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Quién escribe y qué le envías

Sabes quién te escribe y respondes con el documento correcto

Cada correo que llega trae una indicación: cliente conocido, newsletter, remitente nunca visto. Quien escribe acaba solo en la lista de clientes, con su historial. Y la tarifa, la guía o el formulario que enviáis diez veces al día se adjunta con un clic, siempre en su última versión.

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Cada respuesta parte de dos preguntas: quién es y qué necesita

En el buzón compartido el correo del cliente de siempre está junto a la promoción de un proveedor y al intento de phishing, todos iguales. Y cuando el cliente pide el formulario de devolución, alguien lo busca en las carpetas y adjunta el del año pasado. kDesk reconoce al remitente en cuanto llega el correo, con comprobaciones que no requieren IA, reúne el historial de cada cliente sin que nadie rellene nada y guarda los documentos recurrentes en un solo lugar, con la versión correcta.

Cómo funciona

  1. Llega un correo y kDesk lo reconoce

    ¿El remitente está en la agenda de Kontacts, entre los clientes del registro o ya recibió respuesta en un ticket anterior? Entonces es «Conocido». Si llega de una plataforma de newsletters es «Marketing»; si no supera los controles SPF, DKIM y DMARC, el ticket lo señala. Ningún correo se mueve: decidís vosotros.

  2. Responde con el documento correcto

    En la respuesta, «Desde la biblioteca» abre los documentos de soporte: tarifa, guía de instalación, formulario de devolución. Eliges hasta cinco y salen como adjuntos. El ticket recuerda qué documento enviaste y en qué versión.

  3. El cliente entra en su ficha

    Quien ha escrito al menos una vez aparece en Clientes, agrupado por empresa o por persona, con los tickets abiertos, el primer y el último contacto y el tiempo medio de cierre. Cuando un nuevo cliente merece entrar en el registro compartido del ecosistema, «Añadir al registro» lo lleva allí.

Quién escribe lo sabes enseguida. Qué decidir, lo decides tú.

Qué puedes hacer

  • Una lista de clientes que se rellena sola

    No es una agenda que mantener al día: se forma a partir de los tickets, así que no puede desfasarse. Por empresa se ve quién escribe desde Ferrari Design y con qué solicitudes; cada ficha lleva con un clic a todos los tickets de ese cliente. Cada agente ve los clientes de los tickets que ya puede ver.

  • En el registro compartido, cuando lo decidís vosotros

    Un buzón recibe también desconocidos, y el registro es aquello sobre lo que trabajan los demás productos Kamzan: por eso kDesk no escribe en él por su cuenta. La ficha dice si la empresa o la persona ya está en el registro; si no, quien tiene el privilegio la añade con un clic, y desde ahí la ven también Klokka y Kore.

  • Documentos de soporte, con versiones

    Se suben una vez y se reenvían siempre. Cuando cambia la tarifa, «Sustituir archivo» y desde ese momento sale la nueva; junto a los adjuntos ya enviados con la versión antigua aparece «Versión superada», así sabes a quién conviene reenviarla. Un documento retirado de la biblioteca se queda en los tickets a los que se envió.

  • Importados desde Kamzan Files

    Si el documento ya está en Files, lo importáis desde allí en lugar de volver a descargarlo. Cuando cambia en Files, la biblioteca lo indica y «Actualizar desde Files» toma la versión nueva. Los archivos en la caja fuerte se quedan donde están: solo se abren en Files, con su código, y no se importan.

  • Remitentes reconocidos sin IA

    Agenda, registro de clientes, tickets a los que el equipo ya respondió, firmas SPF/DKIM/DMARC y dominios de plataformas de newsletters: comprobaciones rápidas hechas al llegar cada correo. En la lista los veis como distintivos y podéis filtrar los remitentes Conocidos o Desconocidos. Es una indicación: el ticket se queda donde está.

  • La IA, si y como la elegís vosotros

    Si la empresa la activa, la IA lee los correos de los remitentes que las comprobaciones no han reconocido y propone una etiqueta: soporte, spam o marketing, con una línea de motivo. No mueve ni cierra nada. La misma IA propone también la traducción de la confirmación de recepción a los otros seis idiomas, para revisarla antes de guardarla.

Preguntas frecuentes

¿La IA puede mover o borrar los correos de los clientes?

No. La etiqueta de la IA es solo una indicación que aparece junto al ticket, con su motivo: el ticket no cambia de estado, no va a spam y no se cierra. Si de verdad es spam, lo marca un agente. La IA no responde a los clientes ni escribe respuestas por vosotros.

¿Qué modelo usa la IA y adónde van los datos?

Lo elige la empresa, en el panel Inteligencia Artificial de Kamzan ID. Con un modelo interno, que funciona en la infraestructura de Kamzan, asunto y texto de los correos se quedan en casa. Con un modelo externo (Anthropic, OpenAI o DeepSeek) usáis vuestra clave, y asunto y texto llegan a ese proveedor. Sin un modelo configurado, la IA simplemente no actúa.

¿La IA lee todos los correos que llegan?

Solo si la habéis activado, y normalmente solo los de remitentes desconocidos: si las comprobaciones ya reconocieron a un cliente, la IA no hace falta y no se consulta. Se puede elegir que clasifique todos los correos entrantes, pero el ajuste recomendado es el otro.

¿Y si el cliente ya recibió un documento que luego se actualizó?

Lo que se envió se queda como estaba, porque al cliente le llegó una copia. Pero en el ticket, junto a ese adjunto, aparece «Versión superada» con el número de la versión enviada y el de la actual: quien retoma la conversación sabe que conviene enviar el documento nuevo.

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