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Extension de Klokka

Tout facturer, mais une seule fois.

Chaque mois, vous exportez les heures pour la facture. Le risque n’est pas seulement d’en oublier : c’est de remettre dans le fichier celles du mois précédent. Avec cette extension, les entrées exportées restent marquées, et l’export suivant reprend là où vous vous étiez arrêté.

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Une marque sur les heures, pas une feuille à part

C’est l’export lui-même qui pose la marque : après le téléchargement en CSV, Excel ou PDF, un administrateur marque les entrées comme exportées, avec date et auteur. Dès lors, le filtre « Déjà exportées » les sépare des autres. Les heures en attente d’approbation, et celles d’une semaine pas encore approuvée, ne sont pas marquées : tant qu’elles ne sont pas approuvées, elles ne sont pas prêtes pour la facture. Sans l’extension, l’export fonctionne comme toujours, mais sans filtre ni marque.

Comment ça marche

  1. Filtrez celles à facturer

    Dans « Exporter les entrées », choisissez période, client, projet et caractère facturable. Dans le champ « Déjà exportées », le choix proposé est « Uniquement non exportées ».

  2. Téléchargez et marquez

    Cochez « Marquer les entrées comme exportées après le téléchargement » et téléchargez en CSV, Excel ou PDF : les entrées du fichier restent marquées.

  3. Le mois suivant, repartez de là

    Le même export ne propose que les heures nouvelles. Celles déjà facturées restent consultables avec « Uniquement exportées », et dans le fichier la colonne « Exportée le » dit quand.

Une heure se facture une fois. Klokka s’en souvient.

Ce que vous pouvez faire

  • Filtre « Déjà exportées »

    Toutes, uniquement non exportées, uniquement exportées : trois choix pour reprendre, vérifier ou refaire un fichier.

  • Date et auteur de la marque

    Chaque entrée marquée garde la trace du moment où elle a été exportée et par qui.

  • Les nouveaux tarifs ne réécrivent pas le passé

    Quand vous changez un tarif ou le caractère facturable, Klokka propose de recalculer les montants des seules entrées pas encore exportées. Celles déjà facturées restent telles quelles.

  • D’abord l’approbation, ensuite la facture

    Les entrées en attente d’approbation et les semaines pas encore approuvées ne se marquent pas comme exportées.

  • La même marque que les relevés client

    Un relevé partagé avec le client marque comme exportées les heures qu’il contient : pas de doublons entre relevé et facture.

Questions fréquentes

Qui peut marquer les entrées comme exportées ?

Seuls les administrateurs de l’entreprise. Le filtre « Déjà exportées », en revanche, est à la disposition de quiconque exporte des entrées.

Klokka émet-il aussi les factures ?

Non. Klokka prépare les heures à facturer et garde la trace de celles déjà exportées ; la facture, vous l’émettez avec le logiciel que vous utilisez déjà.

Si je change le tarif d’un client, les heures déjà facturées changent-elles ?

Non. Le recalcul des montants ne concerne que les entrées pas encore exportées : ce qui est déjà passé en facture reste tel quel.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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Demandez une démo : nous vous montrons comment Klokka simplifie le suivi du temps et le décompte des heures.

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