Invitaciones
Una invitación, un enlace personal: el cliente no tiene que crear ninguna cuenta
Elige la empresa, el flujo y las personas: cada una recibe un email con su enlace y carga sin contraseña ni registro. Si necesitas más seguridad, añade la verificación con un código enviado a su email.
El cliente no quiere otra cuenta
Cada contraseña de más es un motivo más para aplazarlo. La administración del cliente, el departamento de compras del proveedor, el nuevo colaborador: todos tienen email, pocos tienen ganas de registrarse en un portal para enviarte tres PDF. Con Flow la invitación ya es la puerta de entrada: un enlace personal, vinculado a esa persona y a esa recogida.
Cómo funciona
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Elige empresa y flujo
La activación sigue cinco pestañas: Empresa, Flujo, Configuración, Modalidad, Participantes. Empiezas por la empresa destinataria, por ejemplo Ferrari Design, y el flujo que activar; después das nombre a la recogida y configuras plazos, revisión y verificación.
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Añade a las personas
Una a una, o todas a la vez desde un archivo CSV con email, nombre, apellidos, empresa, teléfono e idioma. Después eliges: cada uno completa su propio flujo, o todos trabajan en el mismo expediente.
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Sale la invitación
Cada participante recibe un email con su enlace personal, en su idioma entre los siete disponibles. Desde ahí carga, responde y envía: sin cuenta, sin contraseña que recordar.
Un enlace, ninguna contraseña: el camino más corto hacia un documento.
Qué puedes hacer
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Un enlace para cada persona
El enlace es personal: Flow sabe quién está cargando, y cada archivo, respuesta y pregunta queda vinculado a esa persona. En el registro de la recogida ves quién hizo qué, sin preguntarlo.
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Verificación con código por email
Por si un enlace se reenvía, la «Verificación OTP» pide un código enviado al email del participante. Eliges cuándo: en cada acceso, solo la primera vez o cada 24 horas.
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Individual o co-flujo
Veinte candidatos, veinte copias del mismo flujo: es la modalidad individual. Los tres socios de Rossi & Partner que preparan un único expediente: es el co-flujo. Y en el co-flujo decides si los archivos están compartidos y editables por todos, compartidos en solo lectura o aislados por persona.
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Cien participantes con un CSV
Pegas o cargas el archivo y Flow comprueba cada fila antes de continuar: los emails no válidos y los duplicados se señalan con su número de fila, para corregirlos enseguida. Los contactos nuevos también llegan a la libreta de Kontacts.
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Portal de participantes
Para quien te envía documentos todo el año está la extensión Portal de participantes: se entra con email y código y se encuentran todos los flujos asignados, con las tarjetas Por empezar, En curso, Completado, Por volver a subir y Vencido como filtros.
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Cargador interno
A veces los documentos los tiene un compañero: el departamento de personal, la sede de Milán. Con el cargador interno los flujos se asignan también a compañeros, que cargan desde la app con su cuenta Kamzan. Es una extensión ya activa cuando empiezas.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que registrarse?
No. Abre el enlace que recibe por email y carga. Si activas la verificación, introduce además un código que le llega al mismo email. Solo quien usa el Portal de participantes entra con email y código, siempre sin contraseña.
¿Puedo invitar a varias personas al mismo expediente?
Sí, con el co-flujo: todos contribuyen al mismo expediente y un documento cargado por uno vale para todos. También puedes limitar a cada persona a las áreas o temas que le corresponden.
¿En qué idioma llega la invitación?
En el idioma que indiques para el participante, también desde la columna «idioma» del CSV: italiano, inglés, español, alemán, francés, chino o portugués. Lo mismo vale para recordatorios y avisos.
¿Puedo pedir documentos también a mis compañeros?
Sí, con el cargador interno: asignas los flujos a tus compañeros, que los encuentran en la app y cargan con su cuenta Kamzan.
Las demás funcionalidades de Flow
Simplifica la recogida de documentos con Flow
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Alex