Constructor de flujos
Describe una vez lo que necesitas y reutilízalo con cada cliente
Organizas la solicitud en áreas, temas y pasos, y en cada paso eliges qué pedir: un archivo, varios archivos, un formulario que rellenar, una firma o una pregunta. El flujo se convierte en una plantilla: lo activas para todos los clientes que quieras, sin reescribir la lista cada vez.
La lista de documentos no puede vivir en un email
Quien recoge documentos por trabajo conoce el guion: un email con la lista, respuestas con adjuntos dispersos, archivos llamados «escaneo001.pdf» y la pregunta «¿faltaba algo?». En Flow la lista se convierte en una estructura: cada solicitud tiene su sitio, sus formatos y su nombre. El cliente sabe qué cargar y tú sabes dónde encontrarlo.
Cómo funciona
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Da forma a la solicitud
Un asistente en cinco pasos: Info, Organización, Visualización, Estructura, Resumen. Eliges si presentar los pasos directamente, agruparlos en temas o dividirlos en áreas temáticas, como «Documentación societaria» y «Documentación fiscal».
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Elige qué pedir en cada paso
Carga única, múltiple o repetible, compilación de documento, firma electrónica o pregunta. En cada campo decides si es obligatorio, qué formatos acepta y con qué nombre llegará el archivo.
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Guárdalo y reutilízalo
El flujo guardado es una plantilla: lo activas para cada cliente o proveedor, lo duplicas para crear una variante, lo exportas en JSON y lo vuelves a importar cuando haga falta. Las áreas y los temas ya escritos se importan desde otros flujos.
La lista de documentos se convierte en un recorrido.
Qué puedes hacer
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Seis tipos de paso
Una casilla para el extracto mercantil, dos casillas Anverso y Reverso para el documento de identidad, una carga múltiple para las facturas del trimestre. O un formulario que rellenar, un PDF que firmar con kSign, una pregunta. Cada paso pide una sola cosa, y el cliente entiende enseguida lo que necesita.
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Entradas repetibles
Las nóminas de cada empleado, los documentos de cada inmueble: con la carga repetible es el cliente quien añade las entradas, cada una con su etiqueta. También un tema entero puede ser repetible, con un conjunto de archivos para cada instancia.
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Preguntas que guían
Opción única, menú desplegable, sí/no, texto libre, número con su unidad de medida, fecha. Puedes pedir que se adjunte un archivo a la respuesta, opcional u obligatorio: «¿Tienes correo certificado? Adjunta el justificante».
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Archivos que llegan con el nombre correcto
Cada archivo toma el nombre del paso y del campo: se acabó «escaneo001.pdf». Con «Nombre del usuario» es el cliente quien le pone nombre, útil cuando el mismo campo recibe documentos distintos. Con «Cargar carpeta entera» llegan también las subcarpetas, tal como están.
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Formatos bajo control
PDF, imágenes, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos firmados P7M, archivos comprimidos: en cada campo eliges qué aceptar, y un archivo con la extensión equivocada no entra. El tamaño máximo de los archivos lo decide la empresa.
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Un catálogo ordenado
Categorías con su color para encontrar los flujos, como «Alta de clientes» o «Declaración de la renta», duplicación con un clic, importación de áreas y temas desde otros flujos. El constructor está pensado para la pantalla del ordenador, donde se trabaja con calma.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que reconstruir el flujo para cada cliente?
No. El flujo es una plantilla: lo construyes una vez y lo activas tantas veces como haga falta, para Studio Morelli o para Ferrari Design. Cada activación es una recogida independiente, con sus participantes, sus plazos y sus archivos.
¿Puedo pedir un formulario que rellenar en lugar de un archivo?
Sí, con el paso Compilación de documento. Un PDF con campos rellenables se completa directamente en el navegador; Word y Excel se rellenan online con la extensión «Compilación de documentos online». En cualquier caso, el cliente también puede descargar la plantilla, rellenarla y volver a cargarla.
¿Flow comprueba el contenido de los documentos?
Flow comprueba el formato, por la extensión del archivo: si el campo solo acepta PDF, una foto no entra. El contenido lo verifica una persona de tu equipo, con la revisión de documentos: válido o rechazado, con el motivo.
Si modifico un flujo ya activo, ¿qué pasa con las recogidas en curso?
Decides tú. Puedes aplicar los cambios a las recogidas que selecciones, y se avisa a los participantes; o bien, para no tocar las que ya están en marcha, guardas los cambios como una plantilla nueva.
¿Puedo construir un flujo desde el móvil?
Los flujos se construyen desde el ordenador: áreas, temas y campos piden una pantalla amplia. Tus clientes, en cambio, cargan sin problemas también desde el móvil.
Las demás funcionalidades de Flow
Simplifica la recogida de documentos con Flow
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Alex