La recogida de documentos de clientes y proveedores, guiada
Flow convierte la recogida de documentos en un recorrido guiado: pide los archivos correctos a las personas externas, con plazos y recordatorios, en servidores en Europa.
Recoger documentos es una caza interminable
Correos de ida y vuelta, archivos equivocados o en el formato erróneo, recordatorios a mano: sin un recorrido guiado la recogida se alarga y nunca sabes por dónde va.
El problema
- Correos infinitos para pedir y volver a pedir los documentos.
- Archivos que faltan o son incorrectos, en el formato que no sirve.
- Recordatorios a mano y ninguna idea de quién subió qué.
Con Flow
- Una solicitud guiada: pides los archivos correctos, con plazos y recordatorios automáticos.
- Formatos y obligatoriedad controlados: solo entra lo que necesitas.
- Estado en tiempo real: sabes quién subió, qué falta y qué validar.
De la solicitud a la carpeta ordenada, en un solo flujo
Flow no es un simple formulario de carga: diseñas el flujo una vez — qué documentos pedir, en qué orden, con qué reglas — y cada cliente o proveedor sigue el mismo recorrido guiado. Controlas el avance, los plazos y la validación desde un único panel, y los archivos llegan ya ordenados en las carpetas de Kamzan Files.
Los tipos de paso de carga
Un flujo se compone de pasos: elige el tipo adecuado para cada solicitud — archivos sueltos, carga libre, entradas repetidas o una pregunta.
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Carga individual
Una o varias cajas para subir archivos sueltos. Puedes añadir varias cajas en el mismo paso.
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Carga múltiple
Una única caja donde la persona puede subir varios archivos juntos.
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Carga repetible
La persona añade N entradas con etiqueta y archivo — p. ej. una nómina por empleado.
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Pregunta
El participante responde a una pregunta de opción única, múltiple o texto libre.
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Rellenable
La persona rellena un formulario con campos predefinidos, dentro del flujo.
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Firma
La persona firma un documento de forma digital, sin imprimirlo ni escanearlo.
Construye el flujo como quieras
Define áreas, topics, pasos y campos: para cada paso eliges el tipo — carga individual o múltiple, repetible, pregunta, rellenable o firma — los formatos aceptados y qué es obligatorio. Eliges también cómo se presenta a quien sube, por pasos o en una única página, con una panorámica siempre a la vista. Arrastras, duplicas y reordenas en pocos clics, sin tocar una línea de código.
Flujo individual o co-flujo
Elige cómo se completa el flujo: una sola persona de principio a fin, o varias personas juntas en el mismo flujo.
Una persona, de principio a fin
Una sola persona completa todos los pasos del flujo, de forma autónoma.
Varias personas, cada una su parte
Varias personas en el mismo flujo. Para cada paso decides:
- Asignas el paso a la persona adecuada
- Ocultas los pasos que no le corresponden
De la solicitud a la carpeta ordenada, en un solo flujo guiado: los documentos correctos, de las personas correctas, sin perseguir a nadie.
Lógica condicional: el flujo se adapta
Según las respuestas, los pasos adecuados aparecen y los inútiles desaparecen. Cada persona ve solo lo que le concierne — sin campos fuera de lugar.
Validación
Cada documento se revisa antes de cerrar la recogida
Flow no solo recoge los archivos: te permite verificar que sean los correctos. Cada documento pasa por la validación — un validador lo aprueba o lo rechaza con un motivo, y quien lo subió recibe la solicitud de volver a subirlo.
- Aprueba o rechaza con motivo Cada archivo queda aprobado, rechazado o en espera. El rechazo se envía con una nota, también desde plantillas listas.
- Varios validadores y plazos Asignas varios validadores a una recogida, con un plazo para completar las revisiones.
- Solicitud de nueva carga Cuando un archivo se rechaza, quien lo subió recibe la solicitud y vuelve a subir solo ese documento.
Validación de documentos, con los roles adecuados
Cuando lo necesitas, activas la validación: cada documento subido se comprueba y se aprueba o rechaza antes de cerrar la recogida. Cada uno tiene su rol.
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Cargadores
Suben los documentos solicitados — incluso sin cuenta: basta el enlace.
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Validadores
Comprueban cada archivo y lo aprueban o rechazan, con un motivo.
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Coordinadores
Supervisan los flujos de las empresas a las que están asociados.
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Responsables
Tienen acceso a la recogida y pueden gestionar las recogidas.
Flow habla con el resto del ecosistema
La recogida de documentos no queda aislada: Flow se integra con los demás productos Kamzan, con un solo acceso y datos compartidos.
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Kore CRM
Clientes, empresas y contactos se comparten con el CRM: envías las solicitudes a los contactos correctos sin volver a introducir nada.
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Ksign
Los documentos recogidos pasan a la firma digital con Ksign, sin salir del ecosistema.
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Files
Los archivos validados llegan ordenados a tus carpetas de Files, con los permisos que ya gestionas.
Todo lo necesario para recoger documentos
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Constructor de flujos
Diseñas el flujo con áreas, temas y pasos: estructura jerárquica, modo asistente paso a paso o página única, borrador y publicación.
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Tipos de campo y de paso
Campos para PDF, imágenes, documentos y hojas — únicos o múltiples, obligatorios u opcionales — más pasos de formulario, pregunta y firma digital.
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Lógica condicional y plazos
Muestras u ocultas áreas y pasos según las respuestas y fijas plazos para el flujo, un área, un tema o un solo paso.
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Portal de carga y enlace público
Quien debe subir accede al portal con login OTP por email o SMS, o usa un simple enlace público sin cuenta — con el avance siempre visible.
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Coordinadores, validadores y uploaders
Roles dedicados para cada fase: el coordinador sigue a sus clientes, el validador revisa los archivos y el uploader puede subir en nombre de otros — personas externas o internas.
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Preguntas, respuestas y comentarios
Quien sube hace preguntas y recibe respuestas; el equipo usa comentarios internos y públicos para coordinarse en cada caso.
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Recordatorios y notificaciones
Recordatorios automáticos de plazo vía email y SMS, notificaciones de finalización y un centro de notificaciones in-app, con correos con la marca de tu empresa.
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Seguridad e integración
Archivos cifrados y aislamiento multi-tenant: los documentos recogidos llegan ordenados en las carpetas de Kamzan Files, compartidos con el resto del ecosistema.
Preguntas frecuentes sobre Flow
¿Quien sube los documentos necesita una cuenta?
No: Flow envía un enlace seguro, así los usuarios externos suben los archivos sin una cuenta Kamzan.
¿Puedo decidir qué documentos pedir?
Sí: con Flow creas flujos guiados que indican exactamente qué documentos subir y en qué orden.
¿Puedo configurar plazos?
Sí: Flow gestiona plazos y recordatorios automáticos, reduciendo los avisos manuales.
¿Dónde se guardan los documentos recogidos?
Los datos de Flow están en servidores en Europa, cifrados y conformes al RGPD, integrados con el ecosistema Kamzan.