Extensión de Kalendo
¿Quién está hoy? Lo sabes sin preguntar a nadie.
Vacaciones, permisos, reuniones, citas fuera de la oficina: todo acaba en un único calendario que los compañeros autorizados pueden consultar. Ven el nombre y la franja horaria, nunca el título, los participantes ni el motivo. Y nadie tiene que actualizarlo a mano.
Disponibilidad sí, vida privada no
Para saber si un compañero está, normalmente quedan dos caminos: preguntar por ahí, o compartir los calendarios personales y enseñar a todos también la visita médica de las once. El calendario de empresa es el tercero. Es un calendario de Kalendo creado a propósito, que se rellena solo con entradas sin detalles. Las ausencias aprobadas en Klokka se convierten en «M. Rossi — Ausente», solo con las fechas y nunca el tipo de ausencia; un permiso de dos horas ocupa sus dos horas, no el día entero. Los cierres de la empresa aparecen como días completos. Las reuniones de kMeeting y los eventos de Kalendo llegan cuando quien los crea deja marcada la casilla «Indicar que estoy ocupado en el calendario de empresa»: en lugar del título aparece el texto elegido por la empresa — «Ocupado» si no ha elegido otro — o el del topic del evento. Quién ve el calendario lo decide el administrador con «Compartir», como en cualquier otro calendario; los destinatarios lo consultan en solo lectura.
Cómo funciona
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Crea el calendario
Desde Ajustes → Calendario de empresa, «Crear calendario de empresa». Quien administra Kalendo encuentra además un aviso que se lo recuerda, hasta que lo crea o lo descarta.
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Elige quién lo ve
Con «Compartir», desde el menú junto al calendario, como con los demás. Las mismas personas son también las únicas que pueden indicar ahí su propia ocupación.
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Deja que se llene
Ausencias aprobadas y cierres de Klokka, reuniones de kMeeting, eventos de Kalendo con la casilla marcada: las entradas llegan, se mueven y desaparecen junto con el original.
Se ve quién está ocupado. No por qué.
Qué puedes hacer
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Ningún detalle sale
En el calendario de empresa van el nombre y la franja horaria. Nunca el título, la descripción, los participantes, el lugar ni el enlace de la videoconferencia.
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Las ausencias llegan de Klokka
Solo las aprobadas, como «Ausente» y nunca con el tipo: una baja por enfermedad no se vuelve pública. Desde Klokka también se puede dejar fuera a alguien, y sus entradas desaparecen.
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Reuniones y eventos con una casilla
Al crear una reunión o un evento, la casilla «indicar que estoy ocupado» puede salir ya marcada. Quien no quiera publicar ese compromiso concreto la desmarca.
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Las palabras las elige la empresa
El nombre como «M. Rossi», «Mario Rossi» o «MR»; un prefijo para las reuniones; el texto de los eventos, y uno por cada topic, como «Fuera de la oficina». Una vista previa muestra el resultado.
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Sigue también las recurrencias
Si de un evento recurrente mueves o cancelas una sola repetición, la entrada del calendario de empresa se mueve o desaparece con ella: los compañeros no te ven ocupado cuando estás libre.
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Solo lectura para todos
Nadie escribe en él a mano: las entradas las ponen las aplicaciones. Si lo apagas, deja de recoger nuevas y conserva las que tiene; al reactivarlo, sigue desde ahí.
Preguntas frecuentes
¿Ven los compañeros el título de mis eventos?
No. En lugar del título aparece el texto de la empresa o el del topic, y solo en los eventos en los que dejaste la casilla marcada. Tu calendario sigue siendo tuyo: solo lo ve quien tú hayas elegido al compartirlo.
¿Se nota si una ausencia es enfermedad o vacaciones?
No: cada ausencia aprobada aparece como «Ausente», con el nombre y las fechas, nunca el tipo ni el motivo. Las solicitudes aún no aprobadas no aparecen en absoluto.
¿Quién puede indicar que está ocupado?
Quien tiene acceso al calendario de empresa y tiene en su tipo de usuario el privilegio para hacerlo: los tipos los decide el administrador de Kalendo. Las ausencias de Klokka, en cambio, llegan para todos, salvo quien quede excluido.
Las demás funcionalidades de Kalendo
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Alex