每次回复都始于两个问题：对方是谁，需要什么
在共享邮箱里，老客户的邮件、供应商的促销和钓鱼邮件混在一起，看起来都一样。客户要退货单时，有人在文件夹里翻找，结果附上了去年的版本。kDesk 在邮件到达时就识别发件人，所用的检查不需要 AI；它无需任何人填写就能汇总每个客户的往来记录，并把常用文档集中存放在一个地方，确保版本正确。
工作原理
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邮件到达，kDesk 即刻识别
发件人是否在 Kontacts 通讯录中、是否在客户档案里，或者是否在以前的工单中得到过回复？如果是，就标为“已知”。来自新闻通讯平台的邮件标为“营销”；未通过 SPF、DKIM 和 DMARC 检查的，工单会给出提示。任何邮件都不会被移动：由您决定。
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用正确的文档回复
回复时，点击“从文档库”即可打开客服文档：价目表、安装指南、退货单。最多选五份，作为附件发出。工单会记录您发送了哪份文档以及哪个版本。
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客户自动建立资料
只要来信过一次，就会出现在“客户”中，可按公司或个人分组，显示打开的工单、首次和最近一次联系以及平均关闭时间。当某个新客户值得加入生态系统的共享档案时，点击“加入档案”即可。
谁来信，立刻知道；怎么处理，由您决定。
您能做什么
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自动填充的客户列表
这不是需要维护的通讯录：它由工单自动生成，因此不会与实际脱节。按公司查看，可以看到 Ferrari Design 的哪些人来信、提了哪些请求；每张资料卡一键即可打开该客户的全部工单。每位客服只能看到自己有权查看的工单所涉及的客户。
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由您决定是否加入共享档案
邮箱也会收到陌生人的邮件，而共享档案是其他 Kamzan 产品的工作基础：因此 kDesk 绝不会自动写入。资料卡会显示该公司或个人是否已在档案中；如果没有，有权限的人一键即可添加，之后 Klokka 和 Kore 也能看到。
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带版本的客服文档
上传一次，反复使用。价目表更新时，点击“替换文件”，此后发出的就是新版本；在已发出的旧版本附件旁边会显示“版本已过时”，让您知道应该给谁重新发送。从文档库移除的文档，仍会保留在已发送过的工单中。
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从 Kamzan Files 导入
如果文档已经在 Files 中，直接从那里导入即可，无需重新下载。Files 中的文件更新后，文档库会给出提示，点击“从 Files 更新”即可获取新版本。保险箱中的文件留在原处：只能凭密码在 Files 中打开，无法导入。
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无需 AI 即可识别发件人
通讯录、客户档案、团队已回复过的工单、SPF/DKIM/DMARC 签名以及新闻通讯平台域名：每封邮件到达时都会做这些快速检查。在列表中以标签显示，并可按“已知”或“未知”发件人筛选。这只是参考：工单保持原样。
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AI 是否使用、如何使用，由您决定
如果公司启用，AI 会阅读检查未能识别的发件人的邮件，并给出标签建议：支持、垃圾邮件或营销，附一句理由。它不会移动或关闭任何工单。同一个 AI 还能把收件确认邮件翻译成其他六种语言，供您审阅后再保存。
常见问题
AI 会移动或删除客户邮件吗？
不会。AI 的标签只是显示在工单旁的参考，并附有理由：工单不会改变状态，不会被移入垃圾邮件，也不会被关闭。如果确实是垃圾邮件，由客服来标记。AI 不会回复客户，也不会替您撰写回复。
AI 使用哪个模型？数据会去哪里？
由公司在 Kamzan ID 的“人工智能”面板中选择。使用在 Kamzan 基础设施上运行的内部模型时，邮件的主题和正文不会离开内部环境。使用外部模型（Anthropic、OpenAI 或 DeepSeek）时，需使用贵公司自己的密钥，主题和正文会发送给该服务商。未配置模型时，AI 就不会运行。
AI 会读取所有收到的邮件吗？
只有在您启用后才会读取，而且通常只读取未知发件人的邮件：如果检查已经识别出客户，就不需要 AI，也不会调用它。您也可以选择让它对每封来信都进行分类，但推荐的是前一种设置。
如果客户收到的文档后来更新了怎么办？
已发出的内容保持原样，因为客户收到的是一份副本。但在工单中，该附件旁会显示“版本已过时”，并标出已发送的版本号和当前版本号：接手对话的人就知道应该发送新文档。
kDesk 的其他功能
把客户支持搬到 kDesk
申请演示：我们将向您展示 kDesk 如何整理工单并让响应时间始终可控。
Alex