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Extension de Kalendo

Qui est là aujourd’hui ? Vous le savez sans demander à personne.

Congés, permissions, réunions, rendez-vous à l’extérieur : tout arrive dans un seul calendrier que les collègues autorisés peuvent consulter. Ils y lisent le nom et le créneau, jamais le titre, les participants ou le motif. Et personne n’a à le mettre à jour à la main.

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La disponibilité oui, la vie privée non

Pour savoir si un collègue est là, il reste en général deux chemins : demander autour de soi, ou partager les calendriers personnels et montrer à tous aussi le rendez-vous médical de onze heures. Le calendrier d’entreprise est le troisième. C’est un calendrier Kalendo créé exprès, qui se remplit tout seul d’entrées sans détails. Les absences approuvées dans Klokka deviennent « M. Rossi — Absent », avec les seules dates et jamais le type d’absence ; une permission de deux heures occupe ses deux heures, pas la journée. Les fermetures de l’entreprise apparaissent comme des journées entières. Les réunions kMeeting et les événements Kalendo y arrivent quand la personne qui les crée laisse cochée la case « Me signaler occupé sur le calendrier d’entreprise » : à la place du titre apparaît le libellé choisi par l’entreprise — « Occupé » si elle n’en a pas choisi d’autre — ou celui du topic de l’événement. Qui voit le calendrier, c’est l’administrateur qui le décide avec « Partager », comme pour tout autre calendrier ; les destinataires le consultent en lecture seule.

Comment ça marche

  1. Créez le calendrier

    Depuis Paramètres → Calendrier d’entreprise, « Créer le calendrier d’entreprise ». Qui administre Kalendo trouve aussi un avis qui le lui rappelle, tant qu’il ne l’a pas créé ou fermé.

  2. Choisissez qui le voit

    Avec « Partager », depuis le menu à côté du calendrier, comme pour les autres. Ces mêmes personnes sont aussi les seules à pouvoir y signaler leur propre occupation.

  3. Laissez-le se remplir

    Absences approuvées et fermetures de Klokka, réunions de kMeeting, événements Kalendo avec la case cochée : les entrées arrivent, se déplacent et disparaissent avec l’original.

On voit qui est occupé. Pas pourquoi.

Ce que vous pouvez faire

  • Aucun détail ne sort

    Sur le calendrier d’entreprise vont le nom et le créneau. Jamais le titre, la description, les participants, le lieu ou le lien de la visioconférence.

  • Les absences arrivent de Klokka

    Seulement celles qui sont approuvées, en « Absent » et jamais avec le type : la maladie ne devient pas publique. Depuis Klokka, on peut aussi exclure quelqu’un, et ses entrées disparaissent.

  • Réunions et événements d’une case à cocher

    En créant une réunion ou un événement, la case « me signaler occupé » peut être déjà cochée. Qui ne veut pas publier cet engagement précis la décoche.

  • Les mots, c’est l’entreprise qui les choisit

    Le nom en « M. Rossi », « Mario Rossi » ou « MR » ; un préfixe pour les réunions ; le libellé des événements, et un pour chaque topic, comme « En déplacement ». Un aperçu montre le résultat.

  • Il suit aussi les récurrences

    Si vous déplacez ou annulez une seule occurrence d’un événement récurrent, l’entrée du calendrier d’entreprise se déplace ou disparaît avec elle : les collègues ne vous voient pas occupé quand vous êtes libre.

  • Lecture seule pour tous

    Personne n’y écrit à la main : ce sont les applications qui ajoutent les entrées. Si vous le désactivez, il cesse d’en recueillir de nouvelles et garde celles qu’il a ; réactivé, il reprend de là.

Questions fréquentes

Les collègues voient-ils le titre de mes événements ?

Non. À la place du titre apparaît le libellé de l’entreprise ou celui du topic, et seulement pour les événements où vous avez laissé la case cochée. Votre calendrier reste le vôtre : seuls ceux avec qui vous l’avez partagé le voient.

Peut-on savoir si une absence est une maladie ou des congés ?

Non : chaque absence approuvée apparaît comme « Absent », avec le nom et les dates, jamais le type ni le motif. Les demandes pas encore approuvées n’apparaissent pas du tout.

Qui peut se signaler occupé ?

Les personnes qui ont accès au calendrier d’entreprise et dont le type d’utilisateur comporte le privilège pour le faire : les types sont décidés par l’administrateur de Kalendo. Les absences de Klokka, elles, arrivent pour tout le monde, sauf pour les personnes exclues.

Les autres fonctionnalités de Kalendo

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