Panel y resúmenes
Quién ha entregado y quién no, de un vistazo
Nada de hojas de Excel con crucecitas ni bandejas de correo que releer. Flow te muestra qué recogidas están paradas, cuáles esperan una revisión y cuáles están a punto de vencer, y para cada cliente la lista exacta de lo que falta.
Saber en qué punto estás no debería requerir una reunión
Cuando los clientes son treinta y los documentos de cada uno una docena, la pregunta «¿quién nos falta?» se come las mañanas. Flow la responde solo. El panel divide las recogidas por estado; el resumen de cada recogida muestra, participante por participante, qué está cargado, qué está por validar y qué se ha rechazado. Las preguntas de los clientes están junto al paso al que se refieren, y cada acción, desde la primera carga hasta el último aviso, queda en el registro de actividad. Si trabajáis muchos, cada coordinador ve sus empresas cliente y nada más.
Cómo funciona
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Miras el panel
Seis contadores te dicen enseguida dónde mirar: No iniciadas, En curso, Por validar, Completadas, A punto de vencer, Vencidas. Un clic y ves las recogidas de ese grupo.
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Abres el resumen
Cada recogida tiene sus pestañas: Carga, Validación, P&R, Plazos, Actividad. Filtras los archivos por Todos, Cargados, Faltantes o Rechazados y encuentras enseguida lo que buscas.
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Actúas donde hace falta
Desde ahí avisas a quien va retrasado, respondes una pregunta, descargas el CSV de resumen o el ZIP de los documentos. Cuando la recogida termina, la pones en pausa o la archivas.
¿Quién nos falta? Flow lo sabe antes de que lo preguntes.
Qué puedes hacer
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Cada coordinador, sus clientes
Con Coordinación asignas las empresas cliente a los compañeros: cada uno sigue sus recogidas, en tarjetas o en tabla, sin perderse en las de los demás. Si un cliente cambia de responsable, la visibilidad le sigue.
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Preguntas junto al paso
Cuando un cliente pregunta «¿qué certificado necesitáis?», la pregunta llega a la pestaña P&R vinculada al paso correcto. Respondes desde ahí, y añades comentarios internos que el cliente no ve, o públicos que sí lee.
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El registro de cada paso
Cargas, validaciones, avisos, cambios de plazo, participantes añadidos o eliminados: más de 35 tipos de evento quedan en la pestaña Actividad, con quién hizo qué y cuándo. El Registro de auditoría dice quién creó o modificó flujos, recogidas y solicitudes, y cuándo.
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CSV y ZIP con un clic
Descarga el CSV de resumen de la recogida, o haz que te lo envíen por correo, y el ZIP de todos los documentos con carpetas por participante. Con la extensión Analytics ves la evolución de cargas y validaciones.
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Notificaciones a quien debe saberlo
Un archivo cargado, una recogida completada, una pregunta, una firma recibida, una validación con retraso: Flow avisa en la app y por correo a las personas con el rol adecuado, no a toda la oficina.
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Pausa, archivo y papelera
Pon en pausa una recogida y los participantes no cargan hasta que la reactives; archívala cuando esté cerrada y los archivos siguen consultables. Una recogida eliminada por error se recupera de la papelera.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver solo los clientes que sigo yo?
Sí, con Coordinación, una extensión activa por defecto: el administrador asigna a cada coordinador sus empresas cliente, y cada uno ve las recogidas de esos clientes en tarjetas o en tabla.
¿Puedo exportar el estado de una recogida?
Sí: el resumen se descarga en CSV o llega por correo, y los documentos se descargan en un único ZIP con la estructura de carpetas. Para el archivo de la empresa también está «Archivar en Files».
¿Se ve quién hizo qué?
Sí. Cada recogida tiene su registro de actividad con más de 35 tipos de evento, desde el archivo cargado hasta el recordatorio enviado, con autor y hora. El Registro de auditoría dice quién creó o modificó flujos, recogidas y solicitudes, y cuándo.
¿El panel funciona también desde el móvil?
Sí, para echar un vistazo a cómo vas: panel, resúmenes y coordinación en tarjetas se leen también desde el móvil. La vista en tabla de la coordinación y la creación de flujos están pensadas para el ordenador.
Las demás funcionalidades de Flow
Simplifica la recogida de documentos con Flow
Solicita una demo: te mostramos cómo Flow guía a clientes y proveedores a subir los archivos correctos.
Alex