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En présentiel

Le client est au comptoir : il signe sur place, sans rien imprimer

Une tablette, un PC ou une borne devient un poste de signature. Vous envoyez le document, le client le lit, confirme son identité par code SMS ou avec la CIE et signe. La copie signée lui arrive par e-mail, et le poste est de nouveau prêt pour le suivant.

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Une imprimante n’est pas une procédure de signature

À l’agence, au guichet, à l’accueil : quand le client est là, le réflexe est d’imprimer, faire signer au stylo, scanner et archiver. Quatre étapes, une feuille qui peut se perdre et aucune trace de qui a confirmé quoi, ni quand. Le poste de signature garde la rapidité de la feuille sur le comptoir, avec les mêmes preuves qu’une signature envoyée par lien : identité vérifiée, journal des événements, certificat.

Comment ça marche

  1. Connectez le poste

    Vous donnez un nom au poste et choisissez le type d’appareil : tablette, téléphone, portable, ordinateur ou borne. Sur l’appareil, vous ouvrez son lien ou scannez le QR code avec l’appareil photo : il attend avec le logo et les couleurs de votre entreprise. Aucun code à saisir.

  2. Envoyez-lui le document

    Dans « Signature en présentiel », vous voyez quels postes sont connectés et libres. Vous en choisissez un, partez d’un modèle ou chargez un PDF, ajoutez les signataires : le document s’affiche à l’écran en quelques secondes, sans aucun e-mail d’invitation.

  3. Le client signe

    Il vérifie ses données, remplit les champs, confirme son identité par code SMS ou avec la CIE et signe. Si plusieurs personnes signent, le poste passe à la suivante ; chacune reçoit la copie signée à l’adresse e-mail indiquée.

La rapidité de la feuille sur le comptoir, sans la feuille.

Ce que vous pouvez faire

  • N’importe quel écran

    La tablette sur le comptoir, le PC du guichet, le Mac de l’accueil, un téléphone, la borne de l’entrée : le poste est une page web, sans application à installer. Chaque fiche montre le dessin de l’appareil, pour le reconnaître tout de suite.

  • L’état d’un coup d’œil

    Connecté et libre, connecté et occupé, non connecté : avant d’envoyer un document, vous savez si quelqu’un le verra. Chaque poste indique aussi quand la dernière signature a été recueillie.

  • Les mêmes preuves que la signature par lien

    Code par SMS sur le portable du client, ou carte d’identité électronique italienne (CIE) pour la signature électronique avancée : en présentiel s’appliquent les mêmes vérifications, le même journal des événements et le même certificat de signature.

  • Plusieurs signataires, l’un après l’autre

    Un contrat avec deux titulaires ? Ils signent sur le même poste dans l’ordre où vous les avez saisis, et l’écran indique à qui c’est le tour : « Signataire 2 sur 3 ».

  • Aucune donnée laissée à l’écran

    Si le client s’éloigne, après trois minutes sans personne la session se réinitialise : code vérifié, CIE et données saisies disparaissent, et celui qui arrive ensuite recommence depuis le début. Au poste, le serveur refuse en outre un code vérifié depuis plus de dix minutes.

  • Tout sous contrôle depuis le bureau

    Les onglets Postes, En cours et Terminées indiquent où se trouve chaque document. Si le client change d’avis, vous annulez la demande, et le poste revient de lui-même en attente.

Questions fréquentes

Faut-il une application ou un appareil particulier ?

Non. Tout appareil avec un navigateur à jour fait office de poste : on ouvre son lien, ou on scanne le QR code, et il attend les documents. Le type d’appareil choisi sert seulement à le reconnaître dans la liste.

La signature en présentiel vaut-elle autant que celle envoyée par e-mail ?

Oui, c’est la même signature. Avec le code SMS, c’est une signature électronique simple (eIDAS art. 25, CAD italien art. 20) ; avec la CIE, une signature électronique avancée. Seul l’endroit où se trouve le signataire change.

Le client peut-il refuser de signer au poste ?

Au poste, il n’y a pas de bouton de refus, et le système ne l’accepterait pas : devant un écran partagé, un mauvais geste ne doit pas clore un dossier. Si le client change d’avis, il suffit de ne pas signer, et vous annulez la demande depuis le bureau.

Que se passe-t-il si le client part en cours de route ?

Après trois minutes sans personne devant, le poste recommence depuis le début : les données saisies, le code vérifié et l’éventuelle CIE sont annulés, et le document redevient tel que vous l’aviez préparé. Celui qui passe ensuite ne trouve rien du client précédent.

Qui crée les postes, et si une tablette est perdue ?

Les postes sont créés et modifiés par l’administrateur de kSign. Si un appareil est perdu, on régénère le lien : l’ancien cesse aussitôt de fonctionner, et les demandes déjà envoyées à ce poste restent en place.

Les autres fonctionnalités de kSign

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