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Quem escreve, e o que lhe envia

Sabe quem lhe escreve, e responde com o documento certo

Cada e-mail que chega traz uma indicação: cliente conhecido, newsletter, remetente nunca visto. Quem escreve entra sozinho na lista de clientes, com o seu histórico. E a tabela de preços, o guia ou o formulário que enviam dez vezes por dia anexa-se num clique, sempre na última versão.

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Cada resposta parte de duas perguntas: quem é, e do que precisa

Na caixa partilhada o e-mail do cliente de sempre está ao lado da promoção de um fornecedor e da tentativa de phishing, todos iguais. E quando o cliente pede o formulário de devolução, alguém o procura nas pastas e anexa o do ano passado. O kDesk reconhece o remetente logo que o e-mail chega, com verificações que não precisam de IA, reúne o histórico de cada cliente sem que ninguém preencha nada e guarda os documentos recorrentes num só lugar, na versão certa.

Como funciona

  1. Chega um e-mail, e o kDesk reconhece-o

    O remetente está na agenda do Kontacts, entre os clientes no registo, ou já teve resposta num ticket anterior? Então é «Conhecido». Se chega de uma plataforma de newsletters é «Marketing»; se não passa as verificações SPF, DKIM e DMARC, o ticket assinala-o. Nenhum e-mail é movido: decidem vocês.

  2. Responda com o documento certo

    Na resposta, «Da biblioteca» abre os documentos de apoio: tabela de preços, guia de instalação, formulário de devolução. Escolhe até cinco e seguem como anexos. O ticket lembra que documento enviou e em que versão.

  3. O cliente entra na sua ficha

    Quem escreveu pelo menos uma vez aparece em Clientes, agrupado por empresa ou por pessoa, com os tickets abertos, o primeiro e o último contacto e o tempo médio de fecho. Quando um novo cliente merece entrar no registo partilhado do ecossistema, «Adicionar ao registo» leva-o para lá.

Quem escreve, fica a saber logo. O que fazer, decidem vocês.

O que pode fazer

  • Uma lista de clientes que se preenche sozinha

    Não é uma agenda a manter atualizada: forma-se a partir dos tickets, por isso não pode ficar desfasada. Por empresa vê-se quem escreve da Ferrari Design e com que pedidos; cada ficha leva num clique a todos os tickets desse cliente. Cada agente vê os clientes dos tickets que já pode ver.

  • No registo partilhado, quando vocês decidirem

    Uma caixa de correio recebe também desconhecidos, e o registo é aquilo sobre que trabalham os outros produtos Kamzan: por isso o kDesk nunca escreve nele por si. A ficha diz se a empresa ou a pessoa já está no registo; se não, quem tem o privilégio adiciona-a num clique, e a partir daí o Klokka e o Kore também a veem.

  • Documentos de apoio, com versões

    Carregam-se uma vez e reenviam-se sempre. Quando a tabela de preços muda, «Substituir ficheiro» e a partir daí segue a nova; ao lado dos anexos já enviados com a versão antiga aparece «Versão ultrapassada», para saber a quem convém reenviá-la. Um documento retirado da biblioteca fica nos tickets para onde foi enviado.

  • Importados do Kamzan Files

    Se o documento já está no Files, importam-no de lá em vez de o voltar a transferir. Quando muda no Files, a biblioteca assinala-o e «Atualizar do Files» vai buscar a versão nova. Os ficheiros no cofre ficam onde estão: só se abrem no Files, com o seu código, e não se importam.

  • Remetentes reconhecidos sem IA

    Agenda, registo de clientes, tickets a que a equipa já respondeu, assinaturas SPF/DKIM/DMARC e domínios de plataformas de newsletters: verificações rápidas feitas à chegada de cada e-mail. Na lista veem-nas como distintivos e podem filtrar os remetentes Conhecidos ou Desconhecidos. É uma indicação: o ticket fica onde está.

  • A IA, se e como a escolherem

    Se a empresa a ativar, a IA lê os e-mails dos remetentes que as verificações não reconheceram e propõe uma etiqueta: apoio, spam ou marketing, com uma linha de justificação. Não move nem fecha nada. A mesma IA propõe também a tradução da confirmação de receção para as outras seis línguas, para rever antes de a guardar.

Perguntas frequentes

A IA pode mover ou apagar os e-mails dos clientes?

Não. A etiqueta da IA é só uma indicação que aparece ao lado do ticket, com a sua justificação: o ticket não muda de estado, não vai para o spam e não é fechado. Se for mesmo spam, é um agente que o marca. A IA não responde aos clientes nem escreve respostas por vocês.

Que modelo usa a IA, e para onde vão os dados?

Escolhe-o a empresa, no painel Inteligência Artificial do Kamzan ID. Com um modelo interno, que corre na infraestrutura Kamzan, assunto e texto dos e-mails ficam em casa. Com um modelo externo (Anthropic, OpenAI ou DeepSeek) usam a vossa chave, e assunto e texto chegam a esse fornecedor. Sem um modelo configurado, a IA simplesmente não funciona.

A IA lê todos os e-mails que chegam?

Só se a tiverem ativado, e normalmente só os de remetentes desconhecidos: se as verificações já reconheceram um cliente, a IA não é precisa e não é chamada. Pode escolher-se que classifique todos os e-mails que chegam, mas a definição recomendada é a outra.

E se o cliente já recebeu um documento que depois foi atualizado?

O que foi enviado fica como estava, porque ao cliente chegou uma cópia. Mas no ticket, ao lado desse anexo, aparece «Versão ultrapassada» com o número da versão enviada e o da atual: quem retoma a conversa sabe que convém enviar o documento novo.

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