Die Dokumentensammlung von Kunden und Lieferanten, geführt

Flow verwandelt die Dokumentensammlung in einen geführten Weg: Fordern Sie die richtigen Dateien von externen Personen an, mit Fristen und Erinnerungen, auf Servern in Europa.

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Dokumente zu sammeln ist eine endlose Jagd

E-Mails hin und her, falsche Dateien oder falsches Format, manuelles Nachfassen: Ohne geführten Weg zieht sich die Sammlung hin und Sie wissen nie, wo Sie stehen.

Das Problem

  • Endlose E-Mails, um die Dokumente anzufordern und nachzufordern.
  • Fehlende, falsche Dateien oder im falschen Format.
  • Manuelles Nachfassen und keine Ahnung, wer was hochgeladen hat.

Mit Flow

  • Eine geführte Anfrage: Sie fordern die richtigen Dateien an, mit Fristen und automatischen Erinnerungen.
  • Formate und Pflichtangaben kontrolliert: Es kommt nur an, was gebraucht wird.
  • Status in Echtzeit: Sie wissen, wer hochgeladen hat, was fehlt und was zu validieren ist.

Von der Anfrage zum geordneten Ordner, in einem einzigen Ablauf

Flow ist kein einfaches Upload-Formular: Sie gestalten den Ablauf einmal — welche Dokumente anzufordern sind, in welcher Reihenfolge, mit welchen Regeln — und jeder Kunde oder Lieferant folgt demselben geführten Weg. Sie kontrollieren Fortschritt, Fristen und Validierung von einem einzigen Dashboard aus, und die Dateien kommen bereits geordnet in den Ordnern von Kamzan Files an.

Die Typen von Upload-Schritten

Ein Ablauf besteht aus Schritten: Wählen Sie den richtigen Typ für jede Anfrage — Einzeldateien, freier Upload, wiederholte Einträge oder eine Frage.

  • Einzelner Upload

    Ein oder mehrere Felder zum Hochladen einzelner Dateien. Sie können mehrere Felder im selben Schritt hinzufügen.

  • Mehrfacher Upload

    Ein einziges Feld, in das die Person mehrere Dateien zusammen hochladen kann.

  • Wiederholbarer Upload

    Die Person fügt N Einträge mit Bezeichnung und Datei hinzu — z. B. eine Gehaltsabrechnung pro Mitarbeitendem.

  • Frage

    Der Teilnehmer beantwortet eine Frage mit Einzel-, Mehrfachauswahl oder Freitext.

  • Ausfüllbar

    Die Person füllt ein Formular mit vordefinierten Feldern aus, direkt im Ablauf.

  • Signatur

    Die Person signiert ein Dokument digital, ohne es zu drucken oder zu scannen.

Bauen Sie den Ablauf, wie Sie wollen

Definieren Sie Bereiche, Themen, Schritte und Felder: Für jeden Schritt wählen Sie den Typ — einzelner oder mehrfacher Upload, wiederholbar, Frage, ausfüllbar oder Signatur — die akzeptierten Formate und was Pflicht ist. Wählen Sie auch, wie er sich dem Uploader präsentiert, in Schritten oder auf einer Seite, mit stets sichtbarer Übersicht. Ziehen, duplizieren und neu anordnen in wenigen Klicks, ohne eine Zeile Code anzufassen.

Individueller Ablauf oder Co-Ablauf

Wählen Sie, wie der Ablauf ausgefüllt wird: eine einzige Person von Anfang bis Ende oder mehrere Personen gemeinsam am selben Ablauf.

Individuell

Eine Person, von Anfang bis Ende

Eine einzige Person füllt alle Schritte des Ablaufs eigenständig aus.

Co-Ablauf

Mehrere Personen, jede ihren Teil

Mehrere Personen am selben Ablauf. Für jeden Schritt legen Sie fest:

  • Sie weisen den Schritt der richtigen Person zu
  • Sie verbergen die Schritte, die sie nicht betreffen
Von der Anfrage zum geordneten Ordner, in einem einzigen geführten Ablauf: die richtigen Dokumente, von den richtigen Personen, ohne jemandem hinterherzulaufen.

Bedingte Logik: Der Ablauf passt sich an

Je nach Antworten erscheinen die richtigen Schritte und die unnötigen verschwinden. Jede Person sieht nur, was sie betrifft — keine Felder am falschen Platz.

Validierung

Jedes Dokument wird geprüft, bevor die Sammlung geschlossen wird

Flow sammelt nicht nur die Dateien: Es lässt Sie prüfen, ob es die richtigen sind. Jedes Dokument durchläuft die Validierung — ein Prüfer genehmigt es oder lehnt es mit Begründung ab, und wer hochgeladen hat, erhält die Aufforderung, es erneut hochzuladen.

