In presenza
Il cliente è al banco: firma lì, senza stampare niente
Un tablet, un PC o un totem diventano una postazione di firma. Mandi il documento, il cliente lo legge, conferma l’identità con il codice SMS o la CIE e firma. La copia firmata gli arriva per email, e la postazione torna pronta per il prossimo.
La stampante non è una procedura di firma
In agenzia, allo sportello, in reception: quando il cliente è presente, il riflesso è stampare, far firmare a penna, scansionare e archiviare. Quattro passaggi, un foglio che si può perdere e nessuna traccia di chi ha confermato cosa, e quando. La postazione di firma tiene la velocità del foglio sul banco, con le stesse prove di una firma inviata via link: identità verificata, registro degli eventi, certificato.
Come funziona
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Collega la postazione
Dai un nome alla postazione e scegli che dispositivo è: tablet, telefono, portatile, computer o totem. Sul dispositivo apri il suo link, o inquadri il QR con la fotocamera: resta in attesa con il logo e i colori della tua azienda. Niente codici da digitare.
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Mandale il documento
In «Firma in presenza» vedi quali postazioni sono collegate e libere. Ne scegli una, parti da un modello o carichi un PDF, aggiungi chi firma: il documento compare sullo schermo in pochi secondi, senza nessuna email di invito.
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Il cliente firma
Controlla i suoi dati, compila i campi, conferma l’identità con il codice SMS o con la CIE e firma. Se firmano in più persone, la postazione passa alla successiva; ognuno riceve la copia firmata all’email che ha indicato.
La velocità del foglio sul banco, senza il foglio.
Cosa puoi fare
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Qualsiasi schermo
Il tablet sul bancone, il PC dello sportello, il Mac in reception, un telefono, il totem all’ingresso: la postazione è una pagina web, senza app da installare. Ogni scheda mostra il disegno del dispositivo, così la riconosci al volo.
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Stato a colpo d’occhio
Collegata e libera, collegata e in uso, non collegata: prima di mandare un documento sai se qualcuno lo vedrà. Su ogni postazione c’è anche l’ora dell’ultima firma raccolta.
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Stesse prove della firma via link
Codice via SMS al cellulare del cliente, oppure Carta d’Identità Elettronica per la firma elettronica avanzata: in presenza valgono le stesse verifiche, lo stesso registro degli eventi e lo stesso certificato di firma.
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Più firmatari, uno dopo l’altro
Un contratto con due intestatari? Firmano sulla stessa postazione nell’ordine in cui li hai inseriti, e lo schermo dice a chi tocca: «Firmatario 2 di 3».
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Niente dati lasciati sullo schermo
Se il cliente si allontana, dopo tre minuti senza nessuno la sessione si azzera: codice verificato, CIE e dati inseriti spariscono, e chi arriva dopo ricomincia da capo. Anche il server, alla postazione, non accetta un codice verificato da più di dieci minuti.
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Tutto sotto controllo dall’ufficio
Le linguette Postazioni, In corso e Completate dicono dove si trova ogni documento. Se il cliente cambia idea annulli la richiesta, e la postazione torna in attesa da sola.
Domande frequenti
Serve un’app o un dispositivo particolare?
No. Qualsiasi dispositivo con un browser aggiornato fa da postazione: si apre il suo link, o si inquadra il QR, e resta in attesa dei documenti. Il tipo di dispositivo che scegli serve solo a riconoscerlo nell’elenco.
La firma in presenza vale quanto quella inviata via email?
Sì, è la stessa firma. Con il codice SMS è una firma elettronica semplice (eIDAS art. 25, CAD art. 20); con la CIE è una firma elettronica avanzata. Cambia solo dove si trova chi firma.
Il cliente può rifiutare di firmare alla postazione?
Alla postazione il pulsante di rifiuto non c’è, e il sistema non lo accetterebbe: davanti a uno schermo condiviso un tocco sbagliato non deve chiudere una pratica. Se il cliente cambia idea basta non firmare, e dall’ufficio annulli la richiesta.
Cosa succede se il cliente se ne va a metà?
Dopo tre minuti senza nessuno davanti la postazione ricomincia da capo: i dati che aveva scritto, il codice verificato e l’eventuale CIE si annullano, e il documento torna come l’avevi preparato. Chi passa dopo non trova niente del cliente precedente.
Chi crea le postazioni, e se un tablet si perde?
Le postazioni le crea e le modifica chi amministra kSign. Se un dispositivo si perde, si rigenera il link: quello vecchio smette subito di funzionare, e le richieste già mandate a quella postazione restano al loro posto.
Le altre funzionalità di kSign
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Alex