schnelle Prüfungen beim Eingang jeder Mail. In der Liste sehen Sie sie als Kennzeichen und können nach bekannten oder unbekannten Absendern filtern. Es ist ein Hinweis: Das Ticket bleibt, wo es ist.

  • KI, wenn und wie Sie es wählen

    Schaltet das Unternehmen sie ein, liest die KI die Mails von Absendern, die die Prüfungen nicht erkannt haben, und schlägt eine Kennzeichnung vor: Support, Spam oder Marketing, mit einer Zeile Begründung. Sie verschiebt und schließt nichts. Dieselbe KI schlägt auch die Übersetzung der Eingangsbestätigung in die anderen sechs Sprachen vor, die Sie vor dem Speichern prüfen.

Häufige Fragen

Kann die KI Kundenmails verschieben oder löschen?

Nein. Die Kennzeichnung der KI ist nur ein Hinweis neben dem Ticket, mit Begründung: Das Ticket ändert seinen Status nicht, landet nicht im Spam und wird nicht geschlossen. Ist es wirklich Spam, markiert es ein Agent. Die KI antwortet nicht den Kunden und schreibt keine Antworten an Ihrer Stelle.

Welches Modell nutzt die KI, und wohin gehen die Daten?

Das entscheidet das Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz von Kamzan ID. Mit einem internen Modell, das auf der Kamzan-Infrastruktur läuft, bleiben Betreff und Text der Mails im Haus. Mit einem externen Modell (Anthropic, OpenAI oder DeepSeek) nutzen Sie Ihren eigenen Schlüssel, und Betreff und Text gehen an diesen Anbieter. Ohne konfiguriertes Modell arbeitet die KI schlicht nicht.

Liest die KI jede eingehende Mail?

Nur wenn Sie sie eingeschaltet haben, und normalerweise nur die Mails unbekannter Absender: Haben die Prüfungen einen Kunden bereits erkannt, braucht es keine KI, und sie wird nicht gefragt. Sie können sie auch jede eingehende Mail einordnen lassen, empfohlen ist aber die andere Einstellung.

Was, wenn der Kunde ein Dokument erhalten hat, das später aktualisiert wurde?

Was verschickt wurde, bleibt, wie es war, denn der Kunde hat eine Kopie erhalten. Aber im Ticket erscheint neben diesem Anhang „Veraltete Version“ mit der Nummer der verschickten und der aktuellen Version: Wer die Unterhaltung aufnimmt, weiß, dass das neue Dokument geschickt werden sollte.

Die anderen Funktionen von kDesk

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