  • Genehmigen oder mit Begründung ablehnen Jede Datei wird genehmigt, abgelehnt oder ausstehend. Die Ablehnung geht mit einer Notiz raus, auch aus fertigen Vorlagen.
  • Mehrere Prüfer und Fristen Sie weisen einer Sammlung mehrere Prüfer zu, mit einer Frist, bis zu der die Kontrollen abgeschlossen sein müssen.
  • Aufforderung zum erneuten Hochladen Wenn eine Datei abgelehnt wird, erhält der Uploader die Aufforderung und lädt nur dieses Dokument erneut hoch.
Validierung aktiviert

Validierung der Dokumente, mit den richtigen Rollen

Bei Bedarf aktivieren Sie die Validierung: Jedes hochgeladene Dokument wird geprüft und genehmigt oder abgelehnt, bevor die Sammlung geschlossen wird. Jeder hat seine Rolle.

  • Uploader

    Laden die angeforderten Dokumente hoch — auch ohne Konto: Der Link genügt.

  • Prüfer

    Kontrollieren jede Datei und genehmigen sie oder lehnen sie mit Begründung ab.

  • Koordinatoren

    Überwachen die Abläufe für die Unternehmen, denen sie zugeordnet sind.

  • Verantwortliche

    Haben Zugang zur Sammlung und können die Sammlungen verwalten.

Flow spricht mit dem Rest des Ökosystems

Die Dokumentensammlung bleibt nicht isoliert: Flow integriert sich mit den anderen Kamzan-Produkten, mit einem einzigen Zugang und geteilten Daten.

  • Kore CRM

    Kunden, Unternehmen und Kontakte werden mit dem CRM geteilt: Sie senden die Anfragen an die richtigen Kontakte, ohne etwas neu einzugeben.

  • Ksign

    Die gesammelten Dokumente gehen mit Ksign zur digitalen Signatur, ohne das Ökosystem zu verlassen.

  • Files

    Die validierten Dateien kommen geordnet in den Ordnern von Files an, mit den Berechtigungen, die Sie schon verwalten.

Alles, was Sie zum Sammeln von Dokumenten brauchen

  • Ablauf-Builder

    Sie gestalten den Ablauf mit Bereichen, Themen und Schritten: hierarchische Struktur, Schritt-für-Schritt-Assistent oder Einzelseite, Entwurf und Veröffentlichung.

  • Feld- und Schritttypen

    Felder für PDFs, Bilder, Dokumente und Tabellen — einzeln oder mehrfach, Pflicht oder optional — plus Formular-, Frage- und digitale Signaturschritte.

  • Bedingte Logik und Fristen

    Sie zeigen oder verbergen Bereiche und Schritte je nach Antworten und setzen Fristen pro Ablauf, Bereich, Thema oder einzelnem Schritt.

  • Uploader-Portal und öffentlicher Link

    Wer hochladen muss, greift über das Portal mit OTP-Login per E-Mail oder SMS zu, oder über einen einfachen öffentlichen Link ohne Konto — mit stets sichtbarem Fortschritt.

  • Koordinatoren, Prüfer und Uploader

    Eigene Rollen für jede Phase: Der Koordinator betreut seine Kunden, der Prüfer kontrolliert die Dateien und der Uploader lädt auch im Namen anderer hoch, extern oder intern im Unternehmen.

  • Fragen, Antworten und Kommentare

    Wer hochlädt, stellt Fragen und erhält Antworten; das Team nutzt interne und öffentliche Kommentare, um sich bei jedem Vorgang abzustimmen.

  • Erinnerungen und Benachrichtigungen

    Automatische Fristerinnerungen per E-Mail und SMS, Abschlussbenachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungszentrum, mit E-Mails im Branding des Unternehmens.

  • Sicherheit und Integration

    Verschlüsselte Dateien und Multi-Tenant-Isolierung: Die gesammelten Dokumente kommen geordnet in den Ordnern von Kamzan Files an, geteilt mit dem Rest des Ökosystems.

Häufige Fragen zu Flow

Braucht, wer die Dokumente hochlädt, ein Konto?

Nein: Flow sendet einen sicheren Link, sodass externe Nutzer die Dateien ohne Kamzan-Konto hochladen.

Kann ich festlegen, welche Dokumente angefordert werden?

Ja: Mit Flow bauen Sie geführte Workflows, die genau angeben, welche Dokumente in welcher Reihenfolge hochzuladen sind.

Kann ich Fristen setzen?

Ja: Flow verwaltet Fristen und automatische Erinnerungen und reduziert so das manuelle Nachfassen.

Wo werden die gesammelten Dokumente gespeichert?

Die Daten von Flow liegen auf Servern in Europa, verschlüsselt und DSGVO-konform, integriert mit dem Kamzan-Ökosystem.