Estensione di Kalendo
Chi c’è oggi? Lo sai senza chiederlo a nessuno.
Ferie, permessi, riunioni, appuntamenti fuori sede: finiscono tutti in un unico calendario che i colleghi autorizzati possono consultare. Ci leggono il nome e la fascia oraria, mai il titolo, i partecipanti o il motivo. E nessuno deve aggiornarlo a mano.
Disponibilità sì, vita privata no
Per sapere se un collega c’è, di solito restano due strade: chiedere in giro, o condividere i calendari personali e mostrare a tutti anche la visita medica delle undici. Il calendario aziendale è la terza. È un calendario di Kalendo creato apposta, che si riempie da solo con voci senza dettagli. Le assenze approvate in Klokka diventano «M. Rossi — Assente», con le sole date e mai il tipo di assenza; un permesso di due ore occupa le sue due ore, non la giornata. Le chiusure aziendali compaiono come giornate intere. Le riunioni di kMeeting e gli eventi di Kalendo ci arrivano quando chi li crea lascia la spunta «Segnala che sono occupato sul calendario aziendale»: al posto del titolo compare la dicitura scelta dall’azienda, «Occupato» se non ne ha scelte altre, o quella del topic dell’evento. Chi vede il calendario lo decide l’amministratore con «Condividi», come per qualunque altro calendario; i destinatari lo consultano in sola lettura.
Come funziona
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Crea il calendario
Da Impostazioni → Calendario aziendale, «Crea calendario aziendale». Chi amministra Kalendo trova anche un avviso che glielo ricorda, finché non lo crea o non lo chiude.
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Scegli chi lo vede
Con «Condividi», dal menu accanto al calendario, come per gli altri. Le stesse persone sono anche le uniche che possono segnalarci la propria occupazione.
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Lascia che si riempia
Assenze approvate e chiusure da Klokka, riunioni da kMeeting, eventi da Kalendo con la spunta: le voci arrivano, si spostano e spariscono insieme all’originale.
Si vede chi è occupato. Non perché.
Cosa puoi fare
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Nessun dettaglio esce
Sul calendario aziendale vanno il nome e la fascia oraria. Mai il titolo, la descrizione, i partecipanti, il luogo o il link della videoconferenza.
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Le assenze arrivano da Klokka
Solo quelle approvate, come «Assente» e mai con il tipo: la malattia non diventa un fatto pubblico. Da Klokka si può anche tenere fuori qualcuno, e le sue voci spariscono.
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Riunioni ed eventi con una spunta
Creando una riunione o un evento, la casella «segnala che sono occupato» può partire già spuntata. Chi non vuole pubblicare quel singolo impegno toglie il segno.
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Le parole le sceglie l’azienda
Il nome come «M. Rossi», «Mario Rossi» o «MR»; un prefisso per le riunioni; la dicitura degli eventi, e una per ogni topic, come «Fuori sede». Un’anteprima mostra il risultato.
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Segue anche le ricorrenze
Se di un evento ricorrente sposti o cancelli una sola occorrenza, la voce sul calendario aziendale si sposta o sparisce con lei: i colleghi non ti vedono occupato quando sei libero.
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Sola lettura per tutti
Nessuno ci scrive a mano: le voci le mettono le applicazioni. Se lo spegni, smette di raccoglierne di nuove e tiene quelle che ha; riacceso, riprende da lì.
Domande frequenti
I colleghi vedono il titolo dei miei eventi?
No. Al posto del titolo compare la dicitura dell’azienda o quella del topic, e solo per gli eventi in cui hai lasciato la spunta. Il tuo calendario resta tuo: lo vede solo chi ci hai condiviso.
Si capisce se un’assenza è malattia o ferie?
No: ogni assenza approvata compare come «Assente», con il nome e le date, mai il tipo né la motivazione. Le richieste non ancora approvate non compaiono affatto.
Chi può segnalarsi come occupato?
Chi ha accesso al calendario aziendale e ha nella propria tipologia il privilegio per farlo: le tipologie le decide l’amministratore di Kalendo. Le assenze di Klokka invece arrivano per tutti, salvo chi viene escluso.
Le altre funzionalità di Kalendo
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Alex