Più firmatari
Tutte le firme arrivano, senza rincorrere nessuno
Il cliente, il socio, il garante: ognuno riceve il suo invito e firma quando può, da qualsiasi dispositivo. kSign ricorda la scadenza, manda i promemoria a chi manca e ti fa vedere a colpo d’occhio dove si è fermato il documento.
Il tempo si perde tra una firma e l’altra
Firmare richiede un minuto. Quello che fa slittare un contratto di settimane è tutto il resto: capire chi ha già firmato, ricordarsi di sollecitare, inoltrare il PDF aggiornato al prossimo, accorgersi troppo tardi che l’offerta è scaduta. In kSign ogni richiesta ha i suoi firmatari, la sua scadenza e i suoi promemoria già impostati: tu la invii, il resto lo segue il sistema, e lo stato di ciascuno è sempre lì da leggere.
Come funziona
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Aggiungi i firmatari e scegli come firmano
Nome, email e telefono di ciascuno, fino a dieci persone per richiesta. Poi una scelta sola: un documento firmato da tutti, oppure una copia firmata per ognuno — un contratto fra Studio Morelli e il suo cliente nel primo caso, l’informativa privacy ai dipendenti nel secondo.
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Invii, e partono gli inviti
Ogni firmatario riceve un’email con il suo link personale e la data di scadenza. Nessuno deve creare un account né installare niente: apre il documento dal telefono o dal computer, conferma l’identità e firma.
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kSign segue la richiesta fino in fondo
Chi non ha ancora firmato riceve i promemoria nei giorni stabiliti; tu vedi chi ha aperto, chi ha firmato e chi manca. Quando firma l’ultimo, la copia firmata parte da sola per email. Se il tempo finisce, la richiesta si chiude come scaduta.
Il contratto non si ferma più sulla scrivania di qualcuno.
Cosa puoi fare
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Cofirma sullo stesso documento
Tutti firmano lo stesso PDF, uno alla volta e senza un ordine imposto: chi arriva prima firma prima. Quando uno ha finito, agli altri arriva l’email «È il tuo turno di firmare». Dopo l’ultima firma, il documento riceve una sola firma crittografica che lo sigilla per intero.
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Una copia firmata per ciascuno
Per i documenti che ognuno firma per conto suo — regolamento interno, informativa, liberatoria — ogni persona riceve e firma la propria copia, senza aspettare gli altri. A te restano tante copie firmate quanti sono i firmatari, ciascuna scaricabile a parte.
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Scadenza su ogni richiesta
L’azienda fissa la scadenza predefinita, da 1 a 365 giorni, e ogni invito la riporta. Passata la data il link non vale più e la richiesta si chiude da sola come scaduta: un’offerta vecchia non si firma per sbaglio sei mesi dopo.
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Promemoria automatici e sollecito a mano
Scegli in quali giorni dall’invio mandare il promemoria: kSign scrive solo a chi non ha ancora firmato, al massimo una volta al giorno. Se serve una spinta in più, «Invia promemoria» dalla richiesta raggiunge subito tutti quelli che mancano.
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Un elenco che dice a che punto sei
Le richieste si dividono in Tutte, In attesa, Firmate, Bozze e Scadute e annullate, con il conteggio accanto. Dal dettaglio vedi lo stato di ogni firmatario e, se un accordo salta, annulli la richiesta: i link smettono di funzionare all’istante.
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Email chiare, nella lingua di chi le riceve
Invito, promemoria, turno di firma, conferma con il PDF firmato allegato, avviso di rifiuto: ogni passaggio ha la sua email, con il marchio della tua azienda. Esistono in sette lingue, e kSign usa quella del destinatario se la conosce.
| Cosa succede | Cofirma | Copia individuale |
|---|---|---|
| Un solo documento con tutte le firme | sì | no |
| Ognuno firma la propria copia | no | sì |
| Nessun ordine di firma imposto | sì | sì |
| Avviso «tocca a te» agli altri dopo ogni firma | sì | no |
| Copia firmata a tutti quando firma l’ultimo | sì | no |
| Copia firmata a ciascuno appena firma | no | sì |
| Scadenza, promemoria e annullamento | sì | sì |
La cofirma è la modalità predefinita. Con un solo firmatario le due modalità danno lo stesso risultato.
Domande frequenti
Posso stabilire chi firma per primo?
No: in kSign non c’è un ordine di firma da impostare. In cofirma il documento passa a una persona alla volta, ma la prima che lo apre è quella che firma; gli altri ricevono l’avviso quando tocca a loro. Nella pratica è il modo più rapido per raccogliere le firme, perché nessuno resta bloccato ad aspettare un collega in ferie.
Cosa succede se un firmatario rifiuta?
Dalla pagina di firma chiunque può rifiutare, anche indicando il motivo. Chi ha inviato la richiesta riceve subito un’email di avviso, la richiesta passa fra le chiuse e il rifiuto resta registrato nella cronologia, con data e ora.
Con più firmatari, di chi è la firma crittografica sul PDF?
In cofirma ogni persona lascia il suo riquadro di firma, con nome, email e istante; la firma crittografica invece è una sola, apposta da kSign a nome della tua azienda dopo l’ultimo firmatario, e protegge il documento completo da qualsiasi modifica successiva. Le prove di chi ha firmato stanno nei riquadri, nel certificato di ciascuno e nel registro degli eventi.
Si può cambiare un firmatario dopo l’invio?
Finché la richiesta è in bozza firmatari, documento e campi si cambiano liberamente. Dopo l’invio la strada pulita è annullare la richiesta, che invalida subito i link già spediti, e inviarne una nuova con i dati corretti: così nessuno firma una versione che non vale più.
I firmatari devono avere un account?
No. Basta il link nell’email: la pagina di firma si apre nel browser, anche dal telefono, e chiede solo di confermare l’identità con il codice via SMS o con la CIE, secondo il livello che hai scelto per la richiesta. Gli utenti di kSign servono solo a chi invia.
Le altre funzionalità di kSign
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Richiedi una demo: ti mostriamo come kSign rende la firma veloce, a norma e non ripudiabile.
Alex