Los expedientes del personal, ordenados y conservados conforme a la ley

Anagrafika reúne empresas, empleados y sus documentos en un único expediente y los envía a conservación digital conforme a la ley.

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Datos maestros dispersos entre Excel, sistemas y carpetas

La misma información copiada en tres sitios distintos, agendas desalineadas y documentos que no aparecen cuando hacen falta. Ya nadie sabe cuál es la versión correcta.

Sin Anagrafika

  • Fichas duplicadas entre Excel, ERP y agenda
  • Documentos en carpetas anónimas, desligados de la ficha
  • Ninguna fuente de verdad: ¿qué dato es el actualizado?

Con Anagrafika

  • Una única ficha para cada empresa y cada persona
  • Cada documento vinculado a la ficha a la que pertenece
  • Una sola fuente de verdad, siempre alineada

Un expediente por cada empleado, de la recogida a la conservación

Para cada empresa y cada empleado, Anagrafika mantiene juntos los documentos de la relación laboral: los subes al expediente, los organizas por tipo, compruebas que no falte nada y los envías a conservación digital conforme a la ley. No más carpetas dispersas: un único registro, siempre actualizado y listo para una auditoría.

Entidades y personas, relacionadas entre sí

No listas planas y desconectadas: Anagrafika relaciona entidades legales (empresas, personas jurídicas) y personas físicas, para que veas de un vistazo quién pertenece a qué y qué relación tiene con la empresa.

Contexto siempre claro Desde una ficha de empresa ves las personas vinculadas; desde una persona, las entidades de referencia.

Cada documento adjunto a la ficha correcta

Contratos, certificados, escrituras: cada documento vive en el contexto al que pertenece, clasificado por tipo. Se acabaron las carpetas anónimas donde no encuentras nada.

Tipos de documento configurables Define tus propios tipos (contratos, certificados, escrituras…) y clasifícalo todo en consecuencia.

Personas, empresas y documentos desde una sola búsqueda

Una sola barra de búsqueda para todo: escribes un nombre, una razón social o un documento y encuentras al instante la ficha correcta, con su contexto. Sin saltar entre herramientas.

Todo desde un solo sitio Personas, entidades y documentos en el mismo resultado, sin cambiar de pantalla.

Todo lo necesario para los expedientes del personal

  • Datos de empresas y empleados

    Registras las empresas con su número de IVA y código fiscal y los empleados vinculados, en una única lista centralizada.

  • Expediente documental

    Cada empleado tiene su expediente: subes los documentos, los descargas y los encuentras siempre en su sitio.

  • Tipos y categorías

    Una biblioteca de tipos de documento — carta de contratación, convenio, finiquito — organizados en categorías, con los tipos obligatorios destacados.

  • Perfiles y checklist de completitud

    Defines por puesto los documentos esperados y obligatorios: el expediente muestra qué falta y cuánto está completo.

  • Importación masiva desde CSV

    Cargas los empleados desde un archivo CSV: el separador se reconoce solo, con vista previa y errores señalados.

  • Versiones e historial

    Cada documento conserva todas sus versiones, con quién las subió y cuándo: sin sobrescrituras a ciegas.

  • Firma y compartición seguras

    Solicitas la firma electrónica de un documento con Ksign y lo compartes con enlaces protegidos por contraseña y caducidad.

  • Conservación conforme a la ley

    Los documentos van a conservación digital con perfiles AgID, certificados digitales y recibos registrados.

Conservación conforme a la ley

Los documentos en conservación digital, conforme a la ley

Anagrafika no se limita a archivar los documentos: los envía a conservación digital según las reglas AgID, así mantienen pleno valor legal en el tiempo y resisten una inspección o auditoría.

  • Perfiles de conservación AgID Cada tipo de documento se asocia al perfil de conservación AgID correcto, sin tener que pensarlo cada vez.
  • Certificados y entorno de prueba Subes los certificados digitales de la organización y pruebas el envío en staging antes de pasar a producción.
  • Registro de envíos y recibos Sigues cada documento de “en espera” a “conservado” y descargas los recibos PDF y XML emitidos por el conservador.

Preguntas frecuentes sobre Anagrafika

¿Qué es la conservación sustitutiva?

Es la conservación digital conforme a la ley: los documentos se envían a un conservador según las reglas AgID y mantienen su valor legal en el tiempo, sin necesidad de papel.

¿Puedo probar la conservación antes de usarla de verdad?

Sí: hay un entorno de staging separado de producción, así verificas certificados y envíos antes de que la conservación tenga efecto real.

¿Cómo cargo muchos empleados de una vez?

Con la importación CSV: Anagrafika reconoce el separador, muestra una vista previa y señala los errores antes de confirmar.

¿Dónde se guardan los datos?

Los datos de Anagrafika están en servidores en Europa, cifrados y conformes al RGPD, integrados con el ecosistema Kamzan.