Extensão do Kalendo
Quem está hoje? Sabe-o sem perguntar a ninguém.
Férias, dispensas, reuniões, compromissos fora do escritório: tudo acaba num único calendário que os colegas autorizados podem consultar. Leem o nome e o intervalo horário, nunca o título, os participantes ou o motivo. E ninguém tem de o atualizar à mão.
Disponibilidade sim, vida privada não
Para saber se um colega está, ficam normalmente dois caminhos: perguntar por aí, ou partilhar os calendários pessoais e mostrar a todos também a consulta médica das onze. O calendário da empresa é o terceiro. É um calendário do Kalendo criado de propósito, que se preenche sozinho com entradas sem detalhes. As ausências aprovadas no Klokka tornam-se «M. Rossi — Ausente», só com as datas e nunca o tipo de ausência; uma dispensa de duas horas ocupa as suas duas horas, não o dia inteiro. Os encerramentos da empresa aparecem como dias inteiros. As reuniões do kMeeting e os eventos do Kalendo chegam quando quem os cria deixa assinalada a caixa «Sinalizar que estou ocupado no calendário da empresa»: em vez do título aparece a designação escolhida pela empresa — «Ocupado» se não tiver escolhido outra — ou a do tópico do evento. Quem vê o calendário decide-o o administrador com «Partilhar», como em qualquer outro calendário; os destinatários consultam-no só em leitura.
Como funciona
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Crie o calendário
Em Definições → Calendário da empresa, «Criar calendário da empresa». Quem administra o Kalendo encontra também um aviso que o lembra, até o criar ou o fechar.
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Escolha quem o vê
Com «Partilhar», no menu ao lado do calendário, como nos outros. As mesmas pessoas são também as únicas que podem lá sinalizar a própria ocupação.
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Deixe-o encher-se
Ausências aprovadas e encerramentos do Klokka, reuniões do kMeeting, eventos do Kalendo com a caixa assinalada: as entradas chegam, mudam e desaparecem com o original.
Vê-se quem está ocupado. Não porquê.
O que pode fazer
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Nenhum detalhe sai
No calendário da empresa vão o nome e o intervalo horário. Nunca o título, a descrição, os participantes, o local ou o link da videoconferência.
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As ausências chegam do Klokka
Só as aprovadas, como «Ausente» e nunca com o tipo: uma baixa médica não se torna pública. No Klokka também se pode deixar alguém de fora, e as suas entradas desaparecem.
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Reuniões e eventos com uma caixa
Ao criar uma reunião ou um evento, a caixa «sinalizar que estou ocupado» pode vir já assinalada. Quem não quiser publicar esse compromisso concreto tira o sinal.
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As palavras escolhe-as a empresa
O nome como «M. Rossi», «Mario Rossi» ou «MR»; um prefixo para as reuniões; a designação dos eventos, e uma para cada tópico, como «Fora do escritório». Uma pré-visualização mostra o resultado.
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Acompanha também as recorrências
Se mover ou cancelar uma só ocorrência de um evento recorrente, a entrada no calendário da empresa muda ou desaparece com ela: os colegas não o veem ocupado quando está livre.
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Só leitura para todos
Ninguém escreve nele à mão: as entradas são postas pelas aplicações. Se o desligar, deixa de recolher novas e mantém as que tem; voltando a ligá-lo, retoma dali.
Perguntas frequentes
Os colegas veem o título dos meus eventos?
Não. Em vez do título aparece a designação da empresa ou a do tópico, e só nos eventos em que deixou a caixa assinalada. O seu calendário continua a ser seu: só o veem as pessoas com quem o partilhou.
Percebe-se se uma ausência é doença ou férias?
Não: cada ausência aprovada aparece como «Ausente», com o nome e as datas, nunca o tipo nem o motivo. Os pedidos ainda não aprovados não aparecem de todo.
Quem pode sinalizar que está ocupado?
Quem tem acesso ao calendário da empresa e tem no seu tipo de utilizador o privilégio para o fazer: os tipos decide-os o administrador do Kalendo. Já as ausências do Klokka chegam para todos, exceto quem for excluído.
As outras funcionalidades do Kalendo
Organize o tempo da equipa com o Kalendo
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Kalendo põe ordem em eventos, atividades e marcações.
Alex