Die Personalakten, geordnet und gesetzeskonform aufbewahrt

Anagrafika sammelt Unternehmen, Mitarbeitende und ihre Dokumente in einer einzigen Akte und überführt sie in die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung.

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Stammdaten verstreut zwischen Excel, ERP und Ordnern

Dieselben Informationen an drei verschiedene Orte kopiert, abweichende Adressbücher und Dokumente, die nicht auffindbar sind, wenn sie gebraucht werden. Niemand weiß mehr, welche die richtige Version ist.

Ohne Anagrafika

  • Doppelte Stammdaten zwischen Excel, ERP und Adressbuch
  • Dokumente in anonymen Ordnern, losgelöst vom Datensatz
  • Keine Quelle der Wahrheit: Welche Angabe ist die aktuelle?

Mit Anagrafika

  • Ein einziger Datensatz für jedes Unternehmen und jede Person
  • Jedes Dokument mit dem Datensatz verknüpft, zu dem es gehört
  • Eine einzige Quelle der Wahrheit, immer abgeglichen

Eine Akte für jeden Mitarbeitenden, von der Sammlung bis zur Aufbewahrung

Für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeitenden hält Anagrafika die Dokumente des Arbeitsverhältnisses zusammen: Sie laden sie in die Akte, organisieren sie nach Typ, prüfen, ob alles vollständig ist, und überführen sie in die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung. Keine verstreuten Ordner mehr: ein einziges Register, immer aktuell und prüfungssicher.

Rechtseinheiten und Personen, in Beziehung zueinander

Keine flachen, losgelösten Listen: Anagrafika setzt Rechtseinheiten (Unternehmen, juristische Personen) und natürliche Personen in Beziehung, sodass Sie auf einen Blick verstehen, wer zu was gehört und welches Verhältnis er zum Unternehmen hat.

Kontext immer klar Von einem Unternehmensdatensatz sehen Sie die verknüpften Personen; von einer Person die zugehörigen Einheiten.

Jedes Dokument am richtigen Datensatz

Verträge, Zertifikate, Registerauszüge: Jedes Dokument lebt im Kontext, zu dem es gehört, nach Typ klassifiziert. Keine anonymen Ordner mehr, in denen Sie nichts wiederfinden.

Konfigurierbare Dokumenttypen Definieren Sie Ihre Typen (Verträge, Zertifikate, Registerauszüge…) und klassifizieren Sie alles entsprechend.

Personen, Unternehmen und Dokumente aus einer einzigen Suche

Eine einzige Suchleiste für alles: Sie tippen einen Namen, eine Firma oder ein Dokument und finden sofort den richtigen Datensatz, mit seinem Kontext. Schluss mit dem Springen zwischen verschiedenen Werkzeugen.

Alles von einem einzigen Punkt Personen, Einheiten und Dokumente im selben Ergebnis, ohne die Ansicht zu wechseln.

Alles, was Sie für die Personalakten brauchen

  • Stammdaten von Unternehmen und Mitarbeitenden

    Sie erfassen die Unternehmen mit USt-IdNr. und Steuernummer und die zugehörigen Mitarbeitenden in einer einzigen zentralen Liste.

  • Dokumentenakte

    Jeder Mitarbeitende hat seine Akte: Sie laden die Dokumente hoch, laden sie herunter und finden sie immer am richtigen Platz.

  • Typen und Kategorien

    Eine Bibliothek von Dokumenttypen — Einstellungsschreiben, Tarifvertrag, Abfindung — in Kategorien organisiert, mit hervorgehobenen Pflichttypen.

  • Profile und Vollständigkeits-Checklisten

    Definieren Sie pro Rolle die erwarteten und Pflichtdokumente: Die Akte zeigt, was fehlt und wie vollständig sie ist.

  • Massenimport aus CSV

    Sie laden die Mitarbeitenden aus einer CSV-Datei: Das Trennzeichen wird automatisch erkannt, mit Vorschau und gemeldeten Fehlern.

  • Versionen und Verlauf

    Jedes Dokument behält alle seine Versionen, mit wer sie hochgeladen hat und wann: kein blindes Überschreiben.

  • Sichere Signatur und Freigabe

    Fordern Sie die elektronische Signatur eines Dokuments mit Ksign an und teilen Sie es über Links, die mit Passwort und Ablauf geschützt sind.

  • Gesetzeskonforme Aufbewahrung

    Die Dokumente gehen in die Langzeitarchivierung mit AgID-Profilen, digitalen Zertifikaten und nachverfolgten Quittungen.

Gesetzeskonforme Aufbewahrung

Die Dokumente in der Langzeitarchivierung, gesetzeskonform

Anagrafika archiviert die Dokumente nicht nur: Es überführt sie gemäß den AgID-Regeln in die Langzeitarchivierung, sodass sie über die Zeit ihre volle Rechtsgültigkeit behalten und einer Kontrolle oder Prüfung standhalten.

  • AgID-Aufbewahrungsprofile Jeder Dokumenttyp ist dem richtigen AgID-Aufbewahrungsprofil zugeordnet, ohne jedes Mal daran denken zu müssen.
  • Zertifikate und Testumgebung Sie laden die digitalen Zertifikate der Organisation hoch und testen die Übergabe im Staging, bevor Sie in die Produktion gehen.
  • Übergaberegister und Quittungen Sie verfolgen jedes Dokument von „ausstehend“ bis „aufbewahrt“ und laden die vom Archivar ausgestellten PDF- und XML-Quittungen herunter.

Häufige Fragen zu Anagrafika

Was ist die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung?

Es ist die digitale Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben: Die Dokumente werden gemäß den AgID-Regeln an einen Archivar übergeben und behalten über die Zeit ihre Rechtsgültigkeit, ohne Papier.

Kann ich die Aufbewahrung testen, bevor ich sie ernsthaft nutze?

Ja: Es gibt eine von der Produktion getrennte Staging-Umgebung, in der Sie Zertifikate und Übergaben prüfen, bevor die Aufbewahrung reale Wirkung hat.

Wie lade ich viele Mitarbeitende auf einmal hoch?

Mit dem CSV-Import: Anagrafika erkennt das Trennzeichen, zeigt eine Vorschau und meldet Fehler vor der Bestätigung.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten von Anagrafika liegen auf Servern in Europa, verschlüsselt und DSGVO-konform, integriert mit dem Kamzan-Ökosystem.