Die Pflichtschulungen des Personals, immer unter Kontrolle

Formatika führt Buch über die Pflichtstunden jedes Mitarbeitenden, sammelt die Zertifikate und zeigt auf einen Blick, wer regelkonform ist und wer im Rückstand.

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Pflichtschulungen sind ein Albtraum aus Excel und verstreuten Zertifikaten

Stunden pro Rolle zu erfassen, Kurse zu registrieren, Zertifikate, die per E-Mail kommen und in verschiedenen Ordnern landen. Und wenn die Inspektion kommt, ist der Nachweis nicht auffindbar.

Ohne Formatika

  • Verschiedene, nie abgeglichene Excel-Tabellen, um die Stunden zu zählen
  • Zertifikate verstreut zwischen E-Mails, Ordnern und Schubladen
  • Beim Audit ist der Konformitätsnachweis ein Wettlauf gegen die Zeit

Mit Formatika

  • Ein einziges Register mit geforderten und absolvierten Stunden für jeden
  • Jedes Zertifikat mit dem Mitarbeitenden und dem Kurs verknüpft
  • Der Konformitätsnachweis immer bereit für die Inspektion

Von den Pflichtstunden zum Konformitätsnachweis, in einem einzigen Register

Jede Rolle hat ihre Pflichtschulungsstunden; jeder Mitarbeitende sammelt sie Kurs für Kurs. Formatika hält alles zusammen: Sie erfassen die Schulungsaktivitäten, hängen die Zertifikate an, und ein Dashboard berechnet in Echtzeit, wer regelkonform ist und wer zurückbleibt. Wenn eine Kontrolle kommt, ist der Nachweis schon bereit — Jahr für Jahr.

Formatika zertifiziert, klearning schult Formatika erfasst und dokumentiert die Schulung für die Konformität; die eigentlichen Kurse werden auf klearning absolviert. Zwei getrennte Rollen, ein einziges Ökosystem.

Wer regelkonform ist und wer im Rückstand, auf einen Blick

Das Konformitäts-Dashboard vergleicht die Pflichtstunden jedes Mitarbeitenden mit den absolvierten und zeigt sofort den Status: regelkonform, im Rückstand, kritisch. Keine Handrechnungen mehr.

Automatische anteilige Berechnung Neueinstellungen und Teiljahre: Die Stundenschwellen passen sich von selbst an.

Jeder Kurs erfasst, jedes Zertifikat an seinem Platz

Sie erfassen die absolvierten Kurse mit Stunden, Daten und Schulungsanbieter und verknüpfen das Zertifikat direkt mit dem Eintrag. Wer noch nicht abgegeben hat, landet bei den ausstehenden Zertifikaten.

Ausstehende Zertifikate unter Kontrolle Sie sehen sofort, wer noch abschließen oder abgeben muss, mit E-Mail-Erinnerungen.

Jeder sieht seinen eigenen Stand, ohne Konto

Über einen persönlichen Link per Token sieht jeder Mitarbeitende seine Stunden, die absolvierten Kurse und die fehlenden Zertifikate ein — ohne vollständiges Konto und ohne Aufwand für die Verwaltung.

Null Aufwand für die Verwaltung Keine Passwörter, keine Einladungen: Jeder öffnet seinen Link und sieht nur seinen eigenen Schulungsstand.

Alles, was Sie für die Pflichtschulungen brauchen

  • Stammdaten der Mitarbeitenden

    Sie erfassen die Mitarbeitenden mit Rolle, Kontaktdaten und Eintrittsdatum und verfolgen für jeden den Schulungsfortschritt.

  • Pflichtstunden pro Rolle

    Definieren Sie die jährlichen Pflichtstunden für jeden Mitarbeitertyp, mit der Möglichkeit einer individuellen Ausnahme.

  • Register der Schulungsaktivitäten

    Sie notieren jeden absolvierten Kurs — Datum, Stunden, Anbieter, Format — und verknüpfen ihn mit dem Mitarbeitenden und dem Schulungsjahr.

  • Kurskatalog und Schulungsanbieter

    Führen Sie einen Katalog wiederkehrender Kurse und ein Verzeichnis der Schulungsanbieter, mit einem Klick abrufbar.

  • Konformitäts-Dashboard

    Ein Dashboard zeigt in Echtzeit, wer regelkonform ist, wer im Rückstand und wer in kritischer Lage, mit einem Vier-Farben-System.

  • Zertifikate und öffentliche Links

    Die Mitarbeitenden laden ihre Zertifikate über einen eigenen öffentlichen Link hoch und Sie ordnen sie den Schulungsaktivitäten zu.

  • Schulungsjahre und anteilige Berechnung

    Verwalten Sie die Konformität Jahr für Jahr, mit konfigurierbaren Schwellen und anteilig berechneten Stunden für Eintritte mitten im Zeitraum.

  • Berichte und Erinnerungen

    Berichte zu Stunden, Formaten und monatlichem Verlauf sowie Erinnerungen an Mitarbeitende im Rückstand.

Häufige Fragen zu Formatika

Wie wird die Konformität berechnet?

Formatika vergleicht die absolvierten Stunden mit den Pflichtstunden der Rolle: Anhand des Prozentsatzes wird ein Status vergeben — regelkonform, im Rückstand oder kritisch.

Kann ich für jede Rolle unterschiedliche Stunden festlegen?

Ja: Sie definieren die Jahresstunden für jeden Mitarbeitertyp und legen bei Bedarf eine Ausnahme für den einzelnen Mitarbeitenden fest.

Wie sammle ich die Zertifikate der Mitarbeitenden?

Jeder Mitarbeitende hat einen öffentlichen Link, über den er seine Zertifikate hochlädt: Sie finden sie unter den ausstehenden und ordnen sie den Schulungsaktivitäten zu.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten von Formatika liegen auf Servern in Europa, verschlüsselt und DSGVO-konform, integriert mit dem Kamzan-Ökosystem